某科技公司革命歷史檔案著錄細則?一、總則1.目的：為全面、準確、規范地著錄某科技公司革命歷史檔案，便于檔案的管理、檢索、利用和研究，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于某科技公司在革命歷史時期形成的各類檔案，包括但不限于文件、報告、會議記錄、照片、實物等。3.著錄原則準確性原則：著錄內容應準確反映檔案的真實信息，確保數據的可靠性。完整性原則：全面著錄檔案的各項特征，不得遺漏重要信息。規范性原則：遵循統一的著錄格式和標準，保證著錄的一致性和規范性。二、著錄項目及說明（一）檔號1.定義：檔號是檔案的編號，具有唯一性，用于標識每一份檔案。2.構成：檔號由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。全宗號：該科技公司的全宗號，由檔案管理部門統一編制。目錄號：根據檔案的類別或形成年度等劃分的目錄編號。案卷號：按照檔案整理的順序，對案卷賦予的編號。件號：在案卷內對每份文件或資料的編號。3.著錄要求：準確填寫檔號的各個組成部分，確保與檔案實體一致。（二）題名1.定義：題名是對檔案內容的概括性表述，應簡潔明了、準確反映檔案的主題。2.著錄要求照錄原文：原則上應照錄檔案上的題名，不得隨意更改。補充修正：當題名過于簡略或含義不明確時，應根據檔案內容進行適當補充或修正，補充內容加"[]"。統一規范：對于同一主題的檔案，題名應保持相對統一的格式。（三）時間1.定義：時間是指檔案形成的時間，包括年、月、日等。2.著錄要求準確記錄：按照檔案上明確標注的時間進行著錄，格式為"XXXX年XX月XX日"。起止時間：對于有起止時間的檔案，應分別著錄開始時間和結束時間，中間用""連接。模糊時間：如檔案時間不明確或只知大致時間段，應盡量注明相對準確的時間范圍。（四）責任者1.定義：責任者是指對檔案內容負有責任的單位或個人。2.著錄要求明確填寫：盡量具體填寫責任者的名稱或姓名，多個責任者之間用"；"分隔。規范簡稱：對于常用的單位簡稱，應使用規范的簡稱形式。查找補充：當檔案上責任者不明確時，應通過查閱相關資料或考證確定責任者。（五）保管期限1.定義：保管期限是根據檔案的價值和歷史意義確定的檔案保存時間。2.劃分標準永久：具有重要歷史價值、對公司發展有重大影響的檔案。長期：保存期限為16年至50年的檔案。短期：保存期限為15年以下的檔案。3.著錄要求：準確填寫檔案的保管期限。（六）密級1.定義：密級是指檔案內容的機密程度。2.劃分標準絕密：最重要的機密信息，一旦泄露會對公司造成極其嚴重的損失。機密：重要的機密信息，泄露后會對公司產生較大損害。秘密：一般的機密信息，泄露后可能對公司有一定影響。內部：僅供公司內部使用的信息。公開：可以向社會公開的信息。3.著錄要求：按照檔案實際的密級進行著錄。（七）文號1.定義：文號是文件制發機關按發文順序編制的號碼。2.著錄要求：照錄檔案上的文號，格式應準確完整。（八）載體形態1.定義：載體形態是指檔案的存在形式，如紙質、電子、照片、實物等。2.著錄要求：根據檔案的實際載體形態進行填寫，可填寫"紙質""電子文檔""照片""實物（具體實物名稱）"等。（九）主題詞1.定義：主題詞是用以表達檔案主題的規范化詞匯。2.選取方法參照標準：參照國家或行業頒布的主題詞表進行選取。提煉概括：從檔案題名、內容中提煉出能準確反映主題的詞匯。3.著錄要求：一般選取3至5個主題詞，主題詞之間用"；"分隔。（十）摘要1.定義：摘要應概括檔案的主要內容，包括背景、目的、主要事項、結論等。2.著錄要求簡潔明了：摘要應簡潔，字數控制在200字左右。突出重點：突出檔案的核心內容和關鍵信息。（十一）備注1.定義：備注用于記錄檔案著錄過程中需要說明的其他事項。2.著錄要求：如有需要說明的特殊情況或補充信息，應在備注中詳細記錄。三、著錄格式1.表格形式：采用表格形式進行著錄，每一條記錄為一行，各著錄項目為一列。2.示例|檔號|題名|時間|責任者|保管期限|密級|文號|載體形態|主題詞|摘要|備注||||||||||||||XXXXXXXXXX|關于[科技項目名稱]的報告|XXXX年XX月XX日|[科技部門名稱]|[保管期限]|[密級]|[文號]|紙質|[主題詞1；主題詞2；主題詞3]|[摘要內容]|[備注內容]|四、著錄流程1.檔案整理：首先對革命歷史檔案進行系統整理，包括分類、編號、編目等，為著錄做好準備。2.著錄操作數據錄入：按照著錄細則，將檔案的各項信息準確錄入到著錄系統或表格中。審核校對：錄入完成后，進行審核校對，確保著錄信息的準確性。修改完善：對審核中發現的錯誤或不完整信息及時進行修改完善。3.數據存儲：將著錄好的數據進行存儲，可采用電子數據庫、紙質登記簿等形式，以便于查詢和利用。五、著錄質量控制1.人員培訓：對參與著錄工作的人員進行專業培訓，使其熟悉著錄細則和要求，掌握著錄方法和技能。2.質量抽檢：定期對著錄數據進行抽檢，發現問題及時糾正，確保著錄質量的一致性和準確性。3.審核機制：建立嚴格的審核機制，由專人對著錄數據進行審核，審核通過后方可進行存儲和使用。六、著錄成果利用1.檢索查詢：利用著錄數據建立檢索系統，方便快速準確地查詢所需檔案信息。2.統計分析：通過對著錄數據的統計分析，了解公司革命歷史檔案的數量