部門主管會議管理制度?目的為了加強公司內部溝通與協作，提高工作效率，及時解決工作中出現的問題，特制定本部門主管會議管理制度。本制度旨在規范部門主管會議的組織、召開、記錄及決議執行等環節，確保會議的有效性和決策的順利實施。適用范圍本制度適用于公司各部門主管參加的定期會議及因工作需要召開的臨時會議。會議原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡議程，突出重點，解決實際問題，避免形式主義。2.溝通協作原則：搭建部門間溝通交流平臺，促進信息共享，加強協作配合，共同推動公司整體目標實現。3.決策透明原則：會議討論的事項及形成的決策應清晰明確，確保各部門主管充分理解并執行。會議組織會議分類1.定期會議周例會：每周[具體時間]召開，由公司總經理主持，各部門主管參加。主要匯報上周工作進展、存在問題及本周工作計劃，協調解決部門間工作銜接問題。月總結會：每月[具體時間]召開，各部門主管匯報當月工作完成情況、重點工作推進成果、遇到的困難及解決方案，總結經驗教訓，部署下月重點工作任務。2.臨時會議：根據工作需要，由公司領導或相關部門發起，不定期召開。用于緊急事項的討論決策、跨部門問題的協調解決、重要工作的專項匯報等。會議召集與通知1.召集人周例會、月總結會由公司總經理召集。臨時會議由發起部門或公司領導指定的人員召集。2.會議通知定期會議提前[X]天發出通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員等信息。通知方式可采用公司內部郵件、即時通訊工具等。臨時會議應提前[X]小時或根據實際情況盡快通知參會人員，確保其有足夠時間準備相關資料。參會人員1.固定參會人員：公司各部門主管。2.列席人員：根據會議議題需要，可安排相關部門的負責人、業務骨干或其他人員列席會議。列席人員有發言權，但無表決權。會議主持人1.周例會、月總結會由公司總經理擔任主持人。2.臨時會議根據會議性質和議題，由發起部門負責人或公司領導指定的人員擔任主持人。主持人應具備良好的組織協調能力和溝通能力，負責會議的議程把控、引導討論、決策形成及會議總結等工作。會議記錄人1.周例會、月總結會的會議記錄人由行政部門指定專人擔任。2.臨時會議的會議記錄人由召集人指定。會議記錄人應認真記錄會議內容，包括會議議題、討論要點、發言內容、決策結果等，確保記錄準確、完整。會議議程定期會議議程1.周例會各部門主管匯報上周工作進展及本周工作計劃（時間控制：每個部門[X]分鐘）。討論解決部門間工作銜接問題（時間控制：[X]分鐘）。公司領導對本周重點工作進行強調和部署（時間控制：[X]分鐘）。其他事項（時間控制：[X]分鐘）。2.月總結會各部門主管匯報當月工作完成情況（時間控制：每個部門[X]分鐘）。重點工作推進成果匯報（如有）（時間控制：[X]分鐘）。分析工作中遇到的困難及解決方案（時間控制：[X]分鐘）。總結經驗教訓，部署下月重點工作任務（時間控制：[X]分鐘）。公司領導講話（時間控制：[X]分鐘）。臨時會議議程臨時會議議程根據會議目的和議題確定，由召集人提前規劃并在會議通知中明確。一般應包括會議主題、匯報內容、討論事項、決策要求等環節。會議準備資料準備1.參會人員應提前準備好與會議議題相關的工作匯報材料、數據統計報表、問題分析報告等資料，確保匯報內容詳實、準確。2.會議召集人或主持人應提前梳理會議議題，明確討論重點和決策方向，并將相關資料提前發送給參會人員，以便其提前思考和準備。場地準備1.行政部門負責定期會議和臨時會議的場地安排，確保會議室環境整潔、設備齊全（如投影儀、音響、麥克風、白板等），溫度、光線適宜。2.根據參會人數合理安排會議室座位，保證參會人員有足夠的空間和舒適的參會環境。