付貨款管理制度?一、總則（一）目的為加強公司貨款支付管理，規范付款流程，確保資金安全、合理、高效使用，維護公司良好的商業信用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購業務涉及的貨款支付相關活動，包括原材料采購、設備采購、服務采購等各類采購交易。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關財務制度，確保貨款支付行為合法合規。2.準確性原則：準確記錄和核算貨款支付信息，保證支付金額、支付對象、支付時間等準確無誤。3.及時性原則：在規定的付款期限內及時支付貨款，維護公司良好信譽，避免逾期付款產生不良影響。4.審批流程明確原則：建立清晰、規范的付款審批流程，明確各部門職責和權限，確保付款決策科學、合理。5.風險控制原則：加強對貨款支付環節的風險識別、評估和控制，防范資金風險和經營風險。二、職責分工（一）采購部門1.負責采購合同的起草、簽訂、執行與跟蹤，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。2.及時向供應商溝通付款相關事宜，包括付款期限、付款方式等，并在合同約定的付款期限前向財務部門提交付款申請資料。3.對供應商的交貨情況進行跟蹤和確認，確保貨物或服務已按合同約定交付，質量符合要求。如發現供應商交貨延遲、質量問題等影響付款的情況，及時與供應商協商解決，并向財務部門反饋相關信息。（二）財務部門1.負責審核采購部門提交的付款申請資料，包括合同、發票、驗收報告等，確保資料完整、真實、合規。2.根據公司資金狀況和付款計劃，安排貨款支付，對付款金額進行準確核算和控制。3.負責建立貨款支付臺賬，詳細記錄每筆貨款的支付情況，包括支付日期、支付金額、支付對象、合同編號等信息，定期進行核對和清理。4.對逾期未支付的貨款進行跟蹤和預警，及時與采購部門溝通，共同協商解決方案，并向管理層匯報相關情況。（三）質量管理部門1.參與采購合同的評審，對采購物資的質量標準提出明確要求，并在合同中明確質量驗收條款。2.負責對采購物資進行質量檢驗和驗收，出具質量驗收報告。如發現質量問題，及時通知采購部門與供應商協商解決，確保不符合質量要求的物資不得進入公司或支付貨款。（四）法務部門1.負責對采購合同進行法律審核，確保合同條款合法有效，保障公司合法權益。2.對貨款支付過程中涉及的法律問題提供專業咨詢和建議，協助處理可能出現的法律糾紛。（五）審批部門1.根據公司授權制度，對貨款支付申請進行審批。審批人應認真審核申請資料，結合公司資金狀況、合同約定、業務需求等因素，做出準確、合理的審批決策。2.對重大采購項目的貨款支付，需組織相關部門進行會審，綜合評估風險和效益，確保決策科學、審慎。三、付款申請與審批（一）付款申請資料準備1.采購合同：明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等條款。2.發票：由供應商開具的合法有效的發票，發票內容應與采購合同一致，包括貨物或服務名稱、金額、稅率等信息。3.驗收報告：由質量管理部門或相關使用部門出具的驗收合格報告，證明采購物資或服務已按合同要求交付且質量符合標準。4.付款申請單：詳細填寫付款金額、付款對象、付款事由、合同編號等信息，并經采購部門負責人簽字確認。（二）付款申請流程1.采購部門在合同約定的付款期限前，整理好付款申請資料，填寫付款申請單，提交至財務部門。2.財務部門收到付款申請資料后，對資料的完整性、真實性、合規性進行審核。如發現資料不齊全或不符合要求，及時通知采購部門補充或更正。3.財務部門審核通過后，將付款申請單及相關資料提交至審批部門進行審批。審批部門應按照公司授權制度進行審批，在規定的審批期限內做出審批決定。4.審批通過的付款申請，由財務部門安排資金支付；審批不通過的付款申請，財務部門應及時將審批意見反饋給采購部門，說明原因，采購部門應根據審批意見與供應商協商解決，并重新提交付款申請。（三）特殊情況處理1.如因供應商原因導致發票未能及時開具，采購部門應與供應商溝通協調，確保在規定時間內取得發票。在發票未取得前，如需支付貨款，應經財務部門和審批部門特別批準，并注明暫估金額。待取得發票后，及時進行賬務調整。2.對于緊急采購事項，如因生產急需等原因無法按照正常流程提前簽訂合同或取得全部付款申請資料的，采購部門應先口頭向財務部門和相關領導匯報情況，經同意后可先行采購。事后應在規定時間內補齊合同及相關資料，并按照正常付款申請流程辦理付款手續。3.如遇供應商提出變更付款方式、付款期限等合同條款的情況，采購部門應及時與供應商協商，并報財務部門和審批部門審核批準。在確保公司利益不受損害的前提下，簽訂補充協議后辦理付款手續。四、付款方式與期限（一）付款方式1.支票支付：適用于同城交易，具有結算方便、安全的特點。財務部門應根據審批后的付款申請，開具支票，并在支票上注明收款人、金額、用途等信息。支票應妥善保管和傳遞，確保安全交付給供應商。2.銀行轉賬支付：包括網上銀行轉賬、柜臺轉賬等方式，適用于同城及異地交易。