測繪科學技術檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強測繪科學技術檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在測繪生產、科研、管理等工作中的作用，根據國家有關檔案管理的法律法規及行業標準，結合本單位實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位在測繪生產、科研、工程項目等活動中形成的各種門類和載體的測繪科學技術檔案的管理。3.檔案管理職責檔案管理部門負責制定和完善測繪科學技術檔案管理制度，并監督實施。集中統一管理本單位的測繪科學技術檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作進行全面管理。指導、監督和檢查各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和交流活動。各部門負責本部門測繪科學技術文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。配備專（兼）職檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和移交工作，確保檔案的完整和安全。積極配合檔案管理部門做好檔案的各項管理工作，支持檔案信息資源的開發利用。二、檔案的形成與收集1.文件材料的形成在測繪生產、科研、工程項目等活動中，各部門和項目組應按照檔案管理的要求，及時形成各種文件材料，包括項目任務書、技術設計書、原始觀測記錄、計算資料、成果圖件、檢查報告、驗收報告等。文件材料的形成應做到真實、準確、完整、規范，簽字手續完備，字跡清晰，載體符合要求。2.文件材料的收集項目負責人負責組織本項目文件材料的收集工作，確保項目文件材料的齊全、完整。各部門應定期對本部門形成的文件材料進行清理和收集，對辦理完畢的文件材料應及時整理歸檔，不得積壓或散失。在項目結束后，項目負責人應在規定時間內將項目全部文件材料整理齊全，向檔案管理部門移交。三、檔案的整理1.整理原則測繪科學技術檔案的整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.分類方法測繪科學技術檔案采用年度項目分類法進行整理。即先按年度分開，再在每個年度內按項目進行分類。3.整理要求裝訂對紙質文件材料應進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。幅面過大的圖紙應折疊成A4規格，圖面朝里，標題欄露在外面。編號給每份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、項目代號、案卷號、件號組成。全宗號：由檔案管理部門統一編制，代表本單位的檔案全宗。年度：為文件材料形成的年度，采用公元紀年，如"20XX"。項目代號：根據項目名稱或編號確定，用于區分不同的項目。案卷號：在每個項目內，按檔案的分類順序編制案卷號，從"1"開始編號。件號：在每本案卷內，按文件材料的排列順序編制件號，從"1"開始編號。編目編制案卷目錄，詳細記錄案卷的檔號、題名、年度、項目代號、保管期限、密級、頁數、備注等信息。編制卷內文件目錄，置于每本案卷之首，記錄卷內每份文件材料的編號、題名、日期、頁號、備注等信息。編寫備考表，置于每本案卷之末，記錄本案卷的整理情況、缺損情況、在整理過程中需要說明的問題等。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.保管要求庫房管理檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發現和處理檔案保管中存在的問題。檔案存放按照檔案的分類和編號順序，將檔案排列上架存放，便于查找和利用。對不同保管期限、不同密級的檔案應分別存放，并有明顯的標識。對重要的檔案應采取備份保管措施，防止檔案損壞或丟失。3.檔案保護對紙質檔案應采取防蟲、防潮、防火、防盜等保護措施，定期進行檢查和修復。對電子檔案應采取數據備份、防病毒、防黑客等保護措施，確保電子檔案的安全和完整。對特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應按照其保管要求進行妥善保管，定期進行檢查和更新。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案的鑒定工作應遵循全面的觀點、歷史的觀點和發展的觀點，準確判定檔案的價值，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對檔案進行定期鑒定。3.鑒定內容對檔案的內容、來源、時間、可靠程度、完整程度等進行全面審查，確定其價值。根據檔案的價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是在較長時間內本單位需要查考利用的檔案，應列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內本單位需要查考利用的檔案，應列為短期保管，保管期限一般為5年以下。4.銷毀程序經鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、年度、項目代號、保管期限、密級等信息。銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，單位主管領導批準后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案的安全銷毀。監銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。銷毀后的檔案銷毀清冊應妥善保存，以備查考。六、檔案的統計1.統計內容檔案管理部門應建立健全檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。統計內容包括檔案數量、種類、保管期限、密級、利用人次、利用效果等。2.統計方法采用定期統計和不定期統計相結合的方法，定期統計一般為每年一次，統計時間為每年的12月底。不定期統計根據工作需要隨時進行。3.統計報表檔案管理部門應定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送檔案統計報表，統計報表應數據準確、內容完整、報送及時。七、檔案的利用1.利用原則檔案的利用應遵循保密、安全、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案的作用，為單位的生產、科研、管理等工作服務。2.利用方式查閱本單位人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位人員查閱