員工檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司員工檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和保密性，充分發揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）管理原則1.集中統一原則：公司員工檔案由人力資源部門集中統一管理。2.真實準確原則：檔案內容應真實、準確地反映員工的個人信息和工作經歷。3.保密原則：嚴格保密員工檔案內容，防止信息泄露。4.動態管理原則：根據員工的工作變動、績效考核等情況及時更新檔案信息。二、員工檔案內容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號碼、聯系方式（家庭電話、手機號碼、電子郵箱）。3.婚姻狀況、政治面貌。（二）學歷學位1.最高學歷、畢業院校、專業。2.學位證書編號、學歷證書編號。3.入學時間、畢業時間。（三）工作經歷1.入職公司時間、離職時間（如有）。2.歷任公司名稱、部門、職位。3.工作職責、工作業績描述。（四）培訓經歷1.參加的內部培訓課程名稱、時間、培訓講師。2.參加的外部培訓課程名稱、培訓機構、時間。（五）績效考核記錄1.月度、季度、年度績效考核結果。2.考核評語、改進建議。（六）薪資福利記錄1.工資調整記錄、獎金發放記錄。2.社保繳納記錄、公積金繳納記錄。3.福利享受情況（如年假、病假、婚假等）。（七）獎懲記錄1.獲得的獎勵名稱、頒發部門、時間。2.受到的處罰名稱、處罰原因、處罰時間。（八）勞動合同及協議1.勞動合同文本。2.培訓協議、保密協議、競業限制協議等。（九）其他重要資料1.職業資格證書、專業技術職稱證書。2.體檢報告。3.員工個人總結、述職報告等。三、員工檔案建立與接收（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學歷學位、工作經歷等內容。2.員工應在入職后[X]個工作日內將填寫完整的《員工檔案信息登記表》及相關證明材料（身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件等）提交至人力資源部門。3.人力資源部門對員工提交的材料進行審核，確保信息真實、準確、完整。審核無誤后，將相關材料整理歸檔，建立員工個人檔案。（二）檔案接收1.對于從外部調入公司的員工，人力資源部門應要求其提供原工作單位的檔案轉遞通知單及個人檔案。2.審核檔案的完整性和真實性，檢查檔案材料是否齊全、有無涂改、破損等情況。3.如發現檔案存在問題，應及時與原工作單位溝通解決。審核通過后，將檔案接收并歸入公司員工檔案管理系統。四、員工檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內容的性質和時間順序進行分類整理。2.確保檔案材料齊全、完整，無遺漏、重復。3.檔案材料應裝訂整齊、規范，便于查閱和保管。（二）分類方法1.個人基本信息類：包括員工的身份證、學歷證書、學位證書等復印件。2.工作經歷類：包括勞動合同、離職證明、工作業績報告等。3.培訓經歷類：包括培訓證書、培訓記錄等。4.績效考核類：包括績效考核表、考核評語等。5.薪資福利類：包括工資條、社保繳納記錄等。6.獎懲記錄類：包括獎勵證書、處罰決定等。7.其他類：包括職業資格證書、體檢報告等。（三）編號規則1.為便于檔案管理和查詢，對每一份員工檔案進行編號。編號采用[具體編號規則]，確保編號的唯一性。2.編號應包含員工所在部門代碼、入職年份、順序號等信息。例如，[部門代碼][入職年份][001]表示公司[部門名稱]在[入職年份]入職的第1位員工。五、員工檔案保管（一）保管方式1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放于檔案柜中，并按照編號順序排列，便于查找。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并采用加密等安全措施，防止數據丟失和泄露。（二）保管期限1.員工檔案的保管期限根據檔案內容的性質和重要性確定。一般情況下，個人基本信息、學歷學位等永久性保存；工作經歷、培訓經歷等保存至員工離職后[X]年；績效考核記錄、薪資福利記錄等保存至員工離職后[X]年；獎懲記錄等保存至相關事項處理完畢后[X]年。2.超過保管期限的檔案，經人力資源部門審核后，按照檔案銷毀程序進行銷毀。（三）檔案安全管理1.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等措施落實到位。3.對檔案的查閱、借閱等情況進行詳細記錄，發現問題及時報告并處理。六、員工檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱員工檔案的，需填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至人力資源部門。2.人力資源部門負責人對查閱申請進行審核，審核通過后，安排檔案管理人員協助查閱，并做好查閱記錄。3.涉及員工個人隱私的檔案內容，未經員工本人書面同意，不得查閱。（二）借閱權限1.公司外部單位或個人因工作需要借閱員工檔案的，需出具正式的借閱函，并經公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向人力資源部門申請。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、復印、轉借他人，借閱期滿后應及時歸還。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應對每次查閱與借閱情況進行詳細記錄，包括查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內容、歸還時間等信息。2.查閱與借閱記錄應保存至少[X]年，以備查詢。七、員工檔案信息變更（一）信息變更申請1.員工個人基本信息、工作經歷、學歷學位等發生變更時，應及時填寫《員工檔案信息變更申請表》，并提交相關證明材料。2.證明材料應真實、有效，如身份證變更需提供新的身份證復印件，學歷學位變更需提供學歷證書、學位證書原件及復印件等。（二）信息審核與更新1.人力資源部門對員工提交的信息變更申請及證明材料進行審核，審核無誤后，及時更新員工檔案信息。2.涉及薪資福利、績效考核等信息變更的，應與相關部門溝通協調后進行更新。（三）檔案材料補充1.如因信息變更需要補充檔案材料的，員工應按照要求及時提交相關材料，人力資源部門負責整理歸檔。2.補充的檔案材料應與原檔案材料一并保存，確保檔案的完整性。八、員工檔案轉移（一）離職員工檔案轉移1.員工離職時，人力資源部門應在離職手續辦理完畢后，及時將其檔案轉出。2.檔案轉出時，應填寫《員工檔案轉移通知單》，注明檔案轉出原因、接收單位等信息，并密封檔案。3.將《員工檔案轉移通知單》及檔案一并交予員工本人，由其按照規定辦理檔案轉移手續。（二）檔案轉移接收1.員工將檔案轉移至新的工作單位后，應及時將檔案接收證明反饋給人力資源部門。2.人力資源部門負責核實檔案接收情況，并將相關信息記錄在員工檔案中。九、員工檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且經人力資源部門審核確認無繼續保存價值的。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、遺失，無法修復或查找的。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《員工檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、名稱、數量、銷毀原因等信息。2.經公司分管領導批準后，安排專人負責檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、銷毀人、監銷人等信息，保存至少[X]年。十、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立員工檔案管理監督機制，人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，發現問題及時整改。2.公司審計部門不定期對員工檔案管理情況進行審計監督，確保檔案管理工作規范、合規。（二）違規處理1.對于違反本制度規定，擅自查閱、借閱、涂