軟件銷售合同管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司軟件銷售合同的管理，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的流程和責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高軟件銷售業(yè)務(wù)的管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類軟件銷售合同，包括但不限于定制軟件銷售合同、通用軟件銷售合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：軟件銷售合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：在合同管理過程中，要充分考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.銷售部門在與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談并達(dá)成初步合作意向后，應(yīng)及時(shí)填寫《軟件銷售合同申請表》，詳細(xì)說明客戶信息、軟件名稱、版本、功能需求、銷售價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間等合同主要條款。2.《軟件銷售合同申請表》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，重點(diǎn)審查合同中關(guān)于雙方權(quán)利義務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通并提出修改意見。4.銷售部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同條款進(jìn)行修改完善后，將《軟件銷售合同申請表》及修改后的合同文本提交給財(cái)務(wù)部門。5.財(cái)務(wù)部門對合同的付款方式、價(jià)格條款等進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行，能夠保障公司的資金安全和利益。財(cái)務(wù)部門審核通過后，在《軟件銷售合同申請表》上簽字確認(rèn)。6.經(jīng)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過的《軟件銷售合同申請表》及合同文本，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)評估等情況對合同進(jìn)行最終審批。7.合同經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂正式的軟件銷售合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，雙方簽字蓋章齊全。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.明確合同雙方的主體資格：確保與具有合法經(jīng)營資格、信譽(yù)良好的客戶簽訂合同。在簽訂合同前，應(yīng)要求客戶提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行核實(shí)。2.準(zhǔn)確界定軟件產(chǎn)品內(nèi)容：詳細(xì)描述軟件的功能、版本、授權(quán)范圍等，避免因軟件內(nèi)容不明確而引發(fā)糾紛。同時(shí)，應(yīng)明確軟件的交付形式，如光盤、網(wǎng)絡(luò)下載鏈接等。3.合理約定價(jià)格條款：根據(jù)軟件產(chǎn)品的成本、市場行情、客戶需求等因素合理確定軟件銷售價(jià)格。價(jià)格條款應(yīng)明確具體，包括軟件售價(jià)、是否含稅、付款方式及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。避免出現(xiàn)價(jià)格模糊不清或付款條件不明確的情況。4.明確付款方式和時(shí)間：付款方式應(yīng)符合公司的財(cái)務(wù)政策和資金管理要求，一般可選擇一次性付款、分期收款等方式。在合同中應(yīng)明確每筆款項(xiàng)的支付時(shí)間和條件，以及逾期付款的違約責(zé)任。5.嚴(yán)格規(guī)定交付時(shí)間和方式：明確軟件的交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并根據(jù)軟件的特點(diǎn)和客戶需求選擇合適的交付方式。如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е陆桓堆舆t，應(yīng)在合同中約定相應(yīng)的通知和處理機(jī)制。6.規(guī)范知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：明確軟件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，確保公司對軟件擁有合法的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。同時(shí)，應(yīng)約定客戶對軟件的使用范圍、不得擅自復(fù)制、傳播、修改等限制條款，以保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。7.完善保密條款：對于在合同簽訂和履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，雙方應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)。保密條款應(yīng)明確保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，防止公司商業(yè)秘密泄露。8.明確違約責(zé)任：詳細(xì)約定雙方在合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約情形及相應(yīng)的違約責(zé)任，如逾期付款違約金、軟件質(zhì)量問題賠償、未按時(shí)交付軟件的違約責(zé)任等。違約責(zé)任的約定應(yīng)合理、明確，具有可操作性，以保障合同的順利履行。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.銷售部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，應(yīng)指定專人對合同履行情況進(jìn)行跟蹤管理。跟蹤人員應(yīng)及時(shí)掌握合同的進(jìn)展情況，包括軟件的開發(fā)進(jìn)度、交付時(shí)間、客戶反饋等信息，并定期向銷售部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。2.對于定制軟件項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，并按照計(jì)劃組織實(shí)施。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要嚴(yán)格控制項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量和成本，確保軟件能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量交付給客戶。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)與銷售部門溝通客戶付款進(jìn)度，確保公司資金及時(shí)到賬。同時(shí)，按照合同約定及時(shí)開具發(fā)票，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。（二）軟件交付與驗(yàn)收1.軟件交付前，銷售部門應(yīng)提前通知客戶做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，并向客戶提供軟件安裝說明、使用手冊等相關(guān)資料。2.軟件交付時(shí)，應(yīng)按照合同約定的交付方式進(jìn)行，確保客戶能夠順利接收軟件。交付過程中，要由雙方共同簽字確認(rèn)，形成交付記錄。3.客戶收到軟件后，應(yīng)在合同約定的驗(yàn)收期限內(nèi)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收方式可根據(jù)軟件的特點(diǎn)和客戶需求選擇現(xiàn)場驗(yàn)收、遠(yuǎn)程驗(yàn)收等方式。驗(yàn)收內(nèi)容主要包括軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、兼容性等是否符合合同約定。4.如客戶在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)軟件存在問題，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門。銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋的問題，組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行分析和處理，確保軟件能夠達(dá)到合同要求。對于因軟件質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶提出的合理賠償要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5.客戶驗(yàn)收合格后，應(yīng)出具書面的驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)明確軟件驗(yàn)收結(jié)論、存在的問題及處理情況等內(nèi)容。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，作為合同履行完畢的重要依據(jù)。（三）售后服務(wù)管理1.公司應(yīng)按照合同約定為客戶提供售后服務(wù)，售后服務(wù)內(nèi)容包括軟件的維護(hù)、升級、技術(shù)支持等。2.售后服務(wù)部門應(yīng)建立完善的售后服務(wù)檔案，記錄客戶的軟件使用情況、問題反饋及處理結(jié)果等信息。對于客戶提出的售后服務(wù)需求，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并安排專人進(jìn)行處理。3.在軟件維護(hù)方面，要定期對軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)解決軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題，確保軟件的正常運(yùn)行。