行政倉庫前臺管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政倉庫及前臺的規范化管理，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政倉庫的物資管理、前臺的接待與行政事務處理等相關工作。（三）管理原則1.高效原則：優化工作流程，提高行政倉庫物資管理和前臺服務的工作效率，減少不必要的環節和延誤。2.規范原則：明確各項工作的標準和操作規范，確保行政倉庫物資管理有序、前臺服務質量一致。3.節約原則：合理控制庫存，避免浪費，降低公司運營成本。4.服務原則：以服務公司各部門和員工為宗旨，提供優質、及時、周到的服務。二、行政倉庫管理（一）倉庫規劃1.區域劃分根據物資的類別、用途等因素，將倉庫劃分為不同的區域，如辦公用品區、設備耗材區、文件檔案區等。每個區域應設置明顯的標識牌，便于物資的分類存放和查找。2.存儲布局按照物資的出入庫頻率和流動性，合理安排存儲位置。常用物資應存放在便于取用的位置，不常用物資可存放在較遠的區域。物資應按照類別和規格整齊擺放，遵循上輕下重、先進先出的原則。（二）物資采購1.需求申請各部門如需采購物資，應提前填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息。申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至行政倉庫。2.采購流程行政倉庫管理人員收到《物資采購申請表》后，對需求進行核實和匯總。根據物資的庫存情況和采購周期，制定采購計劃。對于緊急需求的物資，應優先處理。采購人員按照采購計劃進行物資采購，選擇合格的供應商，簽訂采購合同或協議。采購物資到貨后，采購人員應及時通知行政倉庫管理人員進行驗收。（三）物資驗收1.驗收標準行政倉庫管理人員應按照采購合同或申請要求的物資規格、型號、數量、質量等標準進行驗收。對物資的外觀、包裝、標識等進行檢查，確保物資無損壞、無缺陷。對于需要進行功能測試或質量檢驗的物資，應按照相關標準進行測試和檢驗。2.驗收流程采購人員將采購物資送至倉庫后，行政倉庫管理人員應及時組織驗收。驗收合格的物資，應在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。如因特殊情況需要讓步接收的，應經相關領導審批后辦理入庫手續，并注明原因。（四）物資入庫1.入庫登記行政倉庫管理人員對驗收合格的物資，應及時進行入庫登記。在《物資入庫登記表》上詳細記錄物資名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫日期等信息。將物資按照既定的存儲布局進行存放，并更新庫存臺賬。2.入庫手續物資入庫時，行政倉庫管理人員應核對物資的實際數量與采購合同或申請數量是否一致。對于貴重物資或特殊物資，應建立專門的入庫臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況和使用情況。（五）物資庫存管理1.庫存盤點行政倉庫應定期進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。在盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應認真核對物資的數量、規格、型號等信息，如實記錄盤點結果。盤點結束后，應編制《庫存盤點報告》，對盤點結果進行分析和總結。如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。2.庫存安全加強倉庫的安全管理，確保物資的安全存儲。倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護。嚴禁在倉庫內吸煙、使用明火，嚴禁存放易燃易爆等危險物品。做好倉庫的防潮、防蟲、防盜等工作，采取相應的防護措施，保證物資的質量不受影響。（六）物資出庫1.出庫申請各部門如需領用物資，應填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、用途等信息。申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至行政倉庫。2.出庫流程行政倉庫管理人員收到《物資領用申請表》后，對申請進行審核。審核內容包括物資庫存情況、申請用途的合理性等。審核通過后，行政倉庫管理人員按照申請表的要求發放物資，并在《物資出庫登記表》上記錄物資名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用日期等信息。物資發放時，應要求領用人員簽字確認。對于貴重物資或特殊物資，應實行限額領用或審批領用制度。（七）倉庫清理與報廢1.倉庫清理行政倉庫管理人員應定期對倉庫進行清理，清理積壓物資、廢舊物資等。對于長期閑置不用、已損壞無法修復或已過保質期的物資，應及時清理出倉庫。清理后的物資應按照相關規定進行處理，如報廢、變賣等。2.物資報廢物資報廢應按照公司的相關規定進行審批。由使用部門填寫《物資報廢申請表》，詳細說明物資報廢的原因、數量等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政倉庫。行政倉庫管理人員對報廢物資進行核實和確認后，報財務部門和相關領導審批。經審批同意報廢的物資，應在倉庫中單獨存放，并做好標識。按照規定的程序進行報廢處理，如銷毀、變賣等。報廢處理過程應進行記錄，并存檔備查。三、前臺管理（一）前臺接待1.接待禮儀前臺工作人員應保持良好的形象和儀態，穿著整潔得體的工作服，佩戴工作牌。