電話站管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電話站的管理，確保電話通訊的暢通、高效、安全，規(guī)范電話使用行為，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有電話站設(shè)備及相關(guān)通訊線路，包括但不限于固定電話、移動電話（用于公司業(yè)務(wù)聯(lián)系的）以及附屬的通訊設(shè)施等，適用于公司全體員工。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電話站由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和維護(hù)，確保通訊系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.高效使用原則：鼓勵員工合理、高效地使用電話資源，避免不必要的通話費用支出和資源浪費。3.安全保密原則：保障電話通訊的安全，防止信息泄露，涉及公司機(jī)密的通話應(yīng)采取必要的保密措施。二、電話站設(shè)備管理（一）設(shè)備采購與配置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，由行政部門提出電話站設(shè)備采購申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)采購流程進(jìn)行采購。2.新設(shè)備到貨后，由行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，確保設(shè)備數(shù)量、規(guī)格、型號與采購合同一致，性能符合要求。3.按照公司組織架構(gòu)和工作需要，合理配置電話分機(jī)，明確各分機(jī)的使用部門和責(zé)任人，并制作分機(jī)使用登記表。（二）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門指定專人負(fù)責(zé)電話站設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄、更換零部件等信息，以便跟蹤設(shè)備狀態(tài)和進(jìn)行故障排查。3.對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，維修人員應(yīng)及時響應(yīng)，盡快修復(fù)。如遇重大故障，應(yīng)及時報告行政部門負(fù)責(zé)人，并采取應(yīng)急措施，確保通訊不受較大影響。4.根據(jù)設(shè)備的使用年限和技術(shù)狀況，適時安排設(shè)備更新或升級，以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和通訊技術(shù)進(jìn)步的需求。（三）設(shè)備報廢與更新1.電話站設(shè)備因損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)落后無法滿足工作需要或已達(dá)到報廢年限等原因，由行政部門提出報廢申請。2.報廢申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照固定資產(chǎn)報廢流程進(jìn)行處理。3.及時更新報廢設(shè)備，確保通訊系統(tǒng)的正常運(yùn)行和工作效率不受影響。更新設(shè)備時，應(yīng)遵循設(shè)備采購與配置的相關(guān)規(guī)定。三、電話使用規(guī)范（一）固定電話使用規(guī)范1.員工應(yīng)在規(guī)定的工作時間內(nèi)使用固定電話進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，非工作時間盡量減少不必要的使用。2.撥打外線電話前，應(yīng)先確認(rèn)對方號碼，避免誤撥造成通訊費用浪費。通話內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長和無關(guān)的閑聊。3.接聽外線電話時，應(yīng)禮貌用語，自報公司名稱和部門，待對方表明身份和來意后，及時轉(zhuǎn)接或提供準(zhǔn)確信息。4.內(nèi)部通話時，應(yīng)使用禮貌用語，直接撥打分機(jī)號碼，不得隨意使用總機(jī)轉(zhuǎn)接。如需轉(zhuǎn)接他人，應(yīng)先詢問對方是否方便接聽，并告知轉(zhuǎn)接原因。5.禁止使用公司固定電話撥打私人長途電話、聲訊臺等非業(yè)務(wù)性電話，嚴(yán)禁利用公司電話進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動。（二）移動電話使用規(guī)范1.公司為員工配備的移動電話主要用于工作聯(lián)系，員工應(yīng)確保手機(jī)隨時處于開機(jī)狀態(tài)，以便及時接收工作信息。2.員工在使用移動電話進(jìn)行工作溝通時，應(yīng)遵循與固定電話相同的使用規(guī)范，保證通訊質(zhì)量和工作效率。3.因工作需要產(chǎn)生的移動電話費用，按照公司相關(guān)費用報銷規(guī)定進(jìn)行報銷。員工應(yīng)嚴(yán)格控制費用支出，避免不合理的消費。4.禁止在公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)等場合使用移動電話，以免影響會議和培訓(xùn)秩序。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會議室外或培訓(xùn)場所外進(jìn)行。