對于軟件升級，應(yīng)根據(jù)市場需求和技術(shù)發(fā)展情況，及時(shí)為客戶提供軟件升級服務(wù)，提升軟件的性能和功能。4.技術(shù)支持人員應(yīng)具備專業(yè)的技術(shù)知識(shí)和良好的溝通能力，能夠及時(shí)解答客戶在軟件使用過程中遇到的技術(shù)問題。對于客戶提出的復(fù)雜技術(shù)問題，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行研究和解決，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，因客戶需求變更、市場情況變化、法律法規(guī)調(diào)整等原因，可能需要對合同進(jìn)行變更。2.合同變更的情形主要包括軟件功能調(diào)整、交付時(shí)間變更、價(jià)格調(diào)整、付款方式變更、服務(wù)內(nèi)容變更等。（二）變更流程1.當(dāng)出現(xiàn)合同變更情形時(shí)，由提出變更方填寫《軟件銷售合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同其他條款的影響。2.《軟件銷售合同變更申請表》經(jīng)提出變更方負(fù)責(zé)人簽字后，提交給銷售部門。3.銷售部門對變更申請進(jìn)行初步審核，評估變更對公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律等方面的影響，并提出審核意見。審核通過后，將《軟件銷售合同變更申請表》及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門。4.法務(wù)部門對合同變更條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，重點(diǎn)審查變更后的合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通并提出修改意見。5.銷售部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同變更條款進(jìn)行修改完善后，將《軟件銷售合同變更申請表》及修改后的合同變更文本提交給財(cái)務(wù)部門。6.財(cái)務(wù)部門對合同變更的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保變更后的付款方式、價(jià)格條款等符合公司財(cái)務(wù)政策和資金管理要求。財(cái)務(wù)部門審核通過后，在《軟件銷售合同變更申請表》上簽字確認(rèn)。7.經(jīng)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過的《軟件銷售合同變更申請表》及合同變更文本，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)評估等因素對合同變更進(jìn)行最終審批。8.合同變更經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、生效時(shí)間等條款，并確保協(xié)議條款清晰、準(zhǔn)確、完整，雙方簽字蓋章齊全。（三）變更注意事項(xiàng)1.合同變更必須經(jīng)過雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。任何一方未經(jīng)對方書面同意擅自變更合同內(nèi)容的，變更行為無效。2.在合同變更過程中，要充分評估變更對公司業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法律等方面的影響，確保變更后的合同條款合理、可行，不會(huì)給公司帶來不利后果。3.對于因合同變更可能導(dǎo)致的價(jià)格調(diào)整、付款方式變更等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，要及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，確保公司資金安全和利益不受影響。4.合同變更后，要及時(shí)對相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)文檔、售后服務(wù)等進(jìn)行調(diào)整和更新，確保各項(xiàng)工作能夠按照變更后的合同要求順利進(jìn)行。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方按照合同約定完成了各自的義務(wù)，合同自然終止。2.在合同履行過程中，因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致或通過法律途徑解除合同。3.合同期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同，合同自動(dòng)終止。（二）終止流程1.當(dāng)合同出現(xiàn)終止情形時(shí)，由銷售部門填寫《軟件銷售合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時(shí)間及相關(guān)情況。2.《軟件銷售合同終止申請表》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對合同終止的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同終止是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。對于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通并提出處理意見。4.銷售部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同終止相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行處理，如與客戶協(xié)商合同終止后的相關(guān)事宜（如軟件使用權(quán)限處理、數(shù)據(jù)交接等），并形成書面記錄。5.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同終止后的款項(xiàng)收付情況進(jìn)行清理核對，確保公司資金往來清晰。對于合同終止后應(yīng)退還客戶的款項(xiàng)，要及時(shí)辦理退款手續(xù)；對于客戶尚未支付的款項(xiàng)，要按照合同約定進(jìn)行催收。6.合同終止后，銷售部門應(yīng)將合同終止相關(guān)資料整理歸檔，包括合同終止申請表、處理記錄、財(cái)務(wù)結(jié)算憑證等，以備后續(xù)查閱。（三）終止注意事項(xiàng)1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)的要求，妥善處理好善后事宜，如軟件使用權(quán)限的收回、數(shù)據(jù)的交接與清理、款項(xiàng)的結(jié)算等，避免出現(xiàn)糾紛。2.在合同終止過程中，要注意保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，確保公司的合法權(quán)益不受侵害。3.對于因合同終止可能涉及的法律糾紛或賠償問題，要及時(shí)咨詢法務(wù)部門，依法依規(guī)進(jìn)行處理，維護(hù)公司的法律權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)附件（如技術(shù)方案、驗(yàn)收報(bào)告等）、往來函件等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的接收工作，對接收的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門對接收的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)和登記。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目，制作檔案目錄清單，便于查閱和管理。3.整理后的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存放于專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速查找和調(diào)閱。（三）檔案保管與查閱1.檔案管理部門應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。檔案存放環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和審批流程。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱合同檔案的情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，確保查閱過程可追溯。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案資料。4.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對于確需銷毀的合同檔案，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。《合同檔案銷毀清單》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行處理。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的合同檔案應(yīng)在檔案管理部門的記錄中予以注銷，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立合同管理監(jiān)督機(jī)制，定期對軟件銷售合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理過程中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。4.審計(jì)部門定期對合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、款項(xiàng)收付情況、檔案管理情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）考核辦法1.制定合同管理考核指標(biāo)體系，對銷售部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)主要包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)