公司級檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司生產、經營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由公司檔案管理部門集中統一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：檔案應全面、系統地記錄公司各項活動的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的綜合管理工作。檔案管理部門可根據實際情況配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、鑒定、銷毀等工作。3.指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和宣傳工作。4.負責檔案信息資源的開發利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。5.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化進程。6.負責公司檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、證照管理等。2.黨群工作類：包括黨組織文件、黨員檔案、工會工作文件、共青團工作文件等。3.經營管理類：包括市場調研、營銷策劃、合同管理、客戶資料、招投標文件等。4.財務管理類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。5.人力資源管理類：包括員工檔案、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、績效管理等。6.業務管理類：包括公司業務流程文件、項目文檔、技術資料、產品資料等。7.基本建設類：包括工程建設項目的立項審批、設計圖紙、施工資料、竣工驗收等。8.設備管理類：包括設備采購、安裝調試、維護保養、報廢處置等文件。9.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料。10.電子檔案類：包括公司各類電子文件、數據等。（二）檔案編號檔案編號采用"年度+類別代碼+順序號"的方式，具體編號規則如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數字表示，如"2023"。2.類別代碼：根據檔案分類，用兩位大寫字母表示，如"xG"表示行政管理類。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字表示，如"0001"。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，編號為"2023xG0001"。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理要求，定期收集本部門在工作中形成的各類檔案，并及時移交檔案管理部門。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關部門應在活動結束后[x]個工作日內將檔案資料移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門或相關部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類和編號規則進行整理。2.對紙質檔案進行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊、規范。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數據庫，方便查詢和利用。4.對聲像檔案進行整理，編制文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并進行分類存儲。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。2.檔案管理部門應定期對歸檔檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。3.對于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應及時通知相關部門進行補充或修正。（二）檔案保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，相對濕度控制在[x]%[x]%之間。3.對檔案進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.定期對檔案進行清點和檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對重要檔案和電子檔案應進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請進行審核，對符合查閱條件的，提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人同意，并按規定辦理相關手續。4.涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照公司保密制度執行，經公司主管領導批準后方可查閱。（二）檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復印、拍照或摘錄檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。5.涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案的借閱，應嚴格按照公司保密制度執行，經公司主管領導批準后方可借閱，并采取必要的保密措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的形成時間、內容、來源等因素，綜合評估檔案的價值和保管期限。3.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定同意后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經公司主管領導批準后，方可組織銷毀。3.檔案銷毀工作應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應進行現場監督，并由監銷人員和銷毀人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標公司檔案信息化建設的目標是實現檔案管理的數字化、網絡化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設內容1.建立檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.推進檔案信息資源的開發利用，通過數據分析、挖掘等手段，為公司決策提供參考依據。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統應符合國家相關標準和規范，具備良好的兼容性和擴展性。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保系統的正常運行。3.加強對電子檔案的管理，建立電子檔案的元數據管理機制，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。4.定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，及時處理系統故障和安全隱患。九、檔案統計與移交（一）檔案統計1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統計。2.檔案統計報表應真實、準確、完整，及時報送公司領導和相關部門。3.檔案統計數據應作為公司檔案管理工作評估和決策的重要依據。（二）檔案移交1.公司內部機構調整、人員變動等原因，涉及檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、編號、數量等信息，并辦理交接手續。2.