舊公章管理制度?總則目的為加強公司舊公章的管理，確保舊公章的妥善保管、安全使用及規范處置，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構在處理涉及舊公章相關事宜時的管理。定義1.舊公章：指公司因各種原因不再使用的各類公章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。2.保管部門：負責舊公章實物保管的部門，通常為公司辦公室或指定的檔案管理部門。3.使用審批人：根據規定有權審批舊公章使用申請的人員，一般為公司負責人或經授權的管理人員。舊公章的收繳與交接收繳情形1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要更換新公章時，原公章應予以收繳。2.公章使用期限屆滿或因其他法定事由無需繼續使用的，應進行收繳。3.發現公章遺失、被盜或存在其他異常情況，經公司研究決定后，對相關公章進行收繳。收繳流程1.申請收繳：由使用部門或相關負責人填寫《舊公章收繳申請表》，詳細說明收繳原因、公章名稱、編號、啟用時間等信息，并提交至保管部門。2.審核確認：保管部門收到申請表后，對申請內容進行審核，核實公章的實際情況。如審核無誤，在申請表上簽署意見，并提交至公司領導審批。3.領導審批：公司領導根據申請情況進行審批，批準后下達收繳指令。4.收繳實施：保管部門按照領導審批意見，通知相關部門或人員將舊公章交回。收繳過程中，需對公章的外觀、完整性等進行檢查，并做好記錄。5.交接手續：交接雙方需在《舊公章交接清單》上簽字確認，清單應注明公章名稱、編號、數量、交接時間、交接人等信息。交接清單一式兩份，交接雙方各執一份，保管部門留存一份存檔。舊公章的保管保管部門職責1.負責設立專門的舊公章保管區域，確保保管環境安全、整潔、防潮、防火、防盜。2.配備必要的保管設備，如保險柜、印章盒等，對舊公章進行妥善存放。3.建立舊公章保管臺賬，詳細記錄每枚舊公章的收繳時間、名稱、編號、啟用時間、停用原因、保管狀態等信息，并定期進行核對和更新。4.對舊公章的保管情況進行定期檢查，確保公章安全無損。如發現問題，應及時報告并采取相應措施。保管要求1.舊公章應存放在保險柜或其他安全的保管設備內，鑰匙由專人保管。2.嚴禁將舊公章隨意放置或帶出保管區域，確因工作需要帶出的，須經使用審批人批準，并辦理相關借用手續。3.保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人透露舊公章的保管情況。4.如遇人員變動，應及時辦理舊公章保管交接手續，確保保管工作的連續性和安全性。舊公章的使用使用情形1.因辦理公司注銷、工商登記變更、稅務清算等需要提供舊公章作為證明材料的。2.為處理歷史遺留問題、法律糾紛等，經公司批準需要使用舊公章的。3.其他經公司領導同意的特殊情況下需要使用舊公章的。使用流程1.使用申請：使用部門或相關人員填寫《舊公章使用申請表》，詳細說明使用原因、使用時間、使用范圍、使用次數等信息，并提交至保管部門。2.審核審批：保管部門對申請內容進行初審，核實使用必要性和合規性。初審通過后，提交至使用審批人進行審批。使用審批人應根據公司規定和實際情況，對申請進行嚴格審查，批準后方可使用。3.領用登記：經批準后，使用人員到保管部門辦理舊公章領用手續，在《舊公章使用登記表》上簽字確認領用時間、歸還時間、使用情況等信息。保管人員應將舊公章從保管設備中取出，交予使用人員，并做好記錄。4.使用監督：使用過程中，保管部門應安排專人進行監督，確保舊公章僅用于申請范圍內的事項，不得擅自擴大使用范圍或用于其他違規用途。5.歸還交接：使用完畢后，使用人員應及時將舊公章歸還至保管部門。保管人員應對歸還的公章進行檢查，確認無誤后，在《舊公章使用登記表》上簽字確認歸還時間，并將公章妥善存放回保管設備。舊公章的銷毀銷毀情形1.公司已完成相關業務處理，舊公章不再具有使用價值的。2.因法律法規要求或公司內部規定，需對舊公章進行銷毀的。3.舊公章存在損壞、遺失且無法找回，經公司研究決定予以銷毀的。銷毀流程1.申請銷毀：由保管部門填寫《舊公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、公章名稱、編號、數量等信息，并提交至公司領導審批。2.審核批準：公司領導對申請進行審核，批準后下達銷毀指令。3.制定方案：保管部門根據領導審批意見，制定舊公章銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點、參與人員等內容。4.組織實施：按照銷毀方案組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、熔化、焚燒等安全可靠的方法，確保公章無法恢復使用。在銷毀過程中，應安排專人進行監督，并做好記錄。5.銷毀記錄：銷毀完成后，參與銷毀的人員應在《舊公章銷毀記錄》上簽字確認，記錄應包括銷毀時間、地點、方式、公章名稱、編號、數量等信息。銷毀記錄一式兩份，一份由保管部門留存存檔，一份交公司檔案管理部門備案。監督與檢查內部審計監督公司內部審計部門定期對舊公章的管理情況進行審計檢查，包括收繳、保管、使用、銷毀等環節，確保管理制度的執行到位，發現問題及時督促整改。日常監督檢查保管部門應定期對舊公章的保管情況進行自查，檢查內容包括保管環境、臺賬記錄、使用登記等。公司其他部門有權對舊公章的管理情況進行監督，發現違規行為應及時向保管部門或公司領導報告。違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規行為給公司造成損失的，相關責任人應承擔賠償責