印章證書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章、證書的管理，規范印章、證書的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構。（三）基本原則1.合法性原則：印章、證書的刻制、使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.嚴肅性原則：印章、證書是公司對外行使權力的重要象征，必須嚴格管理，確保安全。3.規范性原則：印章、證書的使用應遵循規定的流程和審批權限，做到規范、準確、及時。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協議等。2.法定代表人章：用于特定的財務文件、支票等。3.合同專用章：用于簽訂各類合同。4.財務專用章：用于財務結算等相關業務。5.部門章：用于部門內部文件、通知等。（二）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息。2.《印章刻制申請表》經部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準后，交行政管理部門統一辦理刻制手續。3.行政管理部門應選擇具有資質的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權利和義務。4.印章刻制完成后，行政管理部門應進行驗收，檢查印章的規格、字體、圖案等是否符合要求，并將印章登記備案。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管；財務專用章由財務部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應具備責任心強、工作認真負責等條件，并經過公司嚴格的審查和培訓。3.印章保管人員應設立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的啟用時間、保管人、使用情況等信息。4.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保保險柜的密碼、鑰匙等由專人妥善保管。（四）印章使用1.使用公司公章、法定代表人章、合同專用章，需填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、文件名稱、份數等，并經相關部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準。2.使用財務專用章，需填寫《財務印章使用申請表》，經財務負責人簽字、分管財務領導批準。3.使用部門章，需填寫《部門印章使用申請表》，經部門負責人批準。4.印章保管人員應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》進行用印，對不符合審批手續的用印申請有權拒絕。5.用印時，印章保管人員應將印章放置在印臺上，用力均勻地蓋章，確保印章清晰、完整。6.用印完畢后，印章保管人員應在《印章使用申請表》上注明用印日期、用印人等信息，并將申請表存檔保管。（五）印章停用與銷毀1.因公司機構變更、業務調整等原因，印章不再使用時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，經相關領導批準后，辦理印章停用手續。2.印章保管人員應將停用的印章交回行政管理部門，行政管理部門負責對印章進行封存。3.對于需要銷毀的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，經總經理批準后，會同審計部門等相關人員共同銷毀，并做好銷毀記錄。三、證書管理（一）證書種類1.營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等各類資質證書。2.員工的學歷證書、職業資格證書等。（二）證書辦理1.公司各類資質證書的辦理，由相關業務部門負責準備資料，并填寫《證書辦理申請表》，經部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準后，交行政管理部門統一辦理。2.員工學歷證書、職業資格證書等的辦理，由員工本人提出申請，填寫《證書辦理申請表》，經所在部門負責人簽字后，交行政管理部門辦理。3.行政管理部門應按照規定的流程和要求，及時辦理各類證書，并確保證書的真實性和有效性。（三）證書保管1.公司各類資質證書由行政管理部門指定專人保管，并建立證書保管臺賬，詳細記錄證書名稱、頒發部門、頒發時間、有效期等信息。2.員工學歷證書、職業資格證書等由行政管理部門統一保管或由員工本人妥善保管（如有特殊規定），并定期進行核對。3.證書保管人員應確保證書存放安全，防止證書丟失、損壞等情況發生。（四）證書使用1.公司各類資質證書如需外借，由需求部門填寫《證書外借申請表》，經部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準后，到行政管理部門辦理外借手續。2.外借期限一般不得超過[具體期限]，到期后應及時歸還。3.員工學歷證書、職業資格證書等用于公司內部相關工作時，由員工本人提交證書原件或復印件，并做好登記。（五）證書年檢與換證1.行政管理部門應及時關注公司各類資質證書的年檢和換證時間，提前準備相關資料，按時辦理年檢和換證手續。2.對于員工學歷證書、職業資格證書等需要年檢或換證的，行政管理部門應及時通知員工本人，并協助其辦理相關手續。四、印章證書使用風險防范（一）加強印章證書保管人員培訓定期組織印章證書保管人員參加培訓，提高其法律意識、風險意識和業務水平，使其熟悉印章證書管理的相關規定和流程。（二）完善審批流程嚴格執行印章證書使用的審批制度，確保每一次用印、借用證書等行為都經過嚴格的審核，防止未經授權的使用。（三）建立監督機制1.審計部門定期對印章證書的管理情況進行審計檢查，發現問題及時督促整改。2.設立舉報渠道，鼓勵員工對印章證書使用中的違規行為進行舉報，一經查實，嚴肅處理。（四）加強信息化管理利用信息化手段，建立印章證書管理系統，實現印章證書的申請、審批、使用、保管等環節的信息化管理，提高管理效率和安全性。五、違規處理（一）對違反印章證書管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰：1.警告、批評教育。2.扣發績效獎金。3.解除勞動合同。