印鑒庫管理制度?目的為加強公司印鑒庫的管理，規范印鑒的使用流程，確保印鑒使用的安全性、嚴肅性和合法性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、子公司涉及的所有印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章以及其他具有法律效力的專用章等。基本原則1.安全保密原則：印鑒庫應具備完善的安全防護措施，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、冒用或丟失。同時，嚴格控制印鑒使用信息的知悉范圍，做好保密工作。2.規范使用原則：印鑒的使用必須嚴格按照規定的流程和審批權限進行，嚴禁違規使用印鑒。所有印鑒使用行為均應進行記錄，以備查詢和追溯。3.專人負責原則：明確專人負責印鑒庫的日常管理工作，包括印鑒的保管、使用登記、定期盤點等，確保責任落實到人。印鑒的種類與用途公司公章1.代表公司對外行使權力，具有最高的法律效力。用于各類重要文件、合同、協議、報表、證明等的簽署，以表明公司對相關事項的認可和承擔法律責任。2.具體使用范圍包括但不限于：公司章程、股東決議、營業執照副本、稅務登記證、組織機構代碼證等證照的加蓋；公司對外簽訂的各類經濟合同、合作協議；公司向政府部門、金融機構、合作伙伴等出具的重要函件、證明文件等。合同專用章專門用于公司簽訂各類經濟合同。使用該印鑒簽訂的合同具有明確的法律效力，表明公司與合同相對方就合同約定的權利義務達成一致。財務專用章1.主要用于公司財務相關業務，如各類財務報表、稅務申報資料、銀行票據、資金收付憑證等的加蓋。2.確保公司財務活動的準確性、合法性和規范性，是公司財務管理的重要印鑒之一。法人章1.代表公司法定代表人行使職權，常用于銀行預留印鑒、重要財務文件、授權委托書等的簽署。2.在涉及公司重大資金交易、重要法律文件簽署等關鍵事項中發揮重要作用，體現法定代表人的意志和授權。部門章1.由各部門根據工作需要自行保管和使用，用于部門內部文件、通知、報表等的加蓋。2.部門章的使用范圍僅限于本部門內部業務往來，不得對外代表公司簽訂合同或出具具有法律效力的文件。其他專用章根據公司特定業務或管理需求設置的專用章，如發票專用章用于開具發票；報關專用章用于公司進出口業務報關等。其使用嚴格按照相關業務規定執行，確保業務操作的合規性。印鑒的刻制與啟用印鑒刻制申請1.因工作需要刻制印鑒的部門或單位，應填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明印鑒名稱、用途、規格、數量等信息，并經部門負責人簽字確認。2.對于涉及公司重要業務或具有重大法律效力的印鑒，還需提交公司高層領導審批，審批通過后方可進行刻制。刻制流程1.申請表經審批后，由公司行政部門或指定的負責部門統一聯系具有資質的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應嚴格按照公司提供的規格、樣式和要求進行制作，確保印鑒清晰、規范、防偽性能良好。3.刻制完成后，印章制作單位應將印鑒樣本提交公司行政部門或相關管理部門備案，并提供刻制發票及相關證明文件。印鑒啟用1.新刻制的印鑒在正式啟用前，需由公司行政部門或指定的管理部門填寫《印鑒啟用申請表》，明確啟用日期、啟用范圍等信息。2.經公司領導審批同意后，在印鑒使用登記簿上進行詳細登記，并通知相關部門和人員印鑒正式啟用。3.啟用后的印鑒應按照本管理制度規定進行保管和使用，原舊印鑒同時廢止，由行政部門負責統一收回并妥善保管，如需銷毀，應按照公司相關規定執行。印鑒的保管保管人員職責1.安全保管：印鑒保管人員應妥善保管印鑒，確保印鑒存放于安全可靠的場所，如配備保險柜的專用印鑒庫，并設置必要的安全防護設施，如監控設備、報警裝置等，防止印鑒被盜用、丟失或損壞。