輸電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)輸電工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合輸電工程實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于公司所屬輸電工程從項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)輸電工程檔案管理工作，各相關(guān)部門和參建單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門或本單位所形成檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.全過程管理原則檔案管理貫穿輸電工程建設(shè)全過程，與工程建設(shè)同步進(jìn)行，確保檔案的形成、積累、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相適應(yīng)。3.質(zhì)量第一原則嚴(yán)格把控檔案質(zhì)量，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，書寫規(guī)范、字跡清晰、圖像清晰，載體及裝具符合要求。4.便于利用原則檔案整理應(yīng)便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，建立完善的檢索系統(tǒng)，方便快速查找和調(diào)閱檔案。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和上級(jí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定和完善公司輸電工程檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查輸電工程各參建單位的檔案管理工作。3.組織對(duì)輸電工程檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查。4.接收、保管和提供利用輸電工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。（二）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)輸電工程建設(shè)過程中的檔案管理工作，明確各參建單位的檔案管理職責(zé)。2.將檔案管理工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)同步部署、同步檢查、同步考核。3.參與工程檔案的整理、審核和驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的質(zhì)量和完整性負(fù)責(zé)。（三）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及工程檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔工程設(shè)計(jì)階段形成的各類檔案，包括設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文件、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更等。2.對(duì)設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計(jì)文件符合工程建設(shè)要求，并及時(shí)向項(xiàng)目管理部門和施工單位提供準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)資料。3.配合項(xiàng)目管理部門和施工單位做好工程檔案的整理、審核和驗(yàn)收工作。（四）施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位在施工過程中形成的檔案收集、整理、歸檔工作。2.按照工程建設(shè)合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集、整理施工過程中的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程變更通知等，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)施工過程中形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向項(xiàng)目管理部門移交檔案，并配合做好工程檔案的審核和驗(yàn)收工作。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，審核施工單位報(bào)送的檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.收集、整理監(jiān)理過程中形成的檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，并及時(shí)向項(xiàng)目管理部門移交。3.協(xié)助項(xiàng)目管理部門做好工程檔案的整理、審核和驗(yàn)收工作，對(duì)工程檔案的質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)督。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。2.設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程變更通知、施工總結(jié)等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.設(shè)備文件設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件、設(shè)備說明書等。6.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程決算文件等。7.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、來往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和時(shí)間要求，及時(shí)收集本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)歸檔的電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、系統(tǒng)，格式規(guī)范，能夠長(zhǎng)期有效讀取，并與其紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、排列有序、目錄清晰。（四）整理方法1.分類輸電工程檔案一般分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等六大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。例如，工程前期文件編號(hào)為"QT年份序號(hào)"，設(shè)計(jì)文件編號(hào)為"SJ年份序號(hào)"等。3.組卷根據(jù)文件的數(shù)量和內(nèi)容，將相關(guān)文件組成一卷或多卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列，編寫頁號(hào)。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷編號(hào)、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)后及時(shí)歸檔。2.設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)完成并經(jīng)審核后歸檔。3.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，工程竣工后一個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。4.監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。5.設(shè)備文件應(yīng)在設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后或設(shè)備安裝調(diào)試完成后歸檔。6.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.施工單位、監(jiān)理單位等參建單位在完成檔案整理后，向項(xiàng)目管理部門提交檔案移交清單，申請(qǐng)檔案移交。2.項(xiàng)目管理部門對(duì)參建單位提交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理檔案移交手續(xù)。3.公司檔案管理部門接收項(xiàng)目管理部門移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理入庫手續(xù)。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限輸電工程檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。2.長(zhǎng)期保存的檔案保存期限為30年，主要包括設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件等。3.短期保存的檔案保存期限為10年，如工程變更通知、施工日志、監(jiān)理月報(bào)等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱輸電工程檔案，涉及對(duì)外提供檔案利用的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)程序辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和服務(wù)。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立輸電工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整、可長(zhǎng)期保存的PDF或TIFF格式。（三）數(shù)據(jù)錄入將檔案目錄信息和數(shù)字化掃描圖像錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。（四）系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和共享利用。（五）安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻、防病毒等措施，確保檔案信息的安全可靠。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門、項(xiàng)目管理部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限和重要程度，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門定期對(duì)輸電工程各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保