文獻工具管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司文獻工具的管理，規范文獻工具的采購、使用、維護、保管及報廢等流程，確保文獻工具能夠滿足公司業務發展和員工工作學習的需要，提高文獻工具的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有文獻工具，包括但不限于圖書、期刊、報紙、雜志、電子文獻資源、專業數據庫、工具書、音像資料等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司對文獻工具實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一管理。2.服務至上原則：以滿足公司員工工作學習需求為出發點，提供優質、高效的文獻工具服務。3.合理配置原則：根據公司業務發展和各部門實際需求，合理配置文獻工具資源，避免重復采購和浪費。4.規范使用原則：建立健全文獻工具使用規范，確保員工正確、合理使用文獻工具。5.安全保護原則：加強文獻工具的安全保護措施，防止文獻工具的損壞、丟失和泄露。二、管理職責（一）行政部門1.負責制定和完善公司文獻工具管理制度，并監督執行。2.統籌規劃公司文獻工具采購計劃，組織實施采購工作。3.負責文獻工具的驗收、登記、編號、上架、保管、調配等日常管理工作。4.定期對公司文獻工具進行盤點清查，確保賬實相符。5.負責文獻工具的維護、保養和報廢處理工作。6.建立公司文獻工具管理信息系統，實現文獻工具信息的電子化管理。（二）各部門1.根據本部門業務發展和工作需要，提出文獻工具采購需求計劃。2.負責本部門文獻工具的領用、使用、歸還等管理工作，并督促員工合理使用。3.協助行政部門做好文獻工具的盤點清查工作。（三）員工1.遵守公司文獻工具管理制度，愛護文獻工具。2.根據工作需要，向本部門提出文獻工具使用申請，并按照規定使用和歸還。3.發現文獻工具損壞或丟失時，及時向行政部門報告。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門每年定期收集各部門文獻工具采購需求計劃，結合公司業務發展規劃和現有文獻工具資源狀況，制定年度文獻工具采購計劃。2.采購計劃應明確采購文獻工具的名稱、數量、規格、預算等內容，并報公司領導審批。（二）采購實施1.根據批準的采購計劃，行政部門通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應商進行采購。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括文獻工具的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。3.在采購過程中，采購人員應嚴格遵守公司采購制度和相關法律法規，確保采購過程的合法性、公正性和透明度。（三）驗收1.文獻工具到貨后，行政部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收內容包括文獻工具的數量、規格、質量、配套情況等。2.驗收合格的文獻工具應辦理入庫手續，填寫入庫單；驗收不合格的文獻工具應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。四、使用管理（一）領用1.員工因工作需要使用文獻工具時，應填寫文獻工具領用申請表，注明領用文獻工具的名稱、數量、用途、預計歸還時間等信息，經本部門負責人審批后，到行政部門辦理領用手續。2.行政部門根據員工領用申請表，發放文獻工具，并在文獻工具管理信息系統中進行登記。（二）使用1.員工應按照文獻工具的使用說明和相關規定正確使用文獻工具，不得擅自轉借、轉讓、涂改、撕毀文獻工具。2.在使用過程中，如發現文獻工具損壞或存在質量問題，應及時向行政部門報告。3.員工應妥善保管文獻工具，不得隨意丟棄、損壞文獻工具。如因個人原因造成文獻工具丟失或損壞的，應照價賠償。（三）歸還1.員工應在規定的歸還時間內將文獻工具歸還至行政部門。如需延期使用，應提前辦理續借手續。2.行政部門在收到歸還的文獻工具后，應及時進行檢查驗收。如發現文獻工具損壞或丟失，應按照規定追究員工的責任。五、維護與保管（一）維護1.行政部門應定期對文獻工具進行維護保養，確保文獻工具的完好性和可用性。2.對于紙質文獻工具，應做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作；對于電子文獻資源，應定期進行數據備份，確保數據安全。3.如發現文獻工具存在損壞或故障，應及時進行維修或更換。對于無法修復的文獻工具，應按照規定辦理報廢手續。（二）保管1.行政部門應設立專門的文獻工具保管場所，配備必要的保管設備和設施，確保文獻工具的安全存放。2.文獻工具應按照類別、學科、年份等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和管理。3.加強對文獻工具保管場所的安全管理，限制無關人員進入，防止文獻工具被盜、被損或丟失。六、盤點清查（一）定期盤點1.行政部門應定期對公司文獻工具進行盤點清查，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點內容包括文獻工具的數量、種類、存放位置、使用狀態等。（二）不定期抽查行政部門可根據實際情況，不定期對部分部門或文獻工具進行抽查盤點，以確保文獻工具管理的準確性和規范性。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，行政部門應編制盤點報告，如實反映盤點情況。如發現賬實不符，應查明原因，及時調整賬目，并追究相關人員的責任。2.對于盤盈或盤虧的文獻工具，應按照規定進行相應的賬務處理。七、報廢管理（一）報廢條件1.文獻工具已超過規定使用年限，且無法正常使用的。2.文獻工具因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。3.文獻工具已被新的版本或技術所替代，不再具有使用價值的。4.文獻工具因其他原因，確已無法繼續使用的。（二）報廢申請1.使用部門或保管人員發現文獻工具符合報廢條件時，應填寫文獻工具報廢申請表，詳細說明報廢原因、文獻工具名稱、數量、購置時間、使用情況等信息，并提交相關證明材料。2.報廢申請表經本部門負責人審核后，報行政部門審批。（三）報廢審批行政部門收到報廢申請表后，應組織相關人員進行審核。審核通過的，報公司領導批準后，方可辦理報廢手續。（四）報廢處理1.經批準報廢的文獻工具，行政部門應及時進行清理，并按照公司資產管理規定進行處置。2.對于有價值的報廢文獻工具，可進行回收利用或捐贈；對于無價值的報廢文獻工具，可進行銷毀處理。八、電子文獻資源管理（一）采購1.行政部門根據公司業務發展和員工需求，采購電子文獻資源。采購過程中應與供應商簽訂合同，明確電子文獻資源的使用權限、服務期限、數據更新等條款。2.定期評估電子文獻資源的使用效果，根據評估結果調整采購計劃。（二）使用1.公司員工可通過公司內部網絡或指定的訪問方式使用電子文獻資源。2.嚴格遵守電子文獻資源的使用規定，不得擅自傳播、復制、下載電子文獻資源。3.如發現電子文獻資源存在問題或無法正常使用，應及時向行政部門報告。（三）維護1.行政部門負責電子文獻資源的日常維護工作，包括服務器維護、數據備份、系統更新等。2.定期對電子文獻資源進行檢查，確保其正常運行和數據安全。九、文獻工具的共享與協作（一）內部共享1.鼓勵公司內部各部門之間共享文獻工具資源，提高文獻工具的使用效率。2.各部門可根據工作需要，向其他部門借閱文獻工具，但應辦理相應的借閱手續，并按時歸還。（二）外部協作1.在符合法律法規和公司規定的前提下，積極開展與外部機構的文獻工具共享與協作活動。2.與外部機構共享文獻工具資源時，應簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，確保共享與協作活動的順利進行。十、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司文獻工具管理工作進行日常監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。2.定期對各部門文獻工具管理情況進行檢查評估，將檢查評估結果納入部門績效考核體系。（二）考核評價1.建立文獻工具管理考核評價機制，對各部門和員工在文獻工具管理工作中的表現進行考核評價。2.