2.專人專管：實行印鑒保管專人負責制，未經授權，其他人員不得擅自接觸印鑒。保管人員應熟悉印鑒使用規定和流程，嚴格按照制度要求進行操作。3.日常檢查：定期對印鑒的保管情況進行檢查，包括印鑒存放位置、保管設施的安全性等，確保印鑒保管環境始終處于良好狀態。如發現異常情況，應及時報告并采取相應措施。保管場所要求1.印鑒庫應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保印鑒存放安全。庫門應堅固耐用，配備兩把以上不同鑰匙，分別由保管人員和授權人員保管。2.印鑒庫應設置獨立的房間，保持清潔、干燥、通風良好，不得存放與印鑒無關的物品。同時，應安裝必要的安全防護設備，如監控攝像頭、報警器等，確保印鑒庫24小時處于監控狀態。印鑒存放方式1.各類印鑒應分類存放于保險柜內，不同種類的印鑒應分開保管，避免相互混淆。對于重要印鑒，如公司公章、法人章等，應采取雙人保管制度，分別保管保險柜的不同鑰匙，使用時需兩人同時在場開啟保險柜。2.印鑒存放保險柜應定期更換密碼，密碼設置應具有一定的復雜性和保密性，不得使用簡單易猜的數字組合。同時，應定期對保險柜進行維護保養，確保其正常使用。印鑒的使用使用流程1.填寫申請表：使用印鑒時，應填寫《印鑒使用申請表》，詳細注明用印事項、用印文件名稱、份數、使用部門、申請人等信息，并加蓋申請部門公章。2.審批：申請表按照公司規定的審批流程進行流轉審批，根據印鑒使用的重要程度和金額大小，確定審批權限和審批人。一般情況下，涉及公司重大決策、重要合同簽訂、大額資金支付等事項的印鑒使用，需經公司高層領導審批；其他一般性事項的印鑒使用，由相關部門負責人或授權人員審批。3.登記備案：審批通過后，印鑒保管人員應在印鑒使用登記簿上進行詳細登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、申請人、審批人等信息。同時，對用印文件進行編號，以便于查詢和追溯。4.用印：印鑒保管人員根據審批后的申請表，在規定的文件或材料上準確加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正、完整。加蓋印鑒后，應仔細核對用印文件內容與申請表填寫內容是否一致，如有不符，應及時查明原因并報告相關領導。5.文件存檔：用印完成后，印鑒保管人員應將申請表、用印文件及相關資料整理歸檔，按照公司檔案管理制度進行妥善保管，以備日后查閱。使用審批權限1.公司公章：涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對外投資、融資、擔保等事項的用印，需經公司董事會或股東會審議通過，并由董事長或法定代表人簽字批準。其他一般性文件、函件、證明等的用印，由公司總經理或其授權的副總經理審批。2.合同專用章：金額在[X]萬元以上的經濟合同用印，需經公司總經理審批，并報董事長備案。金額在[X]萬元以下的經濟合同用印，由公司分管業務的副總經理審批。3.財務專用章：涉及公司重大資金支付、財務報表、稅務申報等重要財務事項的用印，需經公司財務總監審批，并報總經理備案。一般性財務文件、票據等的用印，由財務部門負責人審批。4.法人章：用于公司重要法律文件、授權委托書、銀行預留印鑒等關鍵事項的用印，需經公司法定代表人簽字批準。其他涉及法人章的一般性業務用印，由法定代表人授權的人員審批。5.部門章：由各部門負責人根據本部門業務實際情況，制定具體的用印審批流程和權限，但應確保用印行為符合公司整體規定和業務要求。部門用印申請表應定期報公司行政部門備案。禁止使用情況1.未經審批的任何文件、材料不得加蓋印鑒。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印鑒，特殊情況需加蓋的，必須經公司高層領導批準，并嚴格登記用印情況。