市場進貨管理制度?總則目的本制度旨在規范公司市場進貨行為，確保所進貨物的質量、價格及供應的穩定性，滿足公司業務發展需求，提高公司經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及市場進貨業務的部門及人員，包括但不限于采購部、銷售部、倉庫管理部門等。基本原則1.質量第一原則：所進貨物必須符合國家相關質量標準及公司業務要求，保障公司產品質量及服務質量。2.合法合規原則：進貨過程嚴格遵守國家法律法規及行業規范，確保進貨渠道合法、手續齊全。3.成本效益原則：在保證貨物質量的前提下，通過合理的采購策略及談判技巧，降低進貨成本，提高公司經濟效益。4.誠信合作原則：與供應商建立長期穩定、誠信合作的關系，共同推動業務發展，實現互利共贏。市場調研與供應商選擇市場調研1.定期調研：采購部門應定期（至少每季度一次）對市場進行全面調研，了解行業動態、產品價格走勢、新技術新產品信息等，形成市場調研報告，為公司進貨決策提供參考依據。2.專項調研：針對公司特定業務需求或新產品開發等情況，開展專項市場調研，深入分析相關產品或服務的市場供應狀況、競爭態勢等，為采購提供詳細的市場信息支持。3.信息收集與分析：通過多種渠道收集市場信息，包括行業報告、展會資料、供應商介紹、網絡信息等，并對收集到的信息進行整理、分析和評估，篩選出有價值的信息供公司決策使用。供應商選擇1.供應商資質審核基本資質：對潛在供應商進行資質審核，要求其提供營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一營業執照）、生產許可證（如有）、產品質量認證文件（如ISO質量管理體系認證等）等相關證明文件，確保供應商具備合法經營資格。信譽評估：通過多種方式對供應商信譽進行評估，包括查詢信用記錄、向其他合作企業了解口碑、查看供應商過往合同履行情況等，優先選擇信譽良好的供應商合作。2.實地考察：對于重要供應商或新合作供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解其生產規模、生產工藝、質量管理體系、倉儲物流等情況，評估其供應能力和合作潛力。實地考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，作為是否選擇該供應商的重要參考依據。3.樣品評估：要求供應商提供樣品進行質量檢測和評估，確保其產品質量符合公司要求。樣品評估合格后，方可將該供應商納入合格供應商名錄。4.供應商選擇決策：采購部門根據供應商資質審核、實地考察、樣品評估等結果，提出供應商選擇建議，報公司管理層審批。經審批通過的供應商，方可與其簽訂合作協議，建立合作關系。進貨計劃制定需求預測1.銷售數據分析：銷售部門應定期（至少每月一次）對歷史銷售數據進行分析，結合市場趨勢、季節因素、促銷活動等，預測未來一段時間內的產品銷售需求。2.市場趨勢研究：關注行業市場動態和競爭對手情況，分析市場趨勢對公司產品銷售的影響，為進貨計劃提供參考。3.需求預測報告：銷售部門根據銷售數據分析和市場趨勢研究結果，制定需求預測報告，明確各類產品的預計銷售量、銷售時間分布等信息，并提交給采購部門。進貨計劃編制1.結合庫存情況：采購部門根據銷售部門提供的需求預測報告，結合公司現有庫存情況，制定進貨計劃。進貨計劃應明確各類產品的進貨數量、進貨時間、進貨價格等信息，確保既能滿足市場需求，又能避免庫存積壓。2.安全庫存設定：根據產品的銷售特點、供應周期等因素，設定合理的安全庫存水平。安全庫存作為進貨計劃的參考依據之一，當庫存低于安全庫存時，應及時安排進貨，以保障公司業務的正常運轉。3.計劃審核與調整：進貨計劃編制完成后，應提交給相關部門進行審核，包括銷售部門、倉庫管理部門、財務部門等。各部門根據自身職責對進貨計劃提出意見和建議，采購部門根據審核意見對進貨計劃進行調整和完善，確保進貨計劃的合理性和可行性。采購合同簽訂合同條款擬定1.基本條款：采購合同應明確雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息，以及合同簽訂時間、生效時間等條款。2.貨物條款：詳細描述所采購貨物的名稱、規格、型號、數量、質量標準、包裝要求等內容，確保雙方對貨物的描述一致，避免出現歧義。