傳真機(jī)管理制度?目的為了規(guī)范公司傳真機(jī)的使用，確保傳真通信的高效、準(zhǔn)確與安全，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工使用傳真機(jī)進(jìn)行文件傳輸?shù)南嚓P(guān)活動(dòng)。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常維護(hù)、保養(yǎng)及故障維修，確保傳真機(jī)處于良好運(yùn)行狀態(tài)。定期檢查傳真紙的存量，及時(shí)補(bǔ)充。對(duì)傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，處理違規(guī)使用行為。2.各部門各部門負(fù)責(zé)人為本部門傳真機(jī)使用的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督本部門員工正確使用傳真機(jī)。員工應(yīng)按照本制度規(guī)定使用傳真機(jī)，妥善保管傳真文件，不得隨意丟棄或泄露。傳真機(jī)使用規(guī)定傳真機(jī)使用流程1.發(fā)送傳真發(fā)送傳真前，先確認(rèn)傳真內(nèi)容無誤，包括收件人傳真號(hào)碼、傳真內(nèi)容排版等。將原稿正面朝下放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，調(diào)整好位置。撥打收件人傳真號(hào)碼，聽到傳真信號(hào)音后，按"傳真"鍵發(fā)送。發(fā)送過程中，注意觀察傳真機(jī)狀態(tài)，如出現(xiàn)卡紙等故障，及時(shí)處理并重新發(fā)送。發(fā)送完成后，記錄發(fā)送時(shí)間、收件人傳真號(hào)碼、傳真頁(yè)數(shù)等信息。2.接收傳真聽到傳真機(jī)接收信號(hào)提示音后，及時(shí)到傳真機(jī)旁等待接收。接收完成后，檢查傳真內(nèi)容是否清晰、完整，如有缺頁(yè)或模糊不清等情況，及時(shí)聯(lián)系對(duì)方重新發(fā)送。將接收的傳真文件妥善保管，按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行分類整理和歸檔。在傳真機(jī)記錄紙上記錄接收時(shí)間、發(fā)件人傳真號(hào)碼、傳真頁(yè)數(shù)等信息。傳真號(hào)碼管理1.公司傳真號(hào)碼由行政部門統(tǒng)一管理和分配，任何部門和個(gè)人不得擅自更改或?qū)ν夤肌?.如有部門因工作需要新增或變更傳真號(hào)碼，需提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部門進(jìn)行相應(yīng)操作。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，由行政部門注銷其使用傳真機(jī)的權(quán)限。傳真文件管理1.所有傳真文件都應(yīng)進(jìn)行編號(hào)和登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、發(fā)件人、收件人、傳真號(hào)碼、傳真日期、頁(yè)數(shù)等，以便于查詢和追溯。2.重要傳真文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，可采用復(fù)印、掃描等方式保存副本，備份文件按照公司文件備份管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。3.傳真文件的保管期限按照公司文件檔案管理規(guī)定執(zhí)行，到期后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。傳真機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)日常維護(hù)1.每日清潔傳真機(jī)：使用干凈柔軟的布擦拭傳真機(jī)外殼，清除灰塵和污漬。2.定期檢查傳真機(jī)進(jìn)紙口和出紙口：確保無紙屑堵塞，如有堵塞及時(shí)清理。3.檢查傳真機(jī)墨盒或硒鼓的使用情況：當(dāng)墨盒或硒鼓墨粉不足時(shí)，及時(shí)通知行政部門更換。定期保養(yǎng)1.每月對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行一次全面保養(yǎng)：包括清潔內(nèi)部部件、檢查傳動(dòng)部件、校準(zhǔn)打印頭位置等，具體操作可參考傳真機(jī)使用說明書。2.每季度由專業(yè)維修人員對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行深度保養(yǎng)和性能檢測(cè)：如更換磨損的零部件、調(diào)整機(jī)器參數(shù)等，確保傳真機(jī)性能穩(wěn)定。故障維修1.傳真機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容等信息。2.如因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機(jī)故障，該員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。因正常使用出現(xiàn)的故障，由公司承擔(dān)維修費(fèi)用。3.對(duì)于多次維修仍無法正常使用的傳真機(jī)，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，如有必要，申請(qǐng)購(gòu)置新的傳真機(jī)。傳真機(jī)使用安全規(guī)定用電安全1.傳真機(jī)應(yīng)使用獨(dú)立的電源插座，避免與其他大功率電器共用插座，防止過載引發(fā)火災(zāi)。2.在插拔傳真機(jī)電源插頭時(shí)，應(yīng)確保傳真機(jī)處于關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免觸電事故。3.定期檢查傳真機(jī)電源線是否有破損、老化等情況，如有問題及時(shí)更換。信息安全1.涉及公司機(jī)密的傳真文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行處理，嚴(yán)格控制知悉范圍，不得隨意透露給無關(guān)人員。2.禁止在傳真機(jī)上發(fā)送或接收涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，如有違反，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.員工在使用傳真機(jī)過程中，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人信息安全，避免因傳真操作導(dǎo)致個(gè)人信息泄露。操作安全1.傳真機(jī)運(yùn)行時(shí)，不得隨意打開傳真機(jī)外殼或進(jìn)行其他可能影響機(jī)器正常運(yùn)行的操作，以免發(fā)生危險(xiǎn)。2.在傳真機(jī)卡紙時(shí)，應(yīng)按照正確的方法進(jìn)行處理，不得強(qiáng)行拉扯紙張，以免損壞傳真機(jī)。3.傳真機(jī)長(zhǎng)時(shí)間不使用時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，拔掉插頭，防止意外啟動(dòng)造成安全隱患。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用傳真機(jī)：包括非公司員工使用公司傳真機(jī)、員工私自將傳真機(jī)用于個(gè)人事務(wù)等。2.違反傳真機(jī)使用流程：如未按規(guī)定登記傳真文件、傳真號(hào)碼錯(cuò)誤導(dǎo)致文件發(fā)送失敗等。3.損壞傳真機(jī)或故意破壞傳真機(jī)正常運(yùn)行：如惡意卡紙、拆卸傳真機(jī)部件等。4.違反傳真文件管理規(guī)定：如傳真文件丟失、泄露公司機(jī)密文件等。5.違反傳真機(jī)使用安全規(guī)定：如因操作不當(dāng)引發(fā)用電安全事故、信息安全事故等。違規(guī)處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，由行政部門給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于再次違規(guī)行為，給予書面警告，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，同時(shí)根據(jù)情節(jié)輕重，處以一定金額的罰款。3.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情況給予降職、辭退等處理，涉及法律責(zé)任的，將依法追究其法律責(zé)任。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織傳真機(jī)使用培訓(xùn)：新員工入職時(shí)進(jìn)行傳真機(jī)使用的基礎(chǔ)培訓(xùn)，老員工根據(jù)需要進(jìn)行針對(duì)性的操作技能提升培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括傳真機(jī)的基本操作方法、使用流程、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)、安全注意事項(xiàng)等：通過實(shí)際操作演示、案例分析等方式，確保員工熟練掌握傳真機(jī)的使用。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核，考核合格后方可獨(dú)立使用傳真機(jī)。宣傳1.在公司內(nèi)部宣傳欄張貼傳真機(jī)使用管理制度：讓員工隨時(shí)了解傳真機(jī)的使用規(guī)范和要求。2.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等渠道宣傳傳真機(jī)使用的相關(guān)知識(shí)和注意事項(xiàng)：提高員工對(duì)傳真機(jī)管理重要性的認(rèn)識(shí)。附則制度修訂1.本制度如