四、話費管理（一）話費標(biāo)準(zhǔn)制定1.行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和實際需求，制定不同崗位的話費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)或限額。2.話費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和通訊費用變化的情況。（二）話費報銷流程1.員工每月按照實際發(fā)生的與工作相關(guān)的電話費用，整理好發(fā)票等報銷憑證。2.填寫話費報銷申請表，注明通話日期、對方號碼、通話內(nèi)容、費用金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.將報銷申請表和報銷憑證提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門按照公司費用報銷制度進(jìn)行審核和報銷。（三）話費監(jiān)控與控制1.行政部門定期對公司整體話費情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，查看是否存在異常高額話費支出。2.對于發(fā)現(xiàn)的異常話費，及時與相關(guān)員工溝通了解情況，如屬于不合理支出，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。3.通過宣傳教育等方式，引導(dǎo)員工合理使用電話資源，控制話費支出，避免浪費。五、通訊安全管理（一）信息保密1.涉及公司機(jī)密信息的電話通訊，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保信息不泄露。2.不得在非保密電話中談?wù)摴緳C(jī)密事項，如因工作需要必須在普通電話中提及機(jī)密信息，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用加密通訊方式或縮短通話時間等。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.對于通過電話網(wǎng)絡(luò)連接公司內(nèi)部系統(tǒng)的情況，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.定期對電話網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.員工不得擅自更改電話站設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)置和密碼等信息，如需進(jìn)行相關(guān)操作，應(yīng)提前向行政部門申請并獲得批準(zhǔn)。（三）應(yīng)急處理1.制定電話通訊應(yīng)急預(yù)案，明確在遇到自然災(zāi)害、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)中斷等緊急情況下的應(yīng)對措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高員工在緊急情況下的應(yīng)急處理能力和通訊保障能力。3.確保在緊急情況下，能夠迅速恢復(fù)重要通訊線路，保障公司指揮系統(tǒng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的通訊暢通。六、人事考核（一）考核指標(biāo)1.電話使用規(guī)范執(zhí)行情況：包括是否遵守固定電話和移動電話的使用規(guī)范，有無違規(guī)撥打私人電話、進(jìn)行娛樂活動等行為。2.話費控制情況：是否超出公司規(guī)定的話費補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)或限額，話費支出的合理性。3.通訊安全意識：對信息保密、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的重視程度和實際執(zhí)行情況。4.通訊故障處理能力：在遇到電話通訊故障時，能否及時采取有效措施協(xié)助解決問題，減少對工作的影響。（二）考核周期考核周期為一個自然月，每月末對員工的電話站使用和管理情況進(jìn)行考核。（三）考核方式1.行政部門通過日常檢查、話費統(tǒng)計分析、員工反饋等方式收集考核信息。2.每月初，行政部門根據(jù)收集到的信息，對員工進(jìn)行綜合考核評分，并填寫考核表。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，具體評分標(biāo)準(zhǔn)如下：優(yōu)秀（90分及以上）：嚴(yán)格遵守電話使用規(guī)范，話費控制良好，通訊安全意識強(qiáng)，在通訊故障處理中表現(xiàn)出色，對工作無任何影響。良好（8089分）：基本遵守電話使用規(guī)范，話費支出合理，有一定的通訊安全意識，能較好地處理通訊故障。合格（6079分）：存在少量違反電話使用規(guī)范的情況，但未造成較大影響，話費支出基本在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，通訊安全方面有一定意識。不合格（60分以下）：經(jīng)常違反電話使用規(guī)范，話費支出嚴(yán)重超標(biāo)，通訊安全意識淡薄，對工作造成明顯影響。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果與員工績效掛鉤，優(yōu)秀等級的員工在績效評定中給予適當(dāng)加分，不合格等級的員工進(jìn)行績效扣分，并要求其做出書面檢討和整改措施。