行政文件發放管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政文件的管理，確保文件傳遞及時、準確、規范，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部行政文件的發放、傳遞、回收及存檔等管理工作。（三）基本原則1.準確及時原則：確保文件內容準確無誤，及時發放至相關部門和人員，避免延誤工作。2.規范有序原則：文件發放、傳遞、回收等環節應按照規定的流程和標準進行操作，保證管理工作規范有序。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保文件在傳遞過程中的安全，防止文件內容泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.公司紅頭文件：以公司名義發布的重要文件，如決定、通知、通報等。2.部門文件：各部門自行印發的工作文件，如工作計劃、報告、總結等。3.會議文件：各類會議形成的文件，如會議紀要、決議等。4.外來文件：上級主管部門、政府部門及相關單位發來的文件。（二）文件編號1.公司紅頭文件編號：由公司名稱縮寫、年份、文件順序號組成，如[公司簡稱]〔20xx〕xx號。2.部門文件編號：由部門名稱縮寫、年份、文件順序號組成，如[部門簡稱]〔20xx〕xx號。3.會議文件編號：由會議名稱縮寫、年份、文件順序號組成，如[會議簡稱]〔20xx〕xx號。4.外來文件編號：按照原文件編號進行登記。三、文件發放流程（一）文件起草與審核1.文件起草：文件由相關部門或人員負責起草，確保文件內容符合公司政策和實際工作需要。2.文件審核：起草完成的文件應提交至部門負責人進行審核，審核內容包括文件的準確性、完整性、規范性等。審核通過后，文件提交至行政部門。（二）文件編號與登記1.文件編號：行政部門根據文件分類和編號規則對文件進行編號，并填寫《行政文件發放登記表》。2.文件登記：詳細記錄文件的名稱、編號、起草部門、起草人、審核人、印發日期、發放范圍等信息。（三）文件印制1.確定印制份數：根據文件發放范圍和存檔需要，確定文件的印制份數。2.文件印制：行政部門將文件電子版交予指定的印制部門進行印制，印制過程中應確保文件格式正確、內容清晰。3.質量檢查：印制完成后，行政部門對文件進行質量檢查，確保文件質量符合要求。（四）文件發放1.發放準備：行政部門按照文件發放登記表上的發放范圍，準備好文件。2.發放方式：直接發放：對于發放范圍較小、文件數量較少的情況，行政部門可直接將文件發放至相關部門或人員手中，并要求收件人在《行政文件發放登記表》上簽字確認。郵寄發放：對于發放范圍較廣、文件數量較多的情況，行政部門可采用郵寄方式將文件發放至相關部門或人員手中，并保留郵寄憑證。內部網絡發布：對于一些時效性較強、不需要紙質文件的文件，行政部門可通過公司內部網絡發布，相關人員可自行下載查閱。（五）文件簽收1.收件人簽收：收件人收到文件后，應在《行政文件發放登記表》上簽字確認，注明簽收日期。2.特殊情況處理：如收件人無法簽收文件，可委托他人代收，并在《行政文件發放登記表》上注明代收人姓名及代收原因。四、文件傳遞管理（一）傳遞方式1.專人傳遞：對于重要、緊急的文件，可安排專人進行傳遞，確保文件及時送達。2.內部郵件傳遞：通過公司內部郵件系統傳遞文件，方便快捷。3.文件交接：在部門之間或人員之間傳遞文件時，應進行文件交接，填寫《文件交接清單》，注明文件名稱、數量、交接時間、交接人等信息。（二）傳遞要求1.確保安全：文件傳遞過程中應注意保護文件安全，防止文件丟失、損壞或泄露。2.及時傳遞：按照文件要求的時間和方式進行傳遞，確保文件及時到達收件人手中。3.記錄傳遞情況：對文件傳遞過程進行記錄，包括傳遞時間、傳遞方式、收件人等信息，以便查詢和追溯。五、文件回收管理（一）回收范圍1.已失效或廢止的文件：根據公司規定，對已失效或廢止的文件進行回收。2.需更新或修訂的文件：對于需更新或修訂的文件，回收舊文件，發放新文件。（二）回收方式1.通知回收：行政部門發布文件回收通知，明確回收文件的范圍、時間和方式。2.定期回收：定期對公司內部的文件進行清理，回收已失效或廢止的文件。3.專項回收：針對某些特定的文件，進行專項回收。（三）回收登記1.