地鐵卡管理制度?總則目的為加強公司地鐵卡的管理，規范地鐵卡的使用、保管、充值、掛失、補辦等流程，提高工作效率，保障公司員工正常出行需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。職責分工1.行政部門負責統一辦理公司員工地鐵卡的相關事宜，包括與地鐵運營方的溝通協調、卡的領取與發放等。定期對地鐵卡的使用情況進行統計和分析，協助財務部門進行費用核算。負責地鐵卡的日常管理工作，如檢查卡的完好性、保管卡的備用庫存等。2.財務部門負責審核地鐵卡的充值費用，并進行賬務處理。監督地鐵卡費用的使用情況，確保費用支出的合理性和合規性。3.員工按照本制度的規定正確使用和保管地鐵卡，不得轉借、冒用他人地鐵卡。如發現地鐵卡丟失、損壞等情況，應及時按照規定流程進行掛失和補辦申請。地鐵卡的辦理辦理原則1.公司根據員工實際工作需要和出行情況，統一為員工辦理地鐵卡。2.辦理的地鐵卡類型應符合當地地鐵運營規定，優先選擇經濟實惠且滿足出行需求的卡種。辦理流程1.員工向所在部門提出辦理地鐵卡的申請，填寫《地鐵卡辦理申請表》，注明所需卡種、預計使用期限等信息。2.部門負責人對員工的申請進行審核，確認其必要性和合理性后簽字批準。3.員工將經部門負責人批準的申請表提交至行政部門。4.行政部門匯總員工申請表后，統一與當地地鐵運營方聯系辦理地鐵卡事宜。辦理完成后，由行政部門負責領取地鐵卡，并通知員工前來領取。5.員工領取地鐵卡時，需在《地鐵卡領取登記表》上簽字確認。地鐵卡的充值充值周期1.根據公司實際情況和員工出行頻率，設定地鐵卡充值周期為[X]個月。2.具體充值時間由行政部門提前通知各部門。充值金額確定1.行政部門根據過往員工地鐵卡使用情況的統計分析，結合當前地鐵票價調整情況，預估每個員工在下一充值周期內的地鐵出行費用，并確定充值金額。2.充值金額應確保員工在充值周期內有足夠的余額用于正常出行，同時避免過度充值造成資金浪費。充值流程1.財務部門根據行政部門提供的員工充值信息，準備好相應金額的充值款項。2.行政部門安排專人將充值款項及員工地鐵卡送至地鐵運營方指定的充值點進行充值。3.充值完成后，行政部門將充值后的地鐵卡取回，并核對卡內余額是否準確。4.行政部門更新員工地鐵卡的充值記錄，并將充值情況告知員工。地鐵卡的使用使用規范1.員工應使用本人的地鐵卡刷卡進站乘車，不得轉借、冒用他人地鐵卡。2.在進站、出站時，應按照地鐵運營方的規定正確刷卡，確保交易成功。如遇刷卡故障或其他問題，應及時向車站工作人員尋求幫助。3.不得利用地鐵卡進行非法活動或違反地鐵運營規定的行為。特殊情況處理1.如因地鐵卡損壞、消磁等原因無法正常刷卡時，員工應向車站工作人員說明情況，并可使用其他有效證件購票進站乘車。同時，員工應及時將損壞的地鐵卡交至行政部門進行更換。2.如遇地鐵運營故障、線路調整等特殊情況導致無法正常使用地鐵卡時，員工應按照車站工作人員的指引采取相應措施，確保順利出行。公司將根據實際情況對員工因特殊情況產生的額外交通費用進行合理處理。地鐵卡的保管保管要求1.員工應妥善保管地鐵卡，避免卡片丟失、損壞、彎折、浸泡等情況。2.不得將地鐵卡與磁性物品放置在一起，以免造成消磁。3.如因個人原因導致地鐵卡丟失或損壞，由員工自行承擔相應責任。備用庫存管理1.行政部門應設立地鐵卡備用庫存，以備員工地鐵卡丟失、損壞等情況時及時更換。2.備用庫存的地鐵卡應進行詳細登記，記錄卡片的編號、領取時間、使用情況等信息。3.定期對備用庫存的地鐵卡進行盤點，確保庫存數量準確，并及時補充不足的卡片。地鐵卡的掛失與補辦掛失流程1.員工發現地鐵卡丟失后，應立即通過公司內部通訊工具或其他方式通知行政部門。2.行政部門接到掛失通知后，應及時與地鐵運營方聯系，辦理掛失手續，確保卡片內余額的安全。3.同時，行政部門應記錄掛失時間、掛失人等信息，并告知員工掛失后的處理流程。補辦流程1.員工在掛失后如需補辦地鐵卡，應填寫《地鐵卡補辦申請表》，注明原地鐵卡卡號、掛失時間、補辦原因等信息。2.部門負責人對員工的補辦申請進行審核，簽字批準后提交至行政部門。3.行政部門核實掛失情況后，為員工辦理補辦地鐵卡手續。補辦所需費用由員工自行承擔。4.行政部門領取補辦后的地鐵卡，并通知員工前來領取。員工領取新卡時，需在《地鐵卡領取登記表》上簽字確認。5.新辦理的地鐵卡繼承原地鐵卡的余額，原地鐵卡作廢。費用核算與報銷費用核算1.財務部門每月根據行政部門提供的地鐵卡充值記錄和使用情況統計，對員工地鐵卡費用進行核算。2.核算內容包括充值金額、實際使用金額、余額等信息，并與員工個人費用明細進行核對。報銷規定1.公司為員工提供的地鐵卡充值費用，屬于公司的交通補貼范疇。員工在使用地鐵卡產生的費用，不再另行報銷。2.如因特殊情況，員工需要報銷超出地鐵卡充值金額的交通費用，應按照公司相關費用報銷制度的規定，填寫報銷申請，并提供相應的交通票據和證明材料。經審批后，按照規定程序進行報銷。監督與檢查定期檢查1.行政部門定期對員工地鐵卡的使用情況進行檢查，包括是否存在轉借、冒用他人地鐵卡的行為，卡片的保管情況等。2.檢查方式可通過與地鐵運營方的數據核對、員工訪談、實地抽查等方式進行。違規處理1.對于發現的轉借、冒用他人地鐵卡等違規行為，一經查實，公司將按照以下規定進行處理：首次違規的員工，給予警告處分，并責令其立即改正。再次違規的員工，除責令改正外，將扣除其當月交通補貼的[X]%。多次違規且情節嚴重的員工，公司將視情況給予進一步的紀律處分，直至解除勞動合同。2.因員工違規行為給公司造成經濟損失的，公司將依法要求員工予以賠償。信息管理數據記錄1.行政部門應建立完善的地鐵卡信息管理檔案，記錄員工地鐵卡的辦理、充值、掛失、補辦、使用等詳細信息。2.信息管理檔案應包括紙質記錄和電子記錄，確保數據的完整性和可追溯性。數據更新1.及時更新地鐵卡信息管理檔案中的各項數據，確保數據的準確性和時效性。2.如員工