會議召開會議紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議現場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會，需提前向會議主持人請假，并安排合適人員代為參會。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要處理，應向會議主持人請假后在會場外進行。3.參會人員應認真傾聽他人發言，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做與會議無關的事情。尊重他人觀點，積極參與討論，發言應簡潔明了、重點突出。會議討論1.主持人應按照會議議程引導討論，確保每個議題都能充分討論。鼓勵參會人員積極發表意見和建議，營造開放、民主的會議氛圍。2.對于爭議較大的問題，主持人應引導各方充分闡述觀點和理由，尋求共識或最佳解決方案。如無法當場達成一致意見，應明確后續溝通協調的方式和時間節點。3.會議討論應圍繞議題展開，避免跑題或陷入無關細節的討論。對于偏離主題的發言，主持人應及時引導回到正軌。決策形成1.會議討論結束后，主持人應根據討論情況進行總結歸納，形成明確的決策意見。決策應清晰、具體、可操作，明確責任部門、責任人及完成時間節點。2.對于重要決策，應進行表決。表決方式可根據實際情況采用舉手、投票等方式進行。決策結果應經參會人員過半數通過方為有效（公司章程或相關規定另有要求的除外）。3.會議記錄人應將決策結果準確記錄在會議紀要中，并確保參會人員簽字確認。會議記錄與紀要會議記錄要求1.會議記錄應客觀、準確、完整地記錄會議全過程，包括會議時間、地點、參會人員、主持人、議程、討論內容、發言要點、決策結果等信息。2.記錄語言應簡潔明了，避免使用模糊、歧義或冗長的表述。對于重要觀點和決策，應逐字記錄或采用錄音、錄像等方式輔助記錄，確保記錄的準確性。3.會議記錄人應在會議結束后及時整理會議記錄，對記錄內容進行核對和補充，確保記錄無誤。會議紀要撰寫1.行政部門負責定期會議和臨時會議紀要的撰寫工作。會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內完成，并發送給參會人員及相關部門。2.會議紀要應突出會議重點和決策結果，內容包括會議主題、主要議程、討論要點、決策事項、責任部門及責任人、完成時間節點等。語言應簡潔精煉、邏輯清晰，便于閱讀和理解。3.會議紀要應經主持人審核簽字后發布。如有需要，可根據領導意見對會議紀要進行修改完善。會議記錄與紀要存檔1.會議記錄和紀要應按照公司檔案管理制度進行分類存檔，保存期限為[X]年。2.電子文檔應存儲在公司指定的服務器或存儲設備中，并進行定期備份，確保數據安全。紙質文檔應裝訂成冊，妥善保管在公司檔案室。決議執行與跟蹤責任落實1.會議決策形成后，責任部門應按照決策要求制定詳細的執行計劃，明確具體的工作步驟、時間安排和責任人，并將執行計劃報公司領導和相關部門備案。2.責任人應按照執行計劃認真組織實施，確保決策事項得到有效落實。在執行過程中，如遇到困難或問題，應及時向部門主管匯報，并尋求解決方案。跟蹤與反饋1.為確保會議決議的有效執行，公司領導或相關部門應定期對決議執行情況進行跟蹤檢查。跟蹤方式可采用定期匯報、實地調研、數據分析等方式進行。2.責任部門應定期向公司領導和相關部門匯報決議執行進展情況，包括已完成的工作、未完成的工作及原因分析、下一步工作計劃等。匯報頻率根據決策事項的重要程度和時間要求確定，一般每周或每月匯報一次。3.對于決議執行過程中出現的偏差或問題，責任部門應及時分析原因，采取有效措施進行糾正，并將整改情況及時反饋給公司領導和相關部門。調整與變更1.在決議執行過程中，如因客觀情況發生變化或其他原因需要對決議進行調整或變更，責任部門應及時提出書面申請，詳細說明調整或變更的原因、內容及對工