某某公司會議管理制度?一、總則1.目的為了規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、專題會議等。3.職責分工行政部門負責會議場地的預訂、布置及會議設備的準備和維護。協助會議組織部門進行會議通知的發布、會議資料的整理與發放等工作。負責會議記錄的整理與存檔。會議組織部門負責確定會議主題、議程、參會人員等。提前準備會議資料，如報告、文件、演示文稿等。負責會議的主持、引導及會議決議的跟蹤落實。參會人員按時參加會議，遵守會議紀律。準備與會議相關的資料，積極參與會議討論，發表真實意見和建議。負責落實會議決議，及時反饋執行情況。二、會議分類及流程1.董事會會議召開頻率：根據公司實際情況定期召開，一般每季度至少召開一次。參會人員：董事會成員、監事會成員、高級管理人員等。會議流程會前準備董事會辦公室提前[X]天發出會議通知，明確會議時間、地點、議程等。準備會議相關資料，包括公司財務報表、工作報告、重大事項議案等，并提前分發給參會人員。會議議程主持人宣布會議開始，介紹參會人員。審議各項議案，參會人員發表意見和建議，進行充分討論。對議案進行表決，形成董事會決議。記錄會議內容，形成會議紀要。會后跟進董事會辦公室負責將會議紀要及時分發給各位董事，并監督決議的執行情況。對于決議執行過程中出現的問題，及時向董事會匯報并協調解決。2.管理層會議召開頻率：每周[具體時間]召開，如遇特殊情況可臨時召開。參會人員：公司高層管理人員，包括總經理、副總經理、各部門負責人等。會議流程會前準備行政部門提前[X]小時發出會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議程等。各部門負責人提前準備本周工作總結及下周工作計劃，以書面形式提交給行政部門。會議議程各部門負責人匯報本周工作進展、存在問題及解決措施，以及下周工作計劃。總經理對各部門工作進行點評，提出工作要求和指導意見。討論公司重大事項，如業務發展戰略、項目推進、人事調整等，形成決策或工作安排。記錄會議內容，形成會議紀要。會后跟進行政部門負責將會議紀要及時分發給參會人員，并跟進決議的執行情況。各部門按照會議決策和工作安排，認真落實各項工作任務，并及時反饋執行情況。3.部門例會召開頻率：各部門根據工作需要自行確定召開頻率，一般每周至少召開一次。參會人員：部門全體員工。會議流程會前準備部門負責人提前確定會議時間、地點和議程，并通知部門員工。員工提前準備好本周工作總結及下周工作計劃。會議議程部門員工依次匯報本周工作進展、完成的任務、遇到的問題及解決情況。部門負責人對本周工作進行總結，對員工工作進行點評，提出表揚或改進意見。安排下周工作任務，明確工作重點、責任人及時間節點。員工就工作中存在的問題進行討論，共同尋求解決方案。記錄會議內容，形成會議紀要。會后跟進部門負責人負責跟蹤落實會議決議，監督員工工作進展。員工按照會議安排認真完成工作任務，及時向部門負責人匯報工作情況。4.專題會議召開頻率：根據專項工作需要適時召開。參會人員：與專項工作相關的部門負責人及工作人員。會議流程會前準備會議組織部門提前確定會議主題、議程、參會人員名單，并發出會議通知。準備與專項工作相關的資料，如調研報告、方案草案、數據分析等，提前分發給參會人員。會議議程主持人介紹會議背景和目的，明確會議議程。相關人員匯報專項工作進展情況、存在問題及下一步工作計劃。針對專項工作進行深入討論，分析問題原因，提出解決方案和建議。形成會議決議，明確工作任務、責任人、時間節點等。記錄會議內容，形成會議紀要。會后跟進會議組織部門負責將會議紀要及時分發給參會人員，并跟蹤決議的執行情況。各責任人按照會議決議認真落實工作任務，定期向會議組織部門匯報工作進展。三、會議通知1.通知內容會議主題、時間、地點。參會人員名單。會議議程及相關資料要求。其他注意事項，如特殊著裝要求、是否需要提前準備發言材料等。2.通知方式重要會議通過公司內部郵件系統發送正式通知，并電話確認參會人員是否收到。一般性會議可通過公司內部辦公軟件或微信群發布通知。3.通知時間董事會會議提前[X]天發出通知。管理層會議提前[X]小時發出通知。部門例會提前[X]小時發出通知。專題會議根據會議準備情況提前合理時間發出通知，確保參會人員有足夠時間準備。四、會議準備1.場地安排根據會議規模和性質選擇合適的會議場地，確保場地環境舒適、安靜，設備齊全。提前[X]小時完成會議場地的布置，包括桌椅擺放、資料擺放、投影儀調試等。2.資料準備會議組織部門按照會議議程準備相關資料，資料應內容準確、簡潔、清晰。提前將資料分發給參會人員，確保參會人員有足夠時間閱讀和準備。3.設備調試行政部門提前對會議所需設備進行調試，如投影儀、音響、麥克風、電腦等，確保設備正常運行。準備備用設備，以防主設備出現故障。五、會議紀律1.按時參會參會人員應提前[X]分鐘到達會議場地，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參會，需提前向會議組織部門請假。2.遵守秩序會議期間，將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。尊重他人發言，不得打斷他人講話，不得在會場內交頭接耳、大聲喧嘩。3.認真記錄參會人員應認真記錄會議內容，如有需要可攜帶筆記本電腦或筆記本進行記錄。記錄內容應準確、完整，包括會議討論的主要觀點、決議事項、責任人及時間節點等。六、會議主持與引導1.主持人職責提前熟悉會議議程和相關資料，確保會議順利進行。引導會議討論，控制會議時間和節奏，避免跑題或時間過長。及時總結會議討論結果，形成決議，并明確決議的執行要求和責任人。維護會議秩序，處理會議中的突發情況。2.引導技巧鼓勵參會人員積極發言，營造良好的會議氛圍。對于不同意見，應引導參會人員進行充分討論，尋求共識。當會議出現冷場或偏離主題時，及時進行引導，使會議回到正軌。七、會議記錄與紀要1.記錄要求會議記錄應客觀、準確、完整地記錄會議內容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、決議事項等。記錄人員應使用規范的記錄格式和語言，字跡清晰，便于查閱。2.紀要撰寫會議結束后，行政部門應在[X]個工作日內完成會議紀要的撰寫。會議紀要應突出會議重點，明確會議決議和工作安排，語言簡潔明了。會議紀要經會議主持人審核后，分發給參會人員及相關部門。3.存檔管理會議記錄和紀要應及時進行存檔，保存期限按照公司檔案管理規定執行。建立電子檔案和紙質檔案，便于查詢和使用。八、會議決議執行與跟蹤1.決議傳達會議組織部門應及時將會議決議傳達給相關責任人，并明確執行要求和時間節點。2.執行跟蹤責任人應按照會議決議認真執行工作任務，并定期向會議組織部門匯報執行情況。會議組織部門負責對決議執行情況進行跟蹤檢查，發現問題及時協調解決。3.反饋調整如在決議執行過程中遇到困難或情況發生變化，責任人應及時向