日常辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司日常辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費用支出，提高辦公用品使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構的日常辦公用品管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司對辦公用品實行統一采購、統一調配、統一核算，確保辦公用品管理的規范化和標準化。2.按需配置原則：根據工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。3.勤儉節約原則：倡導節約使用辦公用品，降低辦公成本。4.責任到人原則：明確各部門及個人在辦公用品管理中的職責，確保辦公用品管理工作落到實處。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善辦公用品管理制度，并組織實施。2.負責辦公用品的統一采購、驗收、入庫、保管、發放和調配工作。3.定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符。4.統計分析辦公用品的使用情況，提出改進建議，合理控制辦公用品費用支出。5.指導和監督各部門的辦公用品管理工作。（二）各部門職責1.負責本部門辦公用品需求的統計和申報工作。2.嚴格按照規定使用辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。3.負責本部門辦公用品的領用、保管和使用情況的自查工作。4.配合行政部門做好辦公用品的管理工作，提出合理化建議。（三）員工個人職責1.愛護辦公用品，正確使用辦公用品，節約使用辦公用品。2.按照規定的程序和要求領用辦公用品，不得私自領取或多領辦公用品。3.發現辦公用品損壞或丟失，應及時報告部門負責人和行政部門。三、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆、記號筆等。2.紙類：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本、文件夾等。3.文件管理用品：如檔案盒、檔案袋、標簽、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。4.桌面用品：如計算器、電話機、電腦鼠標、鍵盤、鼠標墊、臺歷、筆筒等。（二）辦公設備類1.電腦及周邊設備：如臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發、茶幾等。（三）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒：用于打印機、復印機等設備。2.碳粉：用于激光打印機。3.打印紙：根據不同的用途，分為A4、A3、B5等規格。4.其他耗材：如色帶、光盤、軟盤等。（四）勞保用品類1.工作服：根據不同的工作崗位和工作環境，配備相應的工作服。2.安全帽：從事高處作業、電氣作業等危險作業的人員必須佩戴安全帽。3.防護手套：如絕緣手套、防化手套、普通手套等。4.其他勞保用品：如防護鞋、護目鏡、耳塞等。（五）其他辦公用品類1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.飲用水：為員工提供的日常飲用水。3.綠植：用于裝飾辦公環境的綠色植物。四、辦公用品的采購（一）采購計劃的制定1.各部門應于每月[具體日期]前，將本部門下月辦公用品需求計劃報送行政部門。需求計劃應詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息。2.行政部門根據各部門的需求計劃，結合辦公用品的庫存情況，制定公司下月辦公用品采購計劃。采購計劃應經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。（二）采購渠道的選擇1.行政部門應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商作為辦公用品的采購渠道。2.對于常用的辦公用品，應建立供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選，確保供應商的服務質量和產品質量。3.對于一次性采購金額較大的辦公用品，應采取招標、詢價等方式進行采購，以確保采購價格的合理性。（三）采購流程1.行政部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確辦公用品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產和發貨，并將發貨憑證及時反饋給行政部門。3.行政部門收到辦公用品后，應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括辦公用品的數量、規格、型號、質量等是否符合采購訂單要求。如發現問題，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。4.驗收合格的辦公用品，應及時辦理入庫手續。入庫時，應填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息。入庫單應由倉庫管理人員和驗收人員簽字確認。5.對于驗收不合格的辦公用品，行政部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨等。處理結果應記錄在案。五、辦公用品的庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門應定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。2.盤點時，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點范圍、盤點時間等信息。盤點人員應認真核對辦公用品的數量、規格、型號、質量等信息，并填寫盤點表。3.盤點結束后，應根據盤點表編制盤點報告，分析盤點結果，找出存在的問題，并提出改進措施。盤點報告應經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。（二）庫存安全管理1.倉庫應保持通風、干燥、整潔，防止辦公用品受潮、發霉、生銹等。2.辦公用品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。3.倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，確保庫存安全。4.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，不得隨意允許無關人員進入倉庫。（三）庫存積壓處理1.對于長期積壓的辦公用品，行政部門應定期進行清理，分析積壓原因，并采取相應的措施進行處理。2.對于因工作任務變更、產品升級等原因導致不再使用的辦公用品，應及時進行報廢處理。報廢處理應填寫報廢申請表，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.對于可繼續使用但本部門不再需要的辦公用品，行政部門應進行統一調配，優先調配給其他有需求的部門使用。4.對于無法調配的辦公用品，行政部門可根據實際情況進行折價出售或捐贈處理。折價出售或捐贈處理應填寫相關申請表，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。六、辦公用品的發放與使用（一）發放原則1.按需發放原則：根據員工的工作需要，合理發放辦公用品，確保員工能夠正常開展工作。2.限額發放原則：對部分辦公用品實行限額發放制度，如打印紙、硒鼓、墨盒等，以控制辦公用品的使用量。3.定期發放原則：辦公用品應定期發放，如每月發放一次，具體發放時間由行政部門確定。（二）發放流程1.員工應根據工作需要，填寫辦公用品領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字確認。2.行政部門收到員工的辦公用品領用申請表后，應根據庫存情況進行審核。如庫存充足，應及時發放；如庫存不足，應告知員工等待補貨。3.辦公用品發放時，倉庫管理人員應按照申請表的要求，發放相應的辦公用品，并在申請表上簽字確認。4.員工領取辦公用品后，應及時在辦公用品領用登記表上簽字確認。（三）使用規范1.員工應正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄辦公用品。2.對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、檔案盒、訂書機等，應妥善保管，以備下次使用。3.對于打印紙、復印紙等紙張類辦公用品，應雙面使用，減少浪費。4.對于電腦、打印機、復印機等辦公設備，應按照操作規程進行使用，定期進行維護和保養，確保設備正常運行。5.員工離職時，應將所領用的辦公用品交回行政部門，經行政部門核實后辦理離職手續。七、辦公用品費用的核算與控制（一）費用核算1.行政部門應建立辦公用品費用臺賬，詳細記錄辦公用品的采購、領用、庫存等情況。2.辦公用品費用應按照部門進行核算，每月末由行政部門編制辦公用品費用報表，報送財務部門進行賬務處理。3.財務部門應將辦公用品費用納入公司成本費用核算體系，按照相關會計準則進行賬務處理。（二）費用控制1.行政部門應定期對辦公用品的使用情況進行統計分析，找出費用控制的關鍵點，并采取相應的措施進行控制。2.對于辦公用品費用超支的部門，行政部門應及時與該部門負責人溝通，分析超支原因，并提出改進措施。3.公司應建立辦公用品費用考核制度，將辦公用品費用控制情況納入部門績效考核體系，對費用控制較好的部門給予獎勵，對費用控制不力的部門進行懲罰。八、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門應定期對辦公用品管理情況進行審計監督，檢查辦公用品采購、使用、保管等環節是否符合本辦法的規定，是否存在浪費、挪用等問題。如發現問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改。（二）日常監督檢查行政部門應加強對辦公用品管理工作的日常監