文件回收登記：行政部門對回收的文件進行登記，填寫《行政文件回收登記表》，注明文件名稱、編號、回收時間、回收人等信息。2.文件銷毀：對于已回收的已失效或廢止的文件，按照公司保密制度進行銷毀處理。六、文件存檔管理（一）存檔范圍1.公司紅頭文件：包括原件及相關的印發記錄。2.部門文件：各部門重要的工作文件。3.會議文件：各類會議的重要文件。4.外來文件：對公司有重要參考價值的外來文件。（二）存檔方式1.紙質存檔：將文件打印成冊，按照分類和編號順序進行裝訂，存入檔案柜。2.電子存檔：將文件電子版進行備份，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立電子檔案目錄，方便查詢。（三）存檔要求1.分類存放：按照文件分類和編號，將文件分別存放，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案柜和存儲設備上標明文件類別、年份、編號等信息。3.定期整理：定期對檔案進行整理，清理過期文件，確保檔案的完整性和準確性。七、文件查閱與借閱管理（一）查閱管理1.查閱范圍：公司員工因工作需要可查閱公司內部存檔的文件。2.查閱流程：員工填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，提交至部門負責人審批。審批通過后，員工可到行政部門查閱文件。查閱過程中，應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將文件帶出。3.查閱記錄：行政部門對文件查閱情況進行記錄，填寫《文件查閱登記表》，注明查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件名稱及編號等信息。（二）借閱管理1.借閱范圍：因特殊工作需要，經公司領導批準，員工可借閱公司內部存檔的文件。2.借閱流程：員工填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱原因等信息，提交至部門負責人審批。部門負責人審批后，提交至公司領導審批。審批通過后，員工到行政部門辦理借閱手續，領取文件。3.借閱期限：文件借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向行政部門提出申請。4.借閱歸還：借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，歸還時應確保文件完好無損。行政部門對歸還的文件進行檢查，確認無誤后，在《文件借閱登記表》上注明歸還時間。5.借閱記錄：行政部門對文件借閱情況進行記錄，填寫《文件借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱文件名稱及編號、歸還時間等信息。八、文件保密管理（一）保密措施1.文件存儲保密：紙質文件應存放在安全的檔案柜中，電子文件應設置訪問權限，防止文件泄露。2.文件傳遞保密：在文件傳遞過程中，應采取加密、密封等措施，確保文件安全。3.文件查閱保密：查閱文件時，應在規定的地點進行，不得擅自將文件帶出或泄露文件內容。4.文件銷毀保密：對已失效或廢止的文件進行銷毀時，應采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內容無法恢復。（二）保密責任1.公司員工：公司員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件進行保密。2.行政部門人員：行政部門人員在文件管理過程中，應嚴格履行保密職責，確保文件安全。3.違反保密規定的處理：對于違反公司保密制度，泄露文件內容的人員，公司將按照相關規定進行嚴肅處理。九、監督與考核（一）監督檢查1.定期檢查：行政部門定期對公司行政文件發放、傳遞、回收及存檔等管理工作進行檢查，確保各項工作符合制度要求。2.不定期抽查：公司領導或相關部門可對行政文件管理工作進行不定期抽查，發現問題及時整改。（二）考核評價1.考核內容：對行政文件管理工作的考核內容包括文件發放的及時性、準確性，文件傳遞的安全性、及時性，文件回收的完整性，文件存檔的規范性等。2.考核方式：采用自評、上級評價、綜合評價等方式對