TIMEWAYNECONSULTING進入重要提醒公眾溝通---文書溝通技法概要文字溝通分析模擬訓練文書溝通TIMEWAYNECONSULTING進入學習目的如果你寫不出來，你也別指望你能說得好！文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓練自己，這一過程可能是漫長的。與其說你在訓練寫作技能，不如說你在培養正確的寫作習慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會發現，這個模版本身就是溝通的阻礙。公眾溝通---文書溝通TIMEWAYNECONSULTING通過對目前的期望的文字溝通效果，確認改善的領域通過掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的效果。培養和發展文字溝通技能學習目的進入文字溝通分析公眾溝通---文書溝通TIMEWAYNECONSULTING進入明確目的文書溝通—文字溝通分析三個問題一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點？三、文字溝通首要重點？信涵、備忘錄、報告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規章、筆記、計劃、討論文件A。傳達必要的，精確的信息。B。文字的表述對特定的情況應是恰如其分的。TIMEWAYNECONSULTING進入寫作過程文書溝通—文字溝通分析明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達指示解釋事情事后補遺

制定語氣和修辭策略TIMEWAYNECONSULTING進入示例練習寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內容檢查細節，確認無誤，要與不要

目的要明確

信息要全面

行文要簡短

使用短句

強調最重要的

段落分明

總結和結論

盡量生動

隨意開始

寫寫停停

被動句

雙重否定

長句

無關信息

錯別字

過長文書溝通—文字溝通分析TIMEWAYNECONSULTING進入本練習review和結論親愛的先生/女士：我已經間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業務方面經驗有限，曾經為您服務過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習目標：判別兩封信的高下，并說明原因（10分鐘）形式：團隊討論、形成理由、代表陳述。（3分鐘）文書溝通—文字溝通分析TIMEWAYNECONSULTING進入技法概要文書溝通—文字溝通分析親愛的先生/女士：我已經間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業務方面經驗有限，曾經為您服務過的人說我們能勝任此項工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因為……劉云端先生，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊。你曾表示過貴公司對安裝新型計算機軟件感興趣，我相信我們的服務符合你的要求，會讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不原費神查明聯系人語意含糊語法錯誤與錯別字無關信息文書過長說明寫信原因暗示下一步應采取的行動知道此信發給誰表明積極的態度只寫了一頁表達不清，內容缺乏全面考慮，錯別字和標點錯誤，廢話連篇。內容清晰，態度樂觀，簡明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說明原因TIMEWAYNECONSULTING進入環節要點文書溝通—技法概要掌握寫作過程中每個環節的要點掌握三種文字類型的特點和寫作方式TIMEWAYNECONSULTING進入三種類型文書溝通—技法概要寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內容檢查細節，確認無誤重溫寫作過程

準備準備再準備目標:who,what,why提綱：結構、策略整理：信息、需求

寫作

檢查

肯定、否定、指示刪減:無關信息、大幅度注意錯誤：語法、拼寫、描述細節：標點、日期、稱謂TIMEWAYNECONSULTING進入技法概要總結表文書溝通—技法概要類型寫作方式肯定同意某種請示，提供一個機會，或者是一些好消息。直截了當地給接受者好消息，使之高興。然后解釋這個好消息，消除接收者可能產生的疑問。用好祝愿來結束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定對要求的一種否定，或者是一個壞消息。開始以自然漸進的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進行暗示，使之有思想準備。給出壞消息，要清楚、準確。不能使人產生誤解。用良好的祝愿結束，不要為壞消息做任何辯解。指示指示他人進行某項工作，開展某些活動，同意你的見解或提供你的信息等。開頭對受信人應具有吸引力，要生動，使人產生興趣。表述事實，要求或建議。當這些與某種利益相關時，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵克服困難，盡快完成任務。TIMEWAYNECONSULTING進入模擬練習文書溝通—技法概要1．

寫作準備階段：

思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點的位置，去掉無關信息。3．檢查①是否表述準確。②是否有不適當的描述。③有否文法、文字上的錯誤。關的和重復的內容2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應如何去做鼓勵克服困難，盡早完成工作。

