合同執(zhí)行管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同執(zhí)行流程，確保合同得到有效履行，維護公司合法權(quán)益，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高公司經(jīng)濟效益和管理水平。2.適用范圍本制度適用于公司所有簽訂的合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.職責(zé)分工合同管理部門：負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、歸檔、保管以及合同執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)部門：作為合同執(zhí)行的主體，負(fù)責(zé)合同的具體履行，包括按照合同約定組織生產(chǎn)、供貨、服務(wù)等，并及時向合同管理部門反饋合同執(zhí)行進展情況。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定進行款項收付、賬務(wù)處理，并對合同執(zhí)行過程中的財務(wù)風(fēng)險進行監(jiān)控。法務(wù)部門：為合同的簽訂、履行提供法律支持，審查合同條款的合法性、有效性，處理合同糾紛等法律事務(wù)。二、合同簽訂1.合同談判業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)就合同涉及的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款進行充分談判，與對方達成一致意見。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。2.合同起草合同原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。涉及法律專業(yè)問題的，應(yīng)征求法務(wù)部門意見。3.合同審核業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對合同草案進行審核，重點審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確等。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門應(yīng)審核合同中的付款方式、結(jié)算期限、發(fā)票開具等財務(wù)條款，確保合同執(zhí)行過程中的資金安全和財務(wù)合規(guī)。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對合同的合法性、有效性進行審查，重點審查合同條款是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，是否存在潛在法律風(fēng)險等。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門應(yīng)出具書面法律意見。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批流程應(yīng)明確各級審批權(quán)限和審批時限，確保合同及時得到審批。審批通過后的合同方可簽訂。5.合同簽訂合同由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時進行編號、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門。三、合同執(zhí)行1.任務(wù)分配與交底業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各項任務(wù)的責(zé)任人、時間節(jié)點和質(zhì)量要求，并將合同執(zhí)行計劃傳達給相關(guān)人員。同時，組織合同執(zhí)行人員進行交底，確保其熟悉合同條款和執(zhí)行要求。2.進度跟蹤合同執(zhí)行人員應(yīng)定期向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報合同執(zhí)行進度，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時掌握合同執(zhí)行情況，并向合同管理部門反饋。合同管理部門應(yīng)建立合同執(zhí)行進度臺賬，對合同執(zhí)行情況進行動態(tài)跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.質(zhì)量控制業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)、供貨或提供服務(wù)，確保產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合要求。質(zhì)量控制部門應(yīng)加強對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時督促業(yè)務(wù)部門整改。4.款項收付財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算期限，及時辦理款項收付手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于涉及預(yù)付款項的合同，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)付款管理制度進行審批和管理，防范預(yù)付款風(fēng)險。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供發(fā)票開具信息，確保發(fā)票開具及時、準(zhǔn)確。財務(wù)部門應(yīng)按照稅收法律法規(guī)規(guī)定，及時進行發(fā)票管理和稅務(wù)處理。5.變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照原合同審批流程進行審批，并及時通知合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。合同管理部門應(yīng)做好變更協(xié)議的歸檔工作。6.風(fēng)險管理業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中應(yīng)密切關(guān)注可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素，如市場變化、對方違約等，并及時采取應(yīng)對措施。財務(wù)部門應(yīng)加強對合同執(zhí)行過程中財務(wù)風(fēng)險的監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險預(yù)警信號，應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門和管理層報告，并提出防范措施建議。法務(wù)部門應(yīng)參與合同執(zhí)行過程中的重大決策，提供法律支持和風(fēng)險防范建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。四、合同驗收1.驗收準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的交付期限屆滿前，通知相關(guān)部門和人員做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收人員應(yīng)熟悉合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.驗收實施驗收人員應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序，對產(chǎn)品或服務(wù)進行全面驗收。驗收過程中應(yīng)做好記錄，形成驗收報告。對于驗收合格的產(chǎn)品或服務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理接收手續(xù)；對于驗收不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求對方限期整改或采取其他補救措施，直至驗收合格。3.驗收報告驗收報告應(yīng)包括驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、驗收結(jié)果等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)及時提交給合同管理部門歸檔保存。五、合同結(jié)算1.結(jié)算申請業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的結(jié)算期限屆滿后，及時向財務(wù)部門提交結(jié)算申請。結(jié)算申請應(yīng)包括合同編號、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等內(nèi)容，并附相關(guān)supportingdocuments，如發(fā)票、驗收報告、對賬單等。2.結(jié)算審核財務(wù)部門收到結(jié)算申請后，應(yīng)按照合同約定和公司財務(wù)管理制度進行審核。審核內(nèi)容包括結(jié)算金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)supportingdocuments是否齊全等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實。3.結(jié)算審批經(jīng)財務(wù)部門審核通過的結(jié)算申請，按照公司內(nèi)部審批流程提交審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理款項支付手續(xù)。4.結(jié)算歸檔財務(wù)部門應(yīng)將結(jié)算過程中的相關(guān)文件、資料整理歸檔，包括結(jié)算申請、審核意見、審批文件、付款憑證等，以便日后查閱和審計。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應(yīng)及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，并采取相應(yīng)的防范措施。2.糾紛協(xié)商合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對方進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中應(yīng)做好記錄，明確雙方的觀點和意見。3.糾紛處理方案制定如協(xié)商不成，法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括糾紛的基本情況、處理目標(biāo)、處理策略、法律依據(jù)等內(nèi)容。4.糾紛處理實施根據(jù)糾紛處理方案，相關(guān)部門應(yīng)積極采取措施處理合同糾紛。如通過訴訟、仲裁等法律途徑解決糾紛的，法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)證據(jù)材料，委托律師代理訴訟或仲裁活動。5.糾紛處理結(jié)果跟蹤糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門反饋處理進展情況。糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將糾紛處理結(jié)果報告合同管理部門備案。同時，合同管理部門應(yīng)組織對糾紛處理情況進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同執(zhí)行過程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、變更協(xié)議、驗收報告、結(jié)算憑證、糾紛處理文件等，并進行整理、分類。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行整理。整理內(nèi)容包括文件編號、日期、標(biāo)題、正文、附件等，并編制檔案目錄。3.檔案歸檔整理后的合同檔案應(yīng)及時歸檔保存。檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜或檔案庫中，并按照類別、年度等進行分類存放，便于查閱和管理。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。涉及重要合同或機密信息的檔案查閱，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進行審批。5.檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核同意，可按照規(guī)定進行銷毀。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同執(zhí)行進度、質(zhì)量控制、款項收付、變更管理、糾紛處理等方面。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對合同執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，重點審查合同執(zhí)行的合規(guī)性、有效性以及財務(wù)收支的真實性、合法性等。2.考核評價公司應(yīng)建立合同執(zhí)行考核評價機制，對業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同執(zhí)行情況進行考核評價。考核評價指標(biāo)應(yīng)包括合同履行率、客戶滿意度、財務(wù)指標(biāo)完成情況等。考核評價結(jié)果應(yīng)與業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的績效掛鉤，作為薪酬分配、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。3.責(zé)任追究對于在合同執(zhí)行過程中因故意或重大過失導(dǎo)致公司利益受損的部門和人員，公司應(yīng)