城市軌道交通檔案管理制度匯編?一、總則（一）目的為加強城市軌道交通檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在城市軌道交通建設、運營和管理中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于城市軌道交通項目建設、運營管理等各相關部門及參與城市軌道交通工作的所有人員形成的各類檔案。（三）檔案定義城市軌道交通檔案是指在城市軌道交通規劃、設計、建設、運營、維護等活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：城市軌道交通檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.全程管理原則：對檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行有效管理和控制。3.真實有效原則：確保檔案內容真實、準確、可靠，反映城市軌道交通工作的實際情況。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門成立專門的檔案管理部門，負責城市軌道交通檔案的統一管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定并組織實施城市軌道交通檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管、統計城市軌道交通各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編目、數字化處理等，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.開展檔案編研工作，編寫大事記、組織沿革、基礎數據匯編等資料，為城市軌道交通建設和運營提供參考依據。5.監督、指導各部門的檔案工作，組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。6.參與城市軌道交通項目竣工驗收等工作，負責檔案專項驗收的組織和實施。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的及時形成和規范整理。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并對移交檔案的完整性、準確性負責。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協助和支持。4.接受檔案管理部門的業務指導和監督，不斷改進本部門的檔案管理工作。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.規劃設計類：城市軌道交通規劃、可行性研究報告、初步設計、施工圖設計等文件。2.建設管理類：項目立項批復、建設用地批準文件、工程招投標文件、工程合同、工程變更文件、施工組織設計、工程質量驗收文件、工程監理文件等。3.設備物資類：設備采購合同、設備安裝調試文件、設備運行維護記錄、物資采購清單、物資出入庫憑證等。4.運營管理類：運營規章制度、行車組織文件、客運組織文件、設備運行報表、安全事故記錄、乘客投訴處理文件等。5.科研技術類：科研項目立項文件、科研成果報告、技術創新資料、專利文件等。6.人事檔案類：員工基本信息、勞動合同、人員任免文件、培訓記錄、考核檔案等。7.財務檔案類：財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務審計報告等。8.聲像檔案類：城市軌道交通建設和運營過程中的照片、錄像、錄音等資料。9.電子檔案類：與城市軌道交通相關的電子文件、數據庫、信息系統數據等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整、真實準確，簽字蓋章手續完備。2.歸檔文件應按照一定的分類標準進行整理，保持文件之間的有機聯系。3.歸檔文件應采用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像、聲音等記錄完整。4.電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，確保數據的一致性和可讀性。電子檔案應采用符合國家標準的存儲格式，存儲介質應安全可靠，并定期進行備份。（三）歸檔時間1.項目建設過程中形成的檔案，應在單項工程竣工驗收后[X]個月內歸檔；項目整體竣工驗收后[X]個月內，完成全部檔案的歸檔工作。2.運營管理過程中形成的檔案，應定期整理歸檔，一般每季度或每半年歸檔一次。3.科研項目結束后[X]個月內，應將科研成果檔案歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔要求對本部門形成的檔案進行整理，編制檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。3.審核通過的檔案辦理交接手續，雙方在檔案移交清單上簽字確認。檔案管理部門對接收的檔案進行統一編號、登記，納入檔案管理系統。四、檔案整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規律和有機聯系，保持文件之間的歷史銜接，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照城市軌道交通業務流程，分為規劃設計、建設管理、設備物資、運營管理、科研技術、人事檔案、財務檔案、聲像檔案、電子檔案等大類。2.每大類下再根據具體內容和性質進行二級分類。例如，建設管理類可分為項目前期、工程招投標、工程施工、工程監理、工程驗收等二級類目；設備物資類可分為設備采購、設備安裝、設備運行、物資管理等二級類目。3.二級類目下還可根據實際情況進一步細分三級類目，如工程施工類可細分為土建工程、機電安裝工程、軌道工程等三級類目。（三）編號規則1.檔案編號采用"全宗號年度保管期限分類號案卷號"的結構。2.全宗號：按照城市軌道交通檔案管理的相關規定確定，代表城市軌道交通檔案全宗。3.年度：檔案形成的年份，采用公元紀年，如"2023"。4.保管期限：分為永久、長期、短期三種，分別用"Y""C""D"表示。5.分類號：根據檔案分類方案確定，如規劃設計類用"1"表示，建設管理類用"2"表示等。6.案卷號：每一卷檔案的順序編號，從"001"開始依次編排。例如：某份建設管理類檔案，形成于2023年，保管期限為長期，分類號為"2"，案卷號為"010"，其編號為：[全宗號]2023C2010（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.案卷目錄應填寫案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數、備注等項目。3.卷內文件目錄應填寫順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.編目應準確、清晰，便于檔案的查詢和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調節設備、消防設備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應按照不同的保管期限、類別和編號順序進行排列存放，便于查找和管理。2.對重要的檔案應進行備份，采用紙質檔案與電子檔案同時備份的方式，確保檔案的安全性。備份檔案應異地存放，以防不測。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數量、質量和保管狀況，發現問題及時處理。（三）保管期限1.永久保管：對城市軌道交通建設和運營具有重大歷史價值、法律憑證作用或需長遠利用的檔案，應永久保管。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，一般為城市軌道交通建設和運營過程中重要的基礎性檔案、業務檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是一般性的文件材料等。（四）檔案鑒定1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，報經主管領導批準后予以銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監銷人員的監督下進行，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規和城市軌道交通檔案管理制度的規定。2.服務優先原則：以服務城市軌道交通建設、運營和管理為宗旨，積極為利用者提供優質高效的檔案利用服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，說明復制的內容、用途等，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明"復制件"字樣。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱、數量、歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統計分析。（四）保密規定1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對涉及城市軌道交通建設、運營、技術、商業秘密等敏感信息的檔案，要嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱、借閱場所，應設置必要的保密設施，防止檔案信息被他人竊取或泄露。3.利用者應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、拍照、傳播檔案內容，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。利用完畢后，應按時歸還檔案，如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立城市軌道交通檔案信息管理系統，實現檔案的數字化管理、網絡化查詢和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行實時監控和管理，確保檔案管理工作的規范化和科學化。（二）系統功能1.檔案錄入功能：實現檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，包括文檔、圖片、音頻、視頻等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、題名、日期、分類號等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實現檔案借閱流程的在線審批和管理，記錄借閱情況，提醒借閱期限。4.檔案統計分析功能：對檔案的數量、類別、利用情況等進行統計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據。5.安全保密功能：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全保密，防止未經授權的訪問和數據泄露。6.數據備份與恢復功能：定期對檔案數據進行備份，并具備數據恢復功能，以應對突發情況。（三）數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合國家相關標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數字化檔案進行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質量。3.建立數字化檔案索引，將數字化檔案與紙質檔案進行關聯，方便查詢和利用。（四）數據安全1.加強檔案信息系統的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止網絡攻擊和數據泄露。2.定期對檔案信息系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復發現的安全隱患。3.制定數據備份策略，定期對檔案數據進行備份，備份數據應異地存放，確保數據的安全性和可恢復性。4.對檔案信息系統的用戶進行權限管理，嚴格控制用戶對檔案數據的訪問權限，防止越權操作。八、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監督檢查可采取現場檢查、查閱資料、聽取匯報等方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立檔案工作考核評價制度，對各部門的檔案工作進行量化考核評價。2.考核評價指標包括檔案管理工作制度執行情況、檔案收集歸檔質量、檔案保管狀況、檔案利用效果等方面。3.考核評價結果與部門和個人的