檔案成果管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案成果的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司生產、經營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案成果的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對各類檔案成果進行集中管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則檔案成果應如實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則涵蓋公司生產、經營、管理等各個方面形成的文件材料，保證檔案的全面性。4.保密性原則對涉及公司機密的檔案成果嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案成果的分類與歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司內部管理制度、規定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結、報告等。4.公司會議記錄、紀要，包括董事會、總經理辦公會、部門例會等。5.公司發文、收文、簽報等文件往來記錄。6.公司印章使用記錄。7.公司證照管理文件，如資質證書、榮譽證書等。8.公司行政事務處理文件，如辦公用品采購、車輛管理等。（二）人力資源管理類檔案1.員工招聘、錄用、轉正、離職等相關文件，包括簡歷、面試評估表、勞動合同等。2.員工培訓計劃、培訓記錄、培訓總結等。3.員工績效考核方案、考核記錄、考核結果等。4.員工薪酬福利方案、工資發放記錄等。5.員工獎懲文件，包括獎勵決定、處罰通知等。6.員工檔案，包括個人基本信息、學歷證書、工作經歷等。（三）財務管理類檔案1.公司財務預算、決算報告。2.會計憑證、賬簿、報表等財務資料。3.稅務申報資料、納稅記錄等。4.審計報告、財務審計相關文件。5.資金管理文件，如資金計劃、資金審批等。6.財務管理制度、規定等。（四）市場營銷類檔案1.市場調研報告、市場分析報告等。2.銷售合同、訂單、銷售發票等銷售業務文件。3.客戶信息檔案，包括客戶基本資料、購買記錄、信用評估等。4.營銷活動策劃方案、活動執行記錄、活動總結等。5.競爭對手分析報告。（五）技術研發類檔案1.研發項目立項報告、可行性研究報告等。2.研發過程中的技術文檔，如設計圖紙、技術方案、實驗記錄等。3.產品說明書、用戶手冊等產品相關文檔。4.知識產權相關文件，如專利申請文件、商標注冊文件等。5.技術研發成果鑒定報告、驗收報告等。（六）生產管理類檔案1.生產計劃、生產調度記錄等。2.生產工藝文件、操作規程等。3.設備管理文件，包括設備采購合同、設備維護記錄、設備維修記錄等。4.質量管理文件，如質量標準、檢驗報告、質量事故處理記錄等。5.安全生產文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告等。三、檔案成果的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案成果的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.員工在工作中形成的文件材料應及時交至本部門的檔案收集責任人，不得私自留存。3.對于重要文件材料，應進行原件收集；如原件無法收集，應收集清晰、完整的復印件，并注明出處。（二）整理規范1.檔案收集責任人應對收集到的文件材料進行初步整理，按照檔案分類目錄進行分類。2.每份文件材料應保持整潔、完好，去除無關的附件和空白頁。3.對文件材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.編制文件材料目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息。四、檔案成果的歸檔（一）歸檔時間1.行政管理類檔案應在文件形成后的[X]個工作日內歸檔。2.人力資源管理類檔案應在相關事項辦理完畢后的[X]個工作日內歸檔。3.財務管理類檔案應按照財務檔案管理規定的時間進行歸檔。4.市場營銷類檔案應在業務活動結束后的[X]個工作日內歸檔。5.技術研發類檔案應在項目結束后的[X]個工作日內歸檔。6.生產管理類檔案應根據生產流程及時歸檔，確保生產活動相關文件的連續性。（二）歸檔流程1.檔案收集責任人整理好文件材料后，填寫檔案移交清單，清單應注明文件編號、名稱、日期、數量等信息。2.將整理好的文件材料及檔案移交清單一并交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行核對，核對無誤后辦理簽收手續，并將檔案按照分類存放至相應的檔案柜中。五、檔案成果的保管（一）保管環境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應保持在[X]%[X]%之間。3.檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。（二）保管期限1.行政管理類檔案中的永久性文件應長期保管，定期文件根據其重要性和時效性確定保管期限，一般為[X]年[X]年。2.人力資源管理類檔案中的員工檔案應長期保管，其他相關文件根據其性質確定保管期限，一般為[X]年[X]年。3.財務管理類檔案按照國家財務檔案管理規定確定保管期限，一般為[X]年[X]年。4.市場營銷類檔案根據業務需要確定保管期限，一般為[X]年[X]年。5.技術研發類檔案中的重要技術文件應長期保管，其他相關文件根據其重要性確定保管期限，一般為[X]年[X]年。6.生產管理類檔案根據生產流程和管理要求確定保管期限，一般為[X]年[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。2.在清查過程中，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，報告應包括清查時間、范圍、結果等信息。六、檔案成果的利用（一）利用權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案成果的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案成果或涉及公司機密的檔案成果，需經公司分管領導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案成果的，應提交查閱申請函，并經公司總經理審批同意后，方可查閱。查閱過程中應有公司檔案管理人員陪同，查閱內容應嚴格限定在申請范圍內。（二）利用方式1.檔案管理部門應根據查閱申請提供檔案原件或復印件，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需借閱檔案成果，應填寫檔案借閱申請表，經審批后辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案成果，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，歸還時應保證檔案完好無損。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案成果的利用情況進行詳細登記，登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內容、審批人等信息。七、檔案成果的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關部門代表及公司分管領導組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經公司分管領導審批后，報公司總經理批準。3.檔案管理部門按照批準的檔案銷毀清單進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息。4.銷毀記錄應由檔案管理部門負責人和監銷人員簽字確認，并歸檔保存。八、檔案成果的數字化管理（一）數字化范圍1.對重要的檔案成果應進行數字化處理，以提高檔案的利用效率和存儲安全性。2.數字化范圍包括但不限于公司核心業務文件、重要合同、技術研發資料等。（二）數字化流程1.檔案管理部門確定需要數字化的檔案清單，并組織人員進行掃描。2.掃描過程中應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關要求。3.對掃描后的圖像進行處理，包括去污、裁剪、糾偏等，確保圖像質量。4.建立數字化檔案數據庫，對數字化檔案進行分類存儲，并編制電子目錄，便于檢索和查詢。（三）數字化檔案的管理1.加強對數字化檔案數據庫的安全管理，設置訪問權限，防止數據泄露。2.定期對數字化檔案進行備份，確保數據的安全性和完整性。3.對數字化檔案的利用應遵循與紙質檔案相同的管理規定，確保利用過程的規范、安全。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責公司檔案成果的管理工作，制定檔案管理工作計劃和規章制度。2.組織檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的順利進行。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時發現和解決問題。4.負責與公司各部門及外部單位的溝通協調，保障檔案管理工作的有效開展。5.組織檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定，審核檔案銷毀清單。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的完整、準確、系統。2.按照檔案歸檔要求，及時將整理好的檔案進行歸檔，并做好檔案的保管工作。3.負責檔案