竣工檔案歸檔細(xì)則1010?一、總則1.目的竣工檔案歸檔旨在全面、系統(tǒng)地收集、整理和保存工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，為項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、交付使用、后期維護(hù)以及工程審計(jì)等提供依據(jù)，確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.適用范圍本細(xì)則適用于[具體工程項(xiàng)目名稱]的竣工檔案歸檔工作，涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件以及聲像資料等。3.歸檔原則遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照項(xiàng)目建設(shè)程序、專業(yè)分類和形成時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效，能夠全面反映工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況。實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致，便于查詢和利用。二、歸檔范圍及分類1.歸檔范圍項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。工程施工文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。其他與工程項(xiàng)目有關(guān)的文件，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等。2.分類工程前期文件類：按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。工程設(shè)計(jì)文件類：分為初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等子類別，按專業(yè)和版本進(jìn)行編號(hào)歸檔。工程施工文件類：依據(jù)施工階段和專業(yè)進(jìn)行分類，如建筑工程、安裝工程等，每個(gè)專業(yè)下再細(xì)分不同的施工資料類別。工程監(jiān)理文件類：按照監(jiān)理工作流程和文件類型進(jìn)行分類，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)等。工程竣工驗(yàn)收文件類：以文件內(nèi)容和用途為分類依據(jù)，分別歸檔竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。其他文件類：根據(jù)文件的關(guān)聯(lián)性和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，如招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。三、歸檔文件的質(zhì)量要求1.紙質(zhì)文件紙張應(yīng)采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。文件應(yīng)字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全，日期準(zhǔn)確。采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋復(fù)制單位公章，并注明原件存放處。2.電子文件電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOCX、XLSX等，確保長期可讀性。文件內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)文件一致，如有修改應(yīng)在電子文件中注明修改時(shí)間和修改人。電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保存，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像資料照片應(yīng)圖像清晰，主題明確，能夠準(zhǔn)確反映工程項(xiàng)目建設(shè)情況。照片應(yīng)附有文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等。錄像資料應(yīng)畫面穩(wěn)定，聲音清晰，內(nèi)容完整。錄像資料應(yīng)進(jìn)行剪輯整理，并配以文字說明。聲像資料應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如JPEG（照片）、MP4（錄像）等，并按照分類要求進(jìn)行命名和歸檔。四、歸檔流程1.收集各部門和參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，按照歸檔范圍及時(shí)收集本部門或本單位形成的各類文件資料。在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，各部門和參建單位應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行整理和匯總，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知、上級(jí)部門文件等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照要求進(jìn)行分發(fā)和處理。2.整理收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照本細(xì)則規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)文件一致。聲像資料應(yīng)進(jìn)行剪輯整理，配以文字說明，并按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。3.審核整理好的文件資料應(yīng)由項(xiàng)目建設(shè)單位組織相關(guān)部門和參建單位進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的內(nèi)容和格式，對(duì)于不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)部門或參建單位進(jìn)行修改和補(bǔ)充。審核通過的文件資料應(yīng)在審核記錄上簽字確認(rèn)，作為歸檔的依據(jù)。4.歸檔審核通過的文件資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)裝入檔案盒，按照分類順序排列，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、項(xiàng)目名稱等信息。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，建立電子檔案庫，并按照分類要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。聲像資料應(yīng)刻制成光盤，一式兩份，分別存儲(chǔ)在項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門，并在光盤上標(biāo)明檔案類別、年度、項(xiàng)目名稱等信息。五、歸檔時(shí)間要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成竣工檔案的歸檔工作。2.各參建單位應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前[X]天，將本單位形成的文件資料整理完畢，并提交給項(xiàng)目建設(shè)單位審核。3.對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的緊急文件和重要文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔，確保文件的時(shí)效性。六、檔案保管與利用1.檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，提高檔案檢索效率。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.檔案利用本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)項(xiàng)目建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與檢查1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)建立竣工檔案歸檔工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各參建單位的文件資料收集、整理和歸檔情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、歸檔時(shí)間等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。3.各參建單位應(yīng)積極配合項(xiàng)目建設(shè)單位的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供文件資料和相關(guān)情況。對(duì)于拒不整改或整改不力的單位，項(xiàng)目建設(shè)單位將按照合同約定進(jìn)行處罰。4.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將竣工檔案歸檔工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)管理考核內(nèi)