采購辦管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購辦所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司良好形象。二、采購流程（一）采購需求提出1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際生產(chǎn)情況，提前向采購辦提交原材料、零部件等采購需求清單，詳細說明物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等要求。2.其他部門：根據(jù)工作需要，向采購辦提交辦公用品、設(shè)備等采購需求申請，注明用途、預(yù)算等信息。（二）采購申請審批1.采購辦收到采購需求后，對需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.將審核后的采購申請?zhí)峤唤o相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)采購金額大小和性質(zhì)確定，一般采購金額較小的由部門負責(zé)人審批，采購金額較大的需經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購辦通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)等情況，評估其是否滿足公司采購需求。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行詢價。向供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購歷史、供貨質(zhì)量、交貨期等情況，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎勵，對不合格供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購合同簽訂1.采購合同由采購辦負責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購辦與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同的有效執(zhí)行。（五）采購訂單下達1.根據(jù)采購合同，采購辦向供應(yīng)商下達采購訂單，明確物資或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單經(jīng)采購辦負責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（六）物資驗收1.物資到貨前，采購辦通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時，采購辦、使用部門和質(zhì)量檢驗部門共同對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。3.對驗收合格的物資，填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)；對驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（七）采購付款1.采購辦根據(jù)采購合同和驗收報告，整理付款申請資料，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核付款申請資料無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯等。三、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.尊重供應(yīng)商，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，維護公司和供應(yīng)商的合法權(quán)益。（二）工作紀律1.按時上下班，不得遲到早退，嚴格遵守公司考勤制度。2.工作時間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，認真履行工作職責(zé)，提高工作效率。3.遵守公司保密制度，不得泄露公司采購信息、供應(yīng)商資料等機密信息。（三）業(yè)務(wù)能力1.采購人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)采購業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平，熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提升溝通協(xié)調(diào)能力、談判能力、市場分析能力等綜合素質(zhì)。四、采購成本控制（一）成本分析1.采購辦定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本等，找出成本控制的關(guān)鍵點。2.通過與市場價格比較、成本構(gòu)成分析等方法，評估采購成本的合理性，為成本控制提供依據(jù)。（二）價格談判1.在采購過程中，采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商進行價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。2.關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格變化趨勢，掌握談判技巧，確保公司以合理的價格采購到優(yōu)質(zhì)的物資和服務(wù)。（三）成本節(jié)約措施1.通過優(yōu)化采購批量、選擇合適的運輸方式、合理安排倉儲等措施，降低采購成本和物流成本。2.鼓勵采購人員提出成本節(jié)約建議，對為公司節(jié)約成本做出貢獻的人員給予獎勵。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購辦應(yīng)識別采購過程中可能面臨的風(fēng)險，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進行分析和評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險：關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整采購策略，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險：加強供應(yīng)商管理，選擇資質(zhì)良好、信譽可靠的供應(yīng)商，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系；同時，要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)保或保證金，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險：加強物資驗收管理，嚴格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求；對質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取有效的處理措施。4.合同風(fēng)險：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性；在合同執(zhí)行過程中，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，避免合同糾紛。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購辦的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購辦應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）考核指標(biāo)1.采購成本控制：考核采購辦是否完成采購成本降低目標(biāo)，采購價格是否合理。2.采購質(zhì)量：考核采購物資的質(zhì)量是否符合要求，驗收合格率是否達標(biāo)。3.采購進度：考核采購訂單是否按時完成，交貨期是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。4.供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的選擇、評估、管理等工作是否到位，供應(yīng)商的滿意度是否達到要求。（三）考核方式1.采購辦定期對自身工作進行總結(jié)和自評，向公司領(lǐng)導(dǎo)提交采購工作考核報告。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購辦的自評報告和相關(guān)部門的反饋意見，對采購辦進行綜合考核評價，確定考核結(jié)果。（四）獎懲措施1.對采購工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書等。2.對采購工作存在問題的部門和