檔案室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案室的科學管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的行為規范。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由檔案室集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和準確性。2.分類管理原則：根據檔案的來源、內容、形式等特征進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置公司設立檔案室，隸屬于[具體部門]，負責公司檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規范化管理。3.做好檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案的安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規定的范圍和程序，提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理工作。6.對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見，報公司領導批準后進行相應處理。7.負責檔案信息的開發利用，為公司領導決策、業務工作開展提供參考依據。8.組織開展檔案業務培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。9.完成公司領導交辦的其他有關檔案管理的工作任務。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類等工作，并定期移交檔案室。2.指導本部門員工正確形成和積累檔案材料，確保檔案的齊全、完整。3.協助檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時反饋利用情況。4.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，如工商登記資料、公司章程、董事會決議等。2.公司內部管理文件，包括行政文件、財務文件、人力資源文件、市場營銷文件等。3.各類業務合同、協議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。4.項目文件，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結等。5.科研文件，如科研項目申請書、研究報告、實驗數據等。6.產品文件，如產品設計圖紙、說明書、質量標準等。7.員工檔案，包括員工個人基本信息、勞動合同、培訓記錄、考核評價等。8.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映公司重要活動、事件的資料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照規定的時間和要求及時將本部門形成的檔案材料移交檔案室。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續齊全。3.對電子文件應同時收集其元數據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，一般分為行政管理類、經營管理類、生產技術類、黨群工作類、員工檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對紙張規格不一致、破損的檔案材料進行整理和修補，然后按照一定的順序進行裝訂。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等。2.檔案庫房應保持清潔衛生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放，并設置明顯的標識。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應根據檔案的實際情況，提出檔案保管期限的初步意見，報檔案室審核確定。（四）檔案清點與檢查1.檔案室應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發現問題及時采取措施進行處理。如發現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時進行修復或復制。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作關系，經公司領導批準查閱、借閱公司相關檔案。（二）利用手續1.公司內部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、日期、用途等，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案室辦理查閱或借閱手續。2.外單位查閱、借閱公司檔案，應提前向公司檔案室提交查閱、借閱申請函，說明查閱或借閱的目的、內容、范圍等，經公司領導批準后，檔案室按照規定辦理查閱或借閱手續，并要求查閱、借閱人員填寫《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》。（三）查閱規定1.查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.如需復印檔案材料，應經檔案室同意，并按照規定的程序進行復印。（四）借閱規定1.借閱檔案一般不得超過[具體天數]，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得泄露檔案內容。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案室應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.根據檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的現實利用價值和歷史保存價值。2.結合公司的發展情況和工作需要，對檔案的內容進行綜合評估，確定檔案是否仍有保存必要。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出存毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、應銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經公司領導審批后，由檔案室負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀工作完成后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應將形成的電子文件及時收集，按照與紙質文件相對應的原則進行整理，確保電子文件與紙質文件的一致性。2.電子文件應采用通用的格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS等，并確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件應進行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案目錄數據庫。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。2.定期對電子檔案的存儲設備進行檢查和維護，確保存儲設備的正常運行。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案時，應通過公司內部的檔案管理系統進行檢索和查閱，不得擅自修改電子檔案的內容。2.如需打印電子檔案，應采用符合檔案管理要求的打印設備和紙張，確保打印質量。（四）電子檔案的安全管理1.加強電子檔案的安全保密工作，設置訪問權限，對不同人員授予不同的訪問級別。2.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案受到病毒、黑客等攻擊。3.定期對電子檔案管理系統進行安全檢查和評估，及時發現和處理安全隱患。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集1.公司各部門應及時收集本部門形成的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。2.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，確保內容完整、準確。（二）聲像檔案的整理與編目1.對收集到的聲像檔案進行分類整理，按照不同的主題、時間等進行編號。2.編制聲像檔案目錄，包括編號、題名、日期、拍攝者、保管期限等信息。（三）聲像檔案的保管1.聲像檔案應采用專門的存儲設備進行保管，如光盤、磁帶等