采購品管理制度?一、總則（一）目的為規范公司采購品的管理流程，確保采購品的質量符合要求，滿足公司生產經營的需要，有效控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購品的采購、驗收、存儲、使用及處置等環節的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產、經營、研發等實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質量優先原則：確保所采購的物品和服務符合規定的質量標準，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.成本效益原則：在保證采購品質量的前提下，充分考慮價格、交貨期、售后服務等因素，實現采購成本的合理控制，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，防止不正當交易。5.歸口管理原則：采購品管理工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購流程的順暢運行。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責采購計劃的制定與執行，根據各部門提交的采購申請，綜合考慮庫存情況、生產進度等因素，編制詳細的采購計劃，并組織實施采購活動。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商關系，確保采購渠道的穩定和可靠。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，明確采購品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，保障公司權益。4.跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量不符等，確保采購任務按時、按質、按量完成。5.定期分析采購數據，評估采購績效，提出改進采購工作的建議和措施，持續優化采購流程。（二）需求部門1.根據公司生產經營計劃和實際需求，準確填寫采購申請單，詳細說明采購品的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，并對采購品的質量要求和技術標準負責。2.參與采購過程中的技術交流和質量檢驗等工作，協助采購部門確定采購品的技術參數和質量標準，確保采購的物品和服務符合實際需求。3.負責采購品的到貨驗收工作，對驗收過程中發現的質量問題、數量短缺等情況及時反饋給采購部門，并配合采購部門與供應商協商解決。4.對采購品的使用情況進行跟蹤和反饋，提供采購品質量、性能等方面的改進建議，協助采購部門不斷優化采購決策。（三）質量部門1.制定采購品的質量檢驗標準和驗收流程，參與采購合同中質量條款的審核，確保采購品質量要求明確、可操作。2.負責對采購品進行質量檢驗和驗收工作，依據質量標準對采購品的外觀、尺寸、性能、材質等進行檢驗，判定采購品是否合格。3.對采購過程中的質量問題進行分析和處理，及時向采購部門和相關領導匯報質量情況，提出整改措施和建議，防止不合格品進入公司。4.定期對采購品的質量狀況進行統計和分析，評估供應商的質量穩定性，為采購部門選擇供應商提供質量參考依據。（四）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購費用在預算范圍內支出，并對采購成本進行監控和分析。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款方式、結算條款等進行審核，確保公司資金安全和合理使用。3.根據采購合同和驗收報告，辦理采購款項的支付手續，嚴格按照財務制度和審批流程進行付款操作。4.定期與采購部門核對采購賬目，對采購業務進行財務核算和統計分析，提供相關財務數據和報表。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據生產、經營、研發等工作需要，填寫采購申請單。采購申請單應詳細注明采購品的名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.對于批量采購或金額較大的采購項目，需求部門應提前進行市場調研和成本分析，提供詳細的采購建議和預算說明。3.采購申請單提交至采購部門前，需經相關審批流程，如部門主管審核、分管領導審批等，確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購計劃編制1.采購部門收到采購申請單后，結合公司庫存情況、生產計劃、采購周期等因素，對采購申請進行綜合評估和分析。2.根據評估結果，編制采購計劃，明確采購品的名稱、規格、型號、數量、采購時間、預計到貨時間等信息。采購計劃應合理安排采購批次和數量，避免積壓或缺貨現象的發生。3.采購計劃編制完成后，提交至采購部門負責人審核，確保采購計劃的準確性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購執行的依據。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，主要考察供應商的營業執照、生產許可證、經營范圍、信譽狀況、生產能力、產品質量等方面的情況，確定符合基本要求的供應商名單。3.向初選合格的供應商發送詢價函或招標邀請書，要求供應商提供采購品的報價、技術方案、質量保證措施、交貨期等信息。4.組織相關部門對供應商進行實地考察和評估，重點考察供應商的生產現場、質量管理體系、售后服務能力等方面的情況。評估小組由采購部門、質量部門、需求部門等相關人員組成，對供應商進行綜合評分。5.根據供應商的報價、技術方案、實地考察情況等因素，綜合評估供應商的綜合實力和性價比，選擇合適的供應商。對于長期合作的供應商，應定期進行重新評估和審核，確保供應商的質量和服務水平始終滿足公司要求。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行商務談判，達成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現模糊不清或歧義的表述。合同條款應符合國家法律法規和公司相關規定的要求。3.采購合同起草完成后，提交至財務部門審核合同中的付款方式、結算條款等內容，確保公司資金安全和合理使用。同時，提交至法務部門審核合同的合法性和合規性，避免潛在的法律風險。4.經財務部門和法務部門審核通過后的采購合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司合同專用章。采購合同一式多份，分別由采購部門、供應商、財務部門、需求部門等留存歸檔。（五）采購訂單下達1.采購部門根據簽訂的采購合同，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購品的詳細規格、數量、交貨時間、交貨地點、包裝要求等信息，確保供應商準確理解采購需求。2.在采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單的執行情況，及時與供應商溝通訂單進度，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。