TIMEWAYNECONSULTING進入創建文字溝通分析表文書溝通—模擬練習溝通聯絡卡創建文字溝通分析表一封拒絕的信TIMEWAYNECONSULTING進入一封拒絕的信（釘書機）主要受信人肯定？否定？指示？直接寫的？回復的？受信人重要度排序寫給受信人的困難程度排序加以何種注意備注文字溝通分析表填寫時，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習時至少填寫三個主要受信人，現實工作中要填寫所有的。用10分鐘獨自填寫。填寫完畢后用5分鐘在組內交換該分析表，可以討論問題：填完表后，你發現了什么？交換表后，你又發現了什么？模擬練習—文字溝通分析表TIMEWAYNECONSULTING進入研討模擬練習—一封拒絕的信練習背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產進修的要求，（內容見后）而你必須寫一封復信，信中你要拒絕他的要求。請每個人用10分鐘寫完這封信。（請注意“準備、寫作和檢查”三步驟）尊敬的主管：您好，我是質量控制員王海賓，已經在崗位上工作3年了。我先后多次參加過公司內部組織的一些技能培訓，這些培訓對我的工作很有幫助，使我深刻認識到知識對工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個西格瑪”管理的進修班，為期2個月，脫產進行。原因如下：“6個西格瑪”是最近在制造業很受重視的質量管理方法，作為主管質量方面的員工，我的質量管理知識已經陳舊，需要更新。現在學習儲備一些專業知識，可以有利于將來工作。我多次提議公司舉辦類似培訓，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。這個為期2個月的進修班是省計委舉辦的，質量高，費用低，機會難得。綜上所述，希望您能夠批準我的請求。此致敬禮王海賓2002年10月9日TIMEWAYNECONSULTING進入陳述紙樣板模擬練習—一封拒絕的信研討（20分鐘）兩人一組，互讀信件。每個人獨自閱讀所發資料，按要求填“分析表”。10分鐘團隊內依次傳閱每個人所寫的信件，討論并分別挑選出一封寫得最合適的，和一封相對最不合適的信。（注意上一步“分析表”中的意見）5分鐘團隊將這兩封信的分析表COPY到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評價。（陳述紙樣板見后）5分鐘TIMEWAYNECONSULTING進入“一封拒絕的信”review合適的信相對不合適的信是否清楚地表達了自己的目的？是否清楚地表達了自己的目的？信的結構是否符合前面所講的要求？信的結構是否符合前面所講的要求？換種方式表達是否效果更好？換種方式表達是否效果更好？不常用的詞句：替代詞句：不常用的詞句：替代詞句：容易引人誤解的詞句：

修正：

容易引人誤解的詞句：

修正：

信中寫了多少句話，數一下記下來。信中寫了多少句話，數一下記下來。654321<5<8…………<22個字的句子…..模擬練習—一封拒絕的信陳述紙樣板TIMEWAYNECONSULTING進入溝通聯絡卡練習模擬練習—一封拒絕的信討論問題：團隊是怎樣依次傳閱信件的？兩封信是如何推舉出來的？每封信都和對應的“分析表”在一起嗎？還是已經混亂地分開？你看到別人對自己信的“分析表”了嗎？你發現了什么？你覺得自己寫的這封信可以怎樣改進？TIMEWAYNECONSULTING進入review“信息分析表”模擬練習—溝通聯絡卡規則：1、所有組得到一個相同的完整的拼圖結果圖形。2、每組得到一些圖片，這些圖片是以相同的裁剪方式，從3個相同的結果圖形中裁剪出來的，無序混合后，分成三組分發。因此不保證每個組得到的圖片剛好能拼出結果圖形，因為圖形可能重疊和短缺。（我們要克服的困難之一，就是通過溝通理順重疊和短缺）3、小組內可以自由口頭交流，小組間只能通過“溝通聯絡卡”交流。4、每組選一名傳送員，永遠不能說話，不能指導拼圖，只負責傳遞信息和圖片，并觀察溝通效果，以便討論時用。5、圖片可以在組間轉移，遵循以下原則A：可以根據其他小組的要求轉移任何圖片，也可向其他小組申請圖片B：每小組桌上至少保留3塊圖片。7、每組桌上只準有紙和筆8、不得把圖片集中向一個小組轉移，因為日常工作中，不可能由一個群體擔任全部任務。9、三個小組有5分鐘（另計）統一準備時間，然后開始彼此隔離地工作。10、三個小組全部完成拼圖時算成功！目標：通過溝通聯絡卡完成分組拼圖30（分鐘）TIMEWAYNECONSULTING進入總結和思考模擬練習—溝通聯絡卡1、每個小組對收到的一些典型的聯絡卡進行分析，完成下表10分鐘有效信息摘要有效原因無效信息摘要無效原因引起混亂的信息摘要產生混亂的原因TIMEWAYNECONSULTING進入章節回顧模擬練習—溝通聯絡卡文字溝通的障礙是什么？應該如何進行有效的文字溝通？應該改善哪方面的溝通技巧？總結本組的經驗、見解和建議，代表發言3分鐘總結與思考10分鐘TIMEWAYNECONSULTING公眾溝通---文書溝通技法概要文字溝通分析模擬訓練文書溝通9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。4月-254月-25Sunday,April6,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。00:02:1800:02:1800:024/6/202512:02:18AM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。4月-2500:0