公章證書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公章、證書的管理，確保公章、證書使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、子公司。（三）定義1.公章：指公司法定名稱章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。2.證書：指公司營業執照、資質證書、榮譽證書、各類許可證等由政府部門或相關機構頒發的證明文件。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制須由行政管理部門根據公司相關規定提出申請，經公司法定代表人批準后，由行政管理部門指定專人到公安機關指定的刻章單位辦理刻制手續。2.刻制公章時，應要求刻章單位嚴格按照國家有關規定和公司提供的樣式進行刻制，確保公章質量。3.新刻公章需在行政管理部門備案，并填寫《公章刻制登記表》，注明公章名稱、規格、啟用日期等信息。（二）公章的保管1.公司公章實行專人保管制度，行政管理部門應指定專人負責公章的保管工作。保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉公司公章管理規定。2.公章保管人員應將公章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保保險柜密碼和鑰匙由專人掌握。3.公章保管人員不得將公章轉借他人使用，如因工作需要必須借用公章時，須經公司法定代表人或其授權的負責人批準，并填寫《公章借用申請表》，注明借用事由、借用時間、歸還時間等信息。借用期間，保管人員應監督借用人員正確使用公章，借用結束后，應及時收回公章，并檢查公章是否完好無損。4.公章保管人員因請假、出差等原因不能履行保管職責時，應提前向行政管理部門負責人報告，并辦理公章交接手續。交接時，雙方應認真核對公章數量、規格、完好情況等，并在《公章交接登記表》上簽字確認。（三）公章的使用1.公司公章的使用必須嚴格按照規定的程序進行審批，未經批準不得擅自使用公章。2.使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并附上相關文件或資料。申請表須經公司法定代表人或其授權的負責人批準簽字后方可使用公章。3.涉及公司重大事項、合同簽訂、對外擔保等重要文件的蓋章，須經公司法定代表人親自審批簽字后方可蓋章。4.公章使用人員應在公章使用登記表上詳細記錄公章使用情況，包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人等信息。登記表應妥善保存，以備查閱。5.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因工作需要確需在空白文件上加蓋公章時，須經公司法定代表人或其授權的負責人批準，并在空白處注明用途和有效期限。（四）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要停用公章時，行政管理部門應及時通知相關部門，并收回停用的公章。2.停用的公章應進行妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。3.對于需要銷毀的公章，行政管理部門應填寫《公章銷毀申請表》，經公司法定代表人批準后，由行政管理部門指定專人負責銷毀。銷毀過程應進行登記，并由監銷人員簽字確認。三、證書管理（一）證書的申領1.公司各類證書的申領由相關業務部門根據工作需要提出申請，經公司法定代表人或其授權的負責人批準后，由行政管理部門指定專人負責辦理申領手續。2.申領證書時，應按照政府部門或相關機構的要求填寫申請表，并提供相關證明材料。申請表須經公司法定代表人或其授權的負責人簽字蓋章后提交給相關部門。3.行政管理部門應及時跟蹤證書申領進度，確保證書按時領取。（二）證書的保管1.公司證書實行專人保管制度，行政管理部門應指定專人負責證書的保管工作。保管人員應具備良好的責任心，熟悉證書管理規定。2.證書保管人員應將證書存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保保險柜密碼和鑰匙由專人掌握。3.證書保管人員不得將證書轉借他人使用，如因工作需要必須借用證書時，須經公司法定代表人或其授權的負責人批準，并填寫《證書借用申請表》，注明借用事由、借用時間、歸還時間等信息。借用期間，保管人員應監督借用人員正確使用證書，借用結束后，應及時收回證書，并檢查證書是否完好無損。4.證書保管人員因請假、出差等原因不能履行保管職責時，應提前向行政管理部門負責人報告，并辦理證書交接手續。交接時，雙方應認真核對證書數量、規格、完好情況等，并在《證書交接登記表》上簽字確認。（三）證書的使用1.公司證書的使用必須嚴格按照規定的程序進行審批，未經批準不得擅自使用證書。2.使用證書時，應填寫《證書使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并附上相關文件或資料。申請表須經公司法定代表人或其授權的負責人批準簽字后方可使用證書。3.涉及公司重大事項、投標、資質年檢等重要活動需要使用證書時，須經公司法定代表人親自審批簽字后方可使用證書。4.證書使用人員應在證書使用登記表上詳細記錄證書使用情況，包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人等信息。登記表應妥善保存，以備查閱。5.嚴禁將證書用于非法活動或超出公司經營范圍的事項。（四）證書的年檢與換證1.公司應按照政府部門或相關機構的要求，定期對證書進行年檢和換證工作。2.證書年檢和換證工作由相關業務部門負責組織實施，行政管理部門協助辦理相關手續。3.業務部門應在規定的時間內準備好年檢和換證所需的材料，并提交給行政管理部門。行政管理部門應及時將材料報送相關部門進行審核。4.如證書年檢或換證未通過，業務部門應及時查找原因，并采取相應的措施進行整改，確保證書能夠順利通過年檢或換證。（五）證書的遺失與補辦1.如公司證書遺失，證書保管人員應立即向行政管理部門報告，并在相關媒體上刊登遺失聲明。2.遺失聲明刊登后，行政管理部門應及時向政府部門或相關機構申請補辦證書，并按照要求填寫申請表，提供相關證明材料。3.補辦證書所需的費用由公司承擔。四、監督與檢查（一）定期檢查1.行政管理部門應定期對公章、證書的保管和使用情況進行檢查，確保公章、證書的安全和正確使用。2.檢查內容包括公章、證書的保管是否妥善、使用是否符合規定、登記記錄是否完整等。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據工作需要對公章、證書的保管和使用情況進行不定期抽查。2.抽查結果應及時反饋給行政管理部門，并對發現的問題進行及時整改。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用公章、證書的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.如因公章、證書使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的