如遇特殊情況需要變更訂單內容，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。（六）采購品驗收1.采購品到貨前，采購部門應提前通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。質量部門根據采購合同和相關質量標準制定驗收方案，明確驗收方法、驗收標準和驗收人員職責。2.采購品到貨時，采購部門、質量部門和需求部門共同對采購品進行驗收。驗收內容包括采購品的名稱、規格、型號、數量、外觀質量、性能指標、技術資料等方面。3.驗收人員按照驗收方案進行檢驗，對于需要進行測試或試用的采購品，應按照規定的方法進行測試和試用，確保采購品符合質量要求。如發現采購品存在質量問題、數量短缺等情況，驗收人員應及時填寫驗收不合格報告，并注明問題詳情。4.供應商應對驗收不合格的采購品負責處理，如更換、補貨、退貨等。采購部門應跟蹤供應商的處理情況，確保問題得到妥善解決。對于因質量問題給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定向供應商索賠。（七）采購付款1.采購品驗收合格后，采購部門應及時整理相關驗收資料，如驗收報告、發票、采購合同等，并提交至財務部門。2.財務部門根據采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請。審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收報告的完整性等。3.經財務部門審核通過后的支付申請，按照公司財務審批流程進行審批。審批通過后，財務部門辦理采購款項的支付手續，確保付款及時、準確、安全。（八）采購后續管理1.采購部門對采購活動進行總結和評估，分析采購過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷優化采購流程和提高采購績效。2.定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價和考核，根據考核結果調整供應商合作策略，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰。3.建立采購檔案管理制度，對采購過程中的相關文件和資料進行分類整理、歸檔保存，包括采購申請單、采購計劃、詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、發票等。采購檔案應妥善保管，以備查閱和審計。四、采購品存儲管理（一）存儲規劃1.根據采購品的特性、用途、數量等因素，合理規劃公司的存儲區域，設置不同的存儲倉位，如原材料倉、半成品倉、成品倉、備品備件倉等。2.對存儲區域進行標識管理，明確各倉位的名稱、存儲物品類別、規格型號等信息，便于貨物的存放和查找。（二）入庫管理1.采購品到貨后，倉庫管理人員應依據采購訂單、送貨單、驗收報告等資料對采購品進行核對，確認無誤后辦理入庫手續。2.倉庫管理人員按照規定的存儲倉位和擺放方式，將采購品整齊存放，并做好貨物標識，注明貨物名稱、規格、型號、批次、入庫日期等信息。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險化學品等特殊采購品，應按照相關安全規定進行單獨存儲和管理，設置明顯的警示標識，并采取相應的安全防護措施。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應定期對采購品進行盤點和檢查，確保貨物的數量準確、質量完好、存儲安全。盤點周期可根據實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。2.對于易受潮、易變質、易損壞的采購品，應采取相應的防潮、防蟲、防腐、防火、防盜等保管措施，如密封包裝、通風換氣、控制溫濕度等。3.建立庫存預警機制，設定各類采購品的安全庫存、最低庫存和最高庫存標準。當庫存數量接近預警值時，倉庫管理人員應及時通知采購部門進行補貨，避免缺貨現象的發生。（四）出庫管理1.根據需求部門的領料申請，倉庫管理人員審核領料單的真實性、準確性和完整性，確保領料用途合理、數量合規。2.按照先進先出的原則，辦理采購品的出庫手續，發放貨物時應核對貨物的名稱、規格、型號、數量等信息，確保與領料單一致。3.對于貴重物品、易燃易爆物品、危險化學品等特殊采購品的出庫，應嚴格按照相關規定進行審批和登記，確保發放過程安全、規范。4.倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄采購品的出入庫情況，保證庫存數據的準確性和及時性。五、采購品使用管理（一）使用培訓1.對于新采購的設備、儀器、工具等物品，需求部門應組織相關人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉采購品的性能、操作方法、維護保養要求等內容。2.使用培訓可采用集中培訓、現場演示、操作手冊等多種方式進行，培訓后應對使用人員進行考核，確保其能夠熟練掌握采購品的使用技能。（二）使用規范1.使用部門應制定采購品的使用規范和操作規程，明確使用人員的職責和權限，確保采購品的正確使用和安全運行。2.使用人員應嚴格按照使用規范和操作規程使用采購品，不得擅自更改或簡化操作流程，避免因操作不當導致采購品損壞或安全事故的發生。3.在使用過程中，如發現采購品出現異常情況或故障，使用人員應及時停止使用，并報告相關部門進行維修或處理。（三）維護保養1.使用部門應建立采購品的維護保養制度，定期對采購品進行維護保養，確保其性能良好、使用壽命延長。2.維護保養工作可分為日常維護、一級保養、二級保養等不同級別，根據采購品的特點和使用要求制定相應的維護保養計劃和內容。3.對于需要專業維修或保養的采購品，使用部門應及時聯系專業維修人員進行處理，并做好維修記錄和跟蹤工作。（四）報廢管理1.當采購品因磨損、老化、損壞等原因無法繼續使用時，使用部門應填寫采購品報廢申請單，詳細說明報廢原因、采購品名稱、規格、型號、購置時間、使用情況等信息。2.采購品報廢申請單提交至相關部門進行審核，審核內容包括采購品的實際使用情況、報廢原因的合理性、是否符合報廢標準等。審核通過后，按照公司固定資產報廢管理規定進行處理。3.對于報廢的采購品，應進行妥善處置，如變賣、回收、拆解等，確保資源的合理利用和環保要求。同時，做好報廢資產的賬務處理和檔案注銷工作。六、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.各部門應相互監督，對于發現的違規采購行為或其他問題，應及時向相關領導或部門報告，共同維護公司采購秩序。（二）供應商監督1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行監督和評估，建立供應商誠信檔案，記錄供應商的表現情況。2.對于出現質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改。如供應商整改不力，采購部門有權采取減少訂單量、暫停合作、終止合同等措施。（三）考核機制1.建立采購績效考核制度，對采購部門及相關人員的采購工作進行量化考核。考核指標包括采購成本控制、采購質量、交貨期、供應