接待來訪人員時，應主動微笑問候，使用禮貌用語，如"您好"、"請坐"、"請問有什么可以幫您"等。耐心傾聽來訪人員的需求，并及時給予回應和幫助。對于能夠當場解決的問題，應立即處理；對于無法當場解決的問題，應記錄下來，并告知來訪人員后續的處理流程和時間節點。2.來訪登記對所有來訪人員進行登記，填寫《來訪人員登記表》。登記內容包括來訪人員姓名、單位、來訪時間、來訪事由、被訪人等信息。核實來訪人員身份，如有必要，可要求來訪人員出示有效證件。對于重要客戶或上級領導的來訪，應及時通知相關部門負責人。3.引導服務根據來訪人員的需求，引導其前往相應的部門或會議室。在引導過程中，應保持禮貌和耐心，為來訪人員提供必要的幫助和信息。對于外來辦事人員，應告知其相關辦事流程和注意事項，協助其辦理相關手續。（二）電話接聽1.接聽規范前臺電話應在鈴響三聲內接聽，使用禮貌用語，如"您好，[公司名稱]前臺"。認真傾聽來電者的需求，并做好記錄。記錄內容包括來電時間、來電號碼、來電人姓名、來電事由等。對于能夠當場解答的問題，應及時給予答復；對于無法當場解答的問題，應告知來電者將盡快轉接相關人員處理，并請其稍候。2.電話轉接根據來電內容，準確轉接相關部門或人員。在轉接前，應向來電者說明轉接的部門或人員，并告知其可能需要等待的時間。如果相關人員不在或無法接聽電話，應及時向來電者說明情況，并詢問是否需要留言。如需留言，應記錄好留言內容，并及時轉達給相關人員。（三）郵件收發1.郵件接收負責接收公司的各類郵件，包括信件、包裹、快遞等。對收到的郵件進行分類整理，登記郵件的收發時間、發件人、收件人、郵件內容等信息。及時將郵件送達收件人手中，并要求收件人在《郵件簽收登記表》上簽字確認。對于重要郵件，應及時通知收件人。2.郵件發送根據公司各部門的需求，負責郵件的發送工作。對需要發送的郵件進行檢查，確保郵件內容準確無誤，附件齊全。按照收件人的地址和聯系方式，選擇合適的郵寄方式進行發送，并保留好郵寄憑證。對于重要郵件，可要求對方簽收確認。（四）辦公用品管理1.辦公用品采購根據公司各部門的需求，定期采購辦公用品。采購前，應與各部門溝通，了解辦公用品的使用情況和需求變化，制定合理的采購計劃。選擇質量可靠、價格合理的辦公用品供應商，簽訂采購合同或協議。確保采購的辦公用品符合公司的要求和標準。2.辦公用品發放建立辦公用品發放臺賬，記錄辦公用品的發放情況。各部門領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人審核簽字后，到前臺領取。前臺工作人員按照申請表的要求發放辦公用品，并在發放臺賬上記錄領用部門、領用日期、辦公用品名稱、規格、數量等信息。定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符。根據盤點結果，及時調整采購計劃，保證辦公用品的供應。（五）文件管理1.文件收發負責公司文件的收發工作，對收到的文件進行登記、編號、分類整理。及時將文件送達相關部門或人員，并要求收件人簽字確認。對于需要傳閱的文件，應按照規定的傳閱范圍和順序進行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱完畢后，及時收回文件，歸檔保存。2.文件歸檔定期對公司的文件進行歸檔整理，按照文件的類別、年份、編號等進行分類存放。建立文件索引目錄，便于查找和查閱。確保文件的歸檔完整、準確，妥善保管公司的重要文件和資料。對于過期或無用的文件，應按照規定的程序進行銷毀處理。（六）會議室管理1.會議室預訂各部門如需使用會議室，應提前填寫《會議室預訂申請表》，注明會議時間、會議主題、參會人數等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交至前臺。前臺工作人員根據會議室的使用情況進行安排，優先滿足重要會議和緊急會議的需求。對于多個部門同時申請使用會議室的情況，應按照申請時間先后順序進行協調安排。2.會議室準備在會議預訂時間前，前臺工作人員應做好會議室的準備工作。包括清潔會議室、擺放桌椅、準備會議用品（如投影儀、音響設備、白板筆、紙張等）。檢查會議室的設備設施是否正常運行，如有故障應及時通知相關人員進行維修。3.會議服務在會議期間，前臺工作人員應提供必要的會議服務。如為參會人員提供茶水、咖啡等飲品，協助會議組織者進行會議記錄等。注意維護會議室的秩序，保持會議室的整潔和安靜。會議結束后，及時清理會議室，檢查設備設施是否完好。四、考核與獎懲（一）考核內容1.工作績效行政倉庫管理人員的工作績效考核內容包括物資采購及時性、驗收準確性、庫存管理規范性、物資發放效率等。前臺工作人員的工作績效考核內容包括接待服務質量、電話接聽與轉接準確性、郵件收發及時性、辦公用品管理規范性、文件管理完整性等。2.工作態度考核員工的工作責任心、敬業精神、團隊合作精神等。是否積極主動地完成工作任務，是否遵守公司的各項規章制度。3.工作能力考核員工的業務知識水平、工作技能、溝通協調能力等。是否具備勝任本職工作的能力，是否能夠有效地解決工作中遇到的問題。（二）考核方式1.定期考核每月或每季度進行一次定期考核，由行政部門負責人根據考核內容對行政倉庫管理人員和前臺工作人員進行評分。考核評分可采用百分制，各項考核指標設定相應的分值權重。考核結果分為優秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。2.不定期考核根據工作需要，行政部門可對行政倉庫管理人員和前臺工作人員進行不定期考核。不定期考核主要針對工作中的突發事件、重點任務完成情況等進行檢查和評估。（三）獎懲措施1.獎勵對于考核結果優秀的員工，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會