3.與公司業務無關的文件、材料不得使用公司印鑒加蓋。4.涉及違法違規、損害公司利益的事項不得加蓋印鑒。印鑒的交接交接原因1.因工作調動、離職、崗位輪換等原因，印鑒保管人員發生變動時，應及時辦理印鑒交接手續。2.其他特殊情況需要臨時交接印鑒保管職責的，也應按照本規定辦理交接手續。交接流程1.交接申請：印鑒保管人員因上述原因需要交接印鑒時，應提前[X]個工作日向公司行政部門提交《印鑒交接申請表》，詳細說明交接原因、交接時間、交接印鑒種類及數量等信息。2.交接準備：行政部門接到交接申請后，應組織相關人員對印鑒進行全面盤點，核對印鑒的種類、數量、規格及保管狀態等是否與印鑒使用登記簿記錄一致。同時，準備好交接所需的文件和資料，如印鑒使用登記簿、保險柜鑰匙等。3.正式交接：在規定的交接時間，由行政部門負責人或指定的監交人主持交接儀式，交接雙方應在監交人的見證下，當面清點印鑒數量、檢查印鑒外觀及保管情況，并在《印鑒交接清單》上詳細記錄印鑒的名稱、規格、數量、啟用日期、交接日期等信息。交接雙方及監交人應在交接清單上簽字確認。4.資料存檔：交接完成后，行政部門應將《印鑒交接申請表》、《印鑒交接清單》等相關資料整理歸檔，作為印鑒管理的重要檔案資料妥善保管，以備日后查閱和追溯。印鑒的掛失與補辦掛失申請1.當發現印鑒被盜用、丟失或損壞時，印鑒保管人員應立即向公司行政部門報告，并填寫《印鑒掛失申請表》，詳細說明印鑒掛失原因、被盜用或丟失的時間、地點、印鑒種類及編號等信息。2.同時，應提供相關證明材料，如報警回執、遺失聲明等，以便公司采取相應的防范措施和辦理補辦手續。掛失處理1.行政部門接到掛失申請后，應立即啟動應急處理程序，通知相關部門和人員暫停使用該印鑒，并對印鑒被盜用或丟失的情況進行調查核實。2.根據調查結果，采取相應的措施，如向公安機關報案、在媒體上發布遺失聲明等，以防止印鑒被非法使用，降低公司可能面臨的風險。補辦流程1.在完成掛失處理后，如需補辦印鑒，申請部門應按照本制度規定的印鑒刻制流程重新填寫《印鑒刻制申請表》，并注明"補辦"字樣。2.經審批通過后，由行政部門統一聯系印章制作單位進行補辦。補辦后的印鑒啟用流程與新刻制印鑒相同，需重新填寫《印鑒啟用申請表》，經審批同意后在印鑒使用登記簿上登記啟用。3.同時，應對原掛失印鑒進行作廢處理，在印鑒使用登記簿上注明"掛失作廢"字樣，并將作廢印鑒妥善保管，以備日后核查。印鑒的定期盤點與檢查盤點計劃1.公司行政部門應制定印鑒定期盤點計劃，明確盤點周期、盤點內容、盤點人員及職責等。一般情況下，印鑒應每年至少進行一次全面盤點，特殊情況可根據需要增加盤點次數。2.盤點計劃應提前通知印鑒保管人員及相關部門，確保盤點工作順利進行。盤點內容1.印鑒的種類、數量、規格是否與印鑒使用登記簿記錄一致。2.印鑒的保管狀態是否良好，有無磨損、損壞、變形等情況。3.印鑒存放位置是否安全，保管設施是否正常運行。4.印鑒使用登記簿的記錄是否完整、準確，與實際用印情況是否相符。檢查結果處理1.盤點和檢查結束后，盤點人員應填寫《印鑒盤點檢查表》，詳細記錄盤點和檢查情況。如發現印鑒數量不符、保管不善、使用記錄不完整等問題，應及時查明原因，并提出整改措施和建議。2.對于發現的問題，相關責任部門和人員應及時進行整改，整改完成后，行政部門應組織復查，確保問題得到徹底解決。3.印鑒盤點檢查表及相關整改資料應作為印鑒管理檔案的重要組成部分，妥善保管，以備查閱和追溯。監督與處罰監督機制1.公司設立印鑒管理監督小組，由行政部門負責人、財務部門負責人、審計部門負責人等組成，負責對印鑒庫的管理、印鑒使用情況等進行定期監督檢查。2.監督小組應制定詳細的監督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式、檢查頻率等，并定期向公司管理層匯報印鑒管理情況。3.公司鼓勵全體員工對印鑒管理中的