3.價格條款：明確貨物的單價、總價、價格調整方式（如有）等，確保價格明確合理，符合市場行情及公司成本控制要求。4.交貨條款：約定交貨時間、交貨地點、交貨方式等內容，明確雙方在交貨環節的權利和義務，確保貨物能夠按時、準確、安全地交付到公司指定地點。5.質量條款：明確貨物的質量驗收標準、驗收方式、質量保證期限、質量問題處理方式等內容，確保公司所采購貨物的質量符合要求，如有質量問題能夠得到及時有效的解決。6.付款條款：確定付款方式（如銀行轉賬、支票、匯票等）、付款期限、付款條件等內容，保障公司資金安全，同時維護供應商的合法權益。7.違約責任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現違約行為應承擔的違約責任，包括違約金的數額、賠償方式等，以約束雙方嚴格履行合同義務。合同審核與簽訂1.法務審核：采購合同擬定完成后，應提交給公司法務部門進行審核。法務部門對合同條款的合法性、合規性進行審查，確保合同不存在法律風險。2.相關部門會簽：采購合同經法務審核通過后，應提交給銷售部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門進行會簽。各部門根據自身職責對合同條款進行審核，提出意見和建議，確保合同能夠滿足公司整體業務需求。3.簽訂合同：采購合同經法務審核及相關部門會簽通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門存檔，以便跟蹤合同執行情況。進貨過程管理訂單下達1.根據進貨計劃下達訂單：采購部門根據審核通過的進貨計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確貨物的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息，確保訂單內容準確無誤。2.訂單跟蹤與確認：采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質、按量準備貨物。在貨物發貨前，要求供應商提供發貨通知，確認發貨信息，并及時將發貨信息反饋給倉庫管理部門，以便做好收貨準備。貨物驗收1.驗收準備：倉庫管理部門在收到采購部門的發貨通知后，應做好貨物驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.外觀檢驗：貨物到貨后，驗收人員首先對貨物的外觀進行檢驗，檢查貨物包裝是否完好、有無破損、變形等情況，貨物標識是否清晰、準確，與采購訂單及合同要求是否一致。3.數量核對：按照采購訂單及合同要求，對貨物的數量進行核對，確保到貨數量準確無誤。如有數量短缺或溢余情況，應及時與供應商溝通，查明原因并協商解決。4.質量檢驗：依據合同約定的質量標準，對貨物進行質量檢驗。對于需要進行理化性能檢測或功能測試的貨物，應委托專業檢測機構進行檢測。質量檢驗合格后方可辦理入庫手續，對于質量不合格的貨物，應及時通知供應商，協商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。入庫管理1.辦理入庫手續：貨物驗收合格后，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，詳細記錄貨物的名稱、規格、型號、數量、入庫時間、供應商名稱等信息。入庫單應一式多聯，分別交采購部門、財務部門、倉庫保管等相關部門。2.貨物存儲：根據貨物的特性、類別等因素，合理安排貨物存儲位置，確保貨物存儲安全、便于管理和查找。同時，對貨物進行標識管理，標明貨物名稱、規格、型號、批次、入庫時間等信息，便于庫存盤點和追溯。進貨成本控制價格談判1.定期談判：采購部門應定期（至少每半年一次）與主要供應商進行價格談判，了解市場價格變化趨勢，爭取更有利的采購價格。談判前，采購部門應收集市場價格信息，分析同類產品價格水平，制定合理的談判策略。2.聯合談判：對于采購金額較大或涉及多個部門的采購項目，可組織相關部門進行聯合談判，充分發揮各部門的專業優勢，提高談判效果，降低采購成本。3.