會議組織及協調員合同編號：__________

甲方（以下簡稱“甲方”）名稱：________________________

地址：________________________

乙方（以下簡稱“乙方”）名稱：________________________

地址：________________________

鑒于甲方需要乙方提供專業的會議組織及協調服務，以保障會議的順利進行，雙方經友好協商，達成如下協議：

一、合同目的：本合同旨在明確甲乙雙方的權利、義務和責任，確保甲方會議的組織及協調工作得到有效實施。

二、合同背景：甲方舉辦各類會議，為提高會議質量，特聘請乙方擔任會議組織及協調員，負責會議前、中、后期的各項準備工作及現場協調工作。

雙方的責任和義務：

一、甲方責任和義務：

1.提供會議組織及協調所需的必要資料、信息及條件，包括但不限于會議主題、時間、地點、參會人員名單、預算等。

2.保障乙方在會議組織及協調過程中的合法權益，確保乙方在履行職責時不受不當干擾。

3.按時支付乙方約定的報酬，支付方式及時間由雙方另行約定。

4.在乙方完成會議組織及協調工作后，對乙方的服務進行評價，并將評價結果反饋給乙方。

5.對乙方在工作中提出的合理建議予以考慮，并視情況予以采納。

二、乙方責任和義務：

1.嚴格遵守國家法律法規，遵守甲方提供的會議組織及協調資料，確保會議的順利進行。

2.按照甲方要求，制定詳細的會議組織及協調方案，包括會議流程、時間安排、場地布置、設備調試等。

3.在會議期間，負責現場協調工作，確保會議各個環節的順利進行，包括參會人員簽到、引導、秩序維護等。

4.對會議現場出現的突發狀況進行及時處理，確保會議的正常進行。

5.在會議結束后，及時整理會議資料，向甲方提交會議總結報告，包括會議亮點、不足及改進措施等。

6.保守甲方商業秘密，未經甲方同意，不得向任何第三方泄露會議組織及協調過程中的相關信息。

三、雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照約定履行會議組織及協調職責，確保會議順利進行。

2.甲方有權對乙方的工作進行監督和指導，以確保乙方的工作質量。

3.乙方有權要求甲方提供必要的資料和信息，以確保乙方能夠順利履行職責。

4.乙方有權要求甲方支付約定的報酬，并在甲方未按時支付報酬時，向甲方提出書面催告。

四、雙方義務：

1.甲方應按時支付乙方報酬，不得無故拖欠。

2.乙方應按時完成會議組織及協調工作，不得無故拖延。

3.雙方應遵守合同約定，不得擅自變更合同內容。

4.雙方應友好協商解決合同履行過程中產生的爭議，如協商不成，可依法向人民法院提起訴訟。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額：本合同約定的總金額為人民幣______元整（￥______），該金額包含乙方在會議組織及協調過程中產生的所有合理費用。

二、支付方式：

1.預付款：合同簽訂后____個工作日內，甲方應向乙方支付合同總金額的_____%作為預付款，即人民幣______元整（￥______）。

2.進度款：乙方完成會議組織及協調工作的_____%后，甲方應向乙方支付合同總金額的_____%作為進度款，即人民幣______元整（￥______）。

3.結算款：乙方完成全部會議組織及協調工作并提交最終報告后____個工作日內，甲方應向乙方支付合同總金額的_____%作為結算款，即人民幣______元整（￥______）。

