運動設備合同管理制度?目的為加強公司運動設備合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司與供應商、客戶簽訂的各類運動設備采購、銷售、租賃等合同。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規和政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。合同簽訂管理合同談判1.業務部門負責組織合同談判，收集與合同相關的資料，包括對方主體資格、信用狀況、產品質量、價格、交貨期等。2.談判人員應熟悉業務，具備良好的溝通能力和談判技巧，在談判過程中應做好記錄。3.談判達成初步意向后，業務部門應填寫《合同談判記錄表》，詳細記錄談判過程、達成的共識等內容。合同起草1.根據談判結果，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應使用公司統一的合同模板，如無合適模板，可根據實際情況進行起草，但應確保條款完整、準確、清晰。2.合同條款應包括但不限于以下內容：合同雙方的名稱、地址、聯系方式；標的名稱、規格、數量、質量標準；價格、付款方式、結算方式；交貨時間、地點、運輸方式；驗收標準、方法及期限；違約責任；爭議解決方式等。3.涉及技術條款的合同，應明確技術要求、技術支持、知識產權歸屬等內容。合同審核1.合同文本起草完成后，應提交相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、采購部門（如有）等。2.法務部門負責對合同的合法性、合規性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律風險。3.財務部門負責對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結算方式、發票開具等，確保合同財務風險可控。4.采購部門（如有）負責對合同的采購條款進行審核，如產品質量、交貨期、售后服務等，確保采購需求得到滿足。5.各審核部門應在規定時間內完成審核，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。6.業務部門應根據審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。合同簽訂1.合同審核通過后，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂應確保簽字蓋章齊全、清晰，合同一式多份，分別由合同雙方及相關部門留存。3.簽訂后的合同原件應及時交公司檔案室歸檔保存，同時業務部門應留存一份復印件，以便跟蹤合同履行情況。合同履行管理合同執行計劃制定1.業務部門應根據合同約定，制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、責任人和時間節點。2.合同執行計劃應包括但不限于以下內容：合同簽訂情況、交貨時間、驗收時間、付款時間、售后服務安排等。3.業務部門應將合同執行計劃提交給相關部門和人員，確保各方了解合同執行要求。合同履行跟蹤1.業務部門負責合同履行的跟蹤工作，定期檢查合同執行情況，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。2.對于合同履行過程中的重要事項，如交貨延遲、質量問題、付款糾紛等，業務部門應及時向相關領導匯報，并采取有效的措施加以解決。3.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況，確保合同履行情況可追溯。合同付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。2.付款前，財務部門應審核相關業務部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款依據充分、合規。3.對于分期付款的合同，財務部門應按照合同約定的分期付款時間和金額進行付款，并做好相應的記錄。4.如因對方原因導致合同付款延遲或無法付款，財務部門應及時與業務部門溝通，采取措施維護公司權益。合同驗收管理1.采購的運動設備到貨后，業務部門應組織相關人員進行驗收。驗收人員應包括質量檢驗人員、技術人員、使用部門人員等。2.驗收應按照合同約定的驗收標準和方法進行，確保設備的數量、規格、質量等符合要求。3.驗收合格后，驗收人員應填寫《合同驗收單》，并簽字確認。驗收單應包括設備名稱、規格、數量、質量情況、驗收結論等內容。4.如驗收不合格，業務部門應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施或退換貨。整改完成后，應重新進行驗收，直至驗收合格。合同變更管理變更申請1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同一方應向對方提出書面變更申請。2.變更申請應說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等，并附相關supportingdocuments。3.變更申請應由業務部門負責人審核簽字后提交給對方。變更協商1.對方收到變更申請后，應及時進行研究，并與提出變更方進行協商。2.協商過程中，雙方應充分溝通，達成一致意見后簽訂《合同變更協議》。3.《合同變更協議》應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等，作為原合同的補充文件。變更審核1.合同變更協議簽訂后，應按照合同簽訂審核流程進行審核。2.審核部門應對變更協議的合法性、合規性、合理性進行審核，確保變更后的合同條款符合公司利益。3.審核通過后，變更協議生效，雙方應按照變更后的合同條款履行義務。合同終止管理終止情形1.合同期滿，雙方不再續簽的，合同終止。2.合同履行完畢，雙方的權利義務已全部實現的，合同終止。3.合同因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因無法履行的，合同終止。4.合同雙方協商一致，提前解除合同的，合同終止。5.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的，合同終止。終止通知1.合同終止時，合同一方應及時向對方發出書面終止通知。2.終止通知應明確合同終止的原因、時間及雙方應辦理的相關手續等。終止清算1.合同終止后，業務部門應組織相關人員對合同履行情況進行清算。2.清算內容包括但不限于設備交付情況、款項收付情況、質量驗收情況、違約責任承擔情況等。3.清算完成后，業務部門應填寫《合同終止清算表》，詳細記錄清算結果。資料歸檔1.合同終止后，相關部門應將合同及與合同有關的資料進行整理歸檔。2.歸檔資料應包括合同文本、合同談判記錄、合同變更協議、合同驗收單、付款憑證、終止通知、清算表等。3.檔案室應妥善保管歸檔資料，確保資料的完整性和可查閱性。合同風險管理風險識別1.各部門應定期對合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險因素。2.風險因素包括但不限于市場風險、信用風險、法律風險、質量風險、交貨風險、付款風險等。3.業務部門應重點關注與自身業務相關的風險因素，及時發現潛在風險。風險評估1.根據風險識別結果，對合同風險進行評估。評估內容包括風險發生的可能性、影響程度等。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。3.對于高風險合同，應采取重點監控和防范措施。風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施包括風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于市場風險、信用風險等，可通過加強市場調研、信用評估等方式降低風險；對于法律風險，可加強合同審核、法律咨詢等措施防范風險；對于質量風險、交貨風險、付款風險等，可在合同條款中明確違約責任、保障措施等，降低風險發生時的損失。3.業務部門應定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，確保風險得到有效控制。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂、履行、變更、終止過程中產生的各類文件、資料，包括合同文本、談判記錄、變更協議、驗收單、付款憑證、終止通知等，均應及時收集整理。2.業務部門負責本部門合同檔案的收集工作，并定期移交公司檔案室。檔案整理1.檔案室收到合同檔案后，應按照檔案管理的要求進行整理。整理內容包括分類、編號、裝訂、編目等。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類，編制唯一的檔案編號。3.檔案編目應包括檔案編號、合同名稱、簽訂時間、合同雙方、保管期限等內容，便于查閱和管理。檔案保管1.檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期、短期。3.檔案室應建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的出入庫情況。檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱人員應在檔案室指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損壞等行為。3.涉及商業秘密、敏感信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。檔案借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、分管領導簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，按時歸還。歸還時，檔案室應進行認真核對，確保檔案完整無損。監督與考核監督檢查1.公司定期對合同管理制度的執行情況進行監督檢查。監督檢查部門包括法務部門、審計部門等。2.監督檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環節的合規性、有效性，合同檔案管理情況等。3.監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，檢查結果應形成