談判技巧運用：在價格談判過程中，采購人員應靈活運用談判技巧，如了解供應商成本結構、強調長期合作關系、提出合理的價格調整方案等，爭取以最優價格達成采購協議。成本分析與監控1.成本分析：采購部門應定期對進貨成本進行分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、質量成本等，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并提出改進措施和建議。2.成本監控：建立進貨成本監控機制，對采購成本進行實時監控。財務部門應定期對采購成本進行核算和分析，及時發現成本異常波動情況，并通知采購部門進行調查和處理。成本節約獎勵1.設立獎勵制度：公司設立進貨成本節約獎勵制度，對在進貨過程中通過合理談判、優化采購渠道、降低采購成本等方式為公司節約成本的部門和個人給予獎勵。2.獎勵標準與方式：明確成本節約獎勵的標準和方式，根據節約成本的金額大小、難易程度等因素確定獎勵額度，獎勵方式可以包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極參與成本控制工作。供應商管理與評估供應商日常管理1.溝通協調：采購部門應與供應商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現的問題，協調雙方工作進度，確保采購任務順利完成。2.訂單執行跟蹤：對供應商的訂單執行情況進行跟蹤，及時了解貨物生產進度、發貨情況等，如發現供應商存在違約行為或可能影響交貨的問題，應及時采取措施，督促供應商整改，必要時可按照合同約定追究其違約責任。3.信息共享：建立供應商信息共享平臺，及時向供應商傳達公司業務需求變化、產品質量要求調整等信息，同時獲取供應商的新產品信息、價格變動信息等，實現雙方信息的及時、準確傳遞，提高合作效率。供應商評估1.定期評估：采購部門應定期（至少每年一次）對供應商進行全面評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。評估方式可以采用問卷調查、實地考察、數據分析、客戶反饋等多種形式。2.評估指標設定：根據公司業務需求和供應商管理要求，設定合理的供應商評估指標體系，明確各項指標的權重和評分標準。評估指標應具有可操作性和可比性，能夠客觀、準確地反映供應商的綜合表現。3.評估結果應用：根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理，將供應商分為優秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商四類。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于合格供應商，維持現有合作關系，督促其不斷改進；對于待改進供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，將其列為不合格供應商，終止合作關系。退貨與換貨管理退貨管理1.退貨原因：因貨物質量問題、規格型號不符、市場需求變化等原因導致公司需要退貨的，由相關部門填寫退貨申請單，說明退貨原因及退貨貨物的詳細信息。2.退貨申請審批：退貨申請單經部門負責人審核后，提交給采購部門審批。采購部門根據實際情況進行審批，如同意退貨，應及時與供應商溝通協商退貨事宜。3.退貨操作：采購部門與供應商協商一致后，通知倉庫管理部門辦理退貨手續。倉庫管理部門按照退貨申請單的要求，對退貨貨物進行清點、包裝，并安排運輸將貨物退回給供應商。退貨過程中，應保留相關憑證，如退貨單、運輸發票等，作為財務核算和追溯的依據。換貨管理1.換貨原因：因貨物質量問題但不影響使用或其他可協商的原因，公司要求供應商換貨的，由相關部門填寫換貨申請單，說明換貨原因及換貨貨物的詳細信息。2.換貨申請審批：換貨申請單經部門負責人審核后，提交給采購部門審批。采購部門根據實際情況進行審批，如同意換貨，應及時與供應商溝通協商換貨事宜。3.換貨操作：采購部門與供應商協商一致后，通知倉庫管理部門辦理換貨手續。倉庫管理部門按照換貨申請單的要求，將需要換貨的貨物發還給供應商，并接收供應商更換后的貨物。換貨過程中，應保留相關憑證，如換貨單、運輸發票等，作為財務核算和追溯的依據。附則制度