4.額外費用：如因甲方原因導致會議組織及協調工作超出原定范圍或產生額外費用，雙方應根據實際情況另行協商確定費用及支付方式。

三、支付條件：

1.甲方支付款項前，乙方應向甲方提交詳細的費用清單和發票。

2.甲方在收到乙方提交的費用清單和發票后____個工作日內完成支付。

3.甲方支付款項后，乙方應向甲方提供相應的收據或發票作為憑證。

四、違約責任：

1.如甲方未按約定支付款項，應向乙方支付_____%的違約金。

2.如乙方未按約定完成工作，甲方有權扣除已支付款項的_____%作為違約金。

五、其他：

1.本合同金額及支付方式為最終約定，雙方不得擅自變更。

2.如遇國家政策調整、匯率變動等不可抗力因素導致合同金額發生變化，雙方應友好協商解決。

3.本合同中未提及的費用，雙方應另行協商確定。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任：

1.甲方違約：

a.如甲方未按約定支付款項，應向乙方支付_____%的違約金。

b.如甲方未按約定提供必要資料和信息，導致乙方無法按時完成工作，甲方應賠償乙方因此造成的直接經濟損失。

2.乙方違約：

a.如乙方未按約定完成會議組織及協調工作，甲方有權扣除已支付款項的_____%作為違約金。

b.如乙方泄露甲方商業秘密，甲方有權要求乙方承擔相應的法律責任，并賠償甲方因此遭受的損失。

二、爭議解決：

1.雙方應本著友好協商的原則，積極解決合同履行過程中產生的爭議。

2.如協商不成，雙方可選擇以下爭議解決方式之一：

a.訴訟：任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟，訴訟費用由敗訴方承擔。

b.仲裁：雙方同意將爭議提交至________仲裁委員會仲裁，仲裁裁決為終局裁決，對雙方均有約束力。

c.調解：雙方可自愿選擇第三方調解機構進行調解，調解結果對雙方均有約束力。

3.適用法律：本合同適用中華人民共和國法律。

4.管轄法院：合同履行過程中產生的爭議，如選擇訴訟解決，由合同簽訂地人民法院管轄。

三、其他：

1.本合同違約與爭議解決機制為最終約定，雙方不得擅自變更。

2.如遇國家政策調整、法律法規變更等不可抗力因素導致違約或爭議，雙方應友好協商解決。

3.本合同違約與爭議解決機制未涵蓋的事項，雙方應另行協商確定。

附則：

一、生效條件：本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

二、有效期：本合同的有效期為自合同生效之日起至會議組織及協調工作完成之日止。如需延長合同期限，雙方應另行協商并簽訂補充協議。

三、變更與終止條款：

1.變更：在合同有效期內，任何一方如需變更合同內容，應書面通知對方，經雙方協商一致后，簽訂書面變更協議，變更后的協議作為本合同的組成部分，具有同等法律效力。

2.終止：

a.會議組織及協調工作完成后，本合同自然終止。

b.如一方違約，另一方有權通知違約方終止合同，并要求違約方承擔相應的違約責任。

c.因不可抗力導致合同無法繼續履行時，雙方可協商終止合同，并互不追究責任。

四、通知：

1.除非合同另有約定，所有通知應以書面形式發送，并通過以下方式送達：

a.郵寄：以掛號信方式發送至對方地址，以郵戳日期為準。

b.傳真：以傳真確認收悉為準。

c.電子郵件：以發送成功且對方確認收悉為準。

2.任何一方變更地址、聯系方式，應及時通知對方。

五、合同解除：

1.如一方違約，另一方有權解除合同，并要求違約方承擔相應的違約責任。

2.在合同有效期內，如因國家政策調整、法律法規變更等不可抗力因素導致合同無法繼續履行，雙方可協商解除合同。

六、合同解除后的處理：

1.合同解除后，雙方應立即停止履行合同約定的權利和義務。

2.雙方應相互配合，妥善處理合同解除后的善后事宜，包括但不限于財務結算、資料交接等。

七、其他：

1.本合同未盡事宜，雙方可另行協商解決。

2.本合同附件作為合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等法律效力。

3.本合同如有未盡事宜，可由雙方協商簽訂補充協議，補充協議與本合同具有同等法律效力。

附件：

一、需求文檔：包括但不限于會議組織需求、協調工作要求、參會人員名單、預算分配、時間安排等詳細內容。

二、設計方案：乙方根據甲方需求制定的會議組織及協調方案，包括會議流程、場地布置、設備使用、人員安排等。

三、技術規格：會議所需設備的規格參數、技術指標、操作指南等。

四、合同附件一：乙方提供的乙方資質證明文件，如營業執照、法人代表身份證復印件等。

五、合同附件二：甲方提供的會議相關資料，如場地租賃協議、設備租賃協議等。

六、合同附件三：乙方提供的會議組織及協調工作計劃，包括時間節點、任務分配、責任人等。

七、合同附件四：會議現場照片、視頻等資料，用于記錄會議組織及協調過程中的重要環節。

八、合同附件五：會議組織及協調工作總結報告，包括會議亮點、不足及改進措施等。

九、合同附件六：乙方提交的發票、費用清單等財務憑證。

十、合同附件七：雙方協商確定的補充協議及相關附件。

雙方簽字、蓋章及日期：

甲方（簽字