通過銀行轉賬支付貨款時，財務部門應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，確保轉賬成功。同時，應保留轉賬憑證作為付款依據。3.商業匯票支付：包括銀行承兌匯票和商業承兌匯票。商業匯票支付應嚴格按照相關票據管理規定執行，確保票據的真實性、有效性和背書連續性。財務部門應在匯票到期前及時辦理托收手續，確保資金按時到賬。4.其他支付方式：如現金支付等，應嚴格按照國家現金管理規定執行，一般情況下，1000元以上的貨款支付不得使用現金支付。特殊情況如需使用現金支付，需經財務部門負責人和公司領導批準。（二）付款期限1.公司應根據與供應商簽訂的采購合同約定的付款期限執行付款操作。付款期限應明確、合理，符合行業慣例和公司資金狀況。2.對于新合作的供應商，采購部門應在簽訂采購合同前充分評估其信譽和財務狀況，合理確定付款期限。如有必要，可要求供應商提供一定的信用擔保或采取其他風險防范措施。3.在付款期限內，公司應優先安排資金支付貨款，確保按時履行付款義務。如因特殊原因無法按時付款，采購部門應提前與供應商溝通協商，取得供應商的理解和同意，并簽訂延期付款協議。延期付款協議應明確延期付款期限、違約責任等條款，避免逾期付款給公司帶來不良影響。五、逾期付款管理（一）逾期付款預警1.財務部門應建立逾期付款預警機制，定期對貨款支付情況進行梳理和分析。在付款期限臨近時，對即將到期的付款申請進行提醒，確保相關部門及時辦理付款手續。2.對于已逾期未支付的貨款，財務部門應及時向采購部門發出逾期付款預警通知，告知逾期情況及可能產生的后果，如影響公司信譽、產生逾期利息、引發法律糾紛等。（二）逾期付款處理措施1.采購部門收到逾期付款預警通知后，應立即與供應商溝通聯系，了解逾期付款原因，并積極協商解決方案。如因公司內部原因導致逾期付款，應及時協調相關部門加快處理流程，盡快安排付款。2.對于因供應商原因導致逾期付款的情況，采購部門應要求供應商說明原因，并提供解決方案和預計付款時間。如供應商未能及時解決問題，采購部門應根據合同約定追究供應商的違約責任，如扣除違約金、暫停后續采購業務等。3.如逾期付款問題較為嚴重，可能對公司造成較大損失或引發法律糾紛的，公司應及時啟動應急預案，由法務部門介入處理，采取法律手段維護公司合法權益。（三）逾期付款記錄與考核1.財務部門應建立逾期付款記錄臺賬，詳細記錄每筆逾期付款的發生時間、逾期天數、涉及金額、供應商名稱、逾期原因等信息。逾期付款記錄將作為供應商信用評估的重要依據之一。2.公司將對采購部門的逾期付款管理情況進行考核，將逾期付款次數、逾期金額等指標納入績效考核體系。對于逾期付款管理不善的部門和個人，將視情節輕重給予相應的處罰，如績效扣分、獎金扣減等。六、供應商信用管理（一）信用評估1.采購部門應定期對供應商進行信用評估，評估內容包括供應商的經營狀況、財務狀況、信譽記錄、交貨能力、產品質量等方面。2.信用評估可采用定性與定量相結合的方法，制定科學合理的信用評估指標體系。例如，通過查看供應商的財務報表、信用評級報告、市場口碑等方式獲取相關信息，對供應商進行綜合評分。3.根據信用評估結果，將供應商分為不同的信用等級，如A級（信用良好）、B級（信用一般）、C級（信用較差）、D級（信用極差）。信用等級將作為公司選擇供應商及確定付款方式、付款期限的重要參考依據。（二）信用等級調整1.采購部門應定期跟蹤供應商的信用狀況變化，如發現供應商出現經營不善、財務危機、交貨延遲、質量問題、拖欠貨款等影響信用的情況，應及時對其信用等級進行調整。2.對于信用等級下降的供應商，采購部門應加強與供應商的溝通，要求其采取改進措施，如提供擔保、縮短付款期限、增加付款方式等，以降低公司的采購風險。如供應商未能有效改善信用狀況，公司應考慮減少或終止與其合作。（三）信用信息共享1.采購部門應建立供應商信用信息數據庫，及時更新供應商的信用評估結果、信用等級調整情況等信息，并與公司內部相關部門共享。2.財務部門在進行貨款支付決策時，應參考供應商信用信息數據庫中的信息，對信用等級較低的供應商采取更為謹慎的付款策略，如加強付款審核、縮短付款期限、增加擔保措施等。七、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對貨款支付業務進行審計監督，檢查付款流程是否合規、審批手續是否齊全、付款金額是否準確、供應商選擇及信用管理是否規范等方面。2.審計部門應通過查閱相關文件、資料，核對賬目，實地走訪供應商等方式進行審計檢查。對于審計發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務自查1.財務部門應定期對貨款支付情況進行自查，確保付款業務符合公司財務制度和相關法律法規要求。2.自查內容包括付款申請資料的完整性、準確性，付款審批流程的執行情況，付款方式的選擇是否合理，付款期限的遵守情況，逾期付款管理情況等。對自查發現的問題，應及時進行整改，加強內部管理控制。（三）違規處理1.對于在貨款支付管理過程中發現的違規行為，如未經審批擅自付款、虛假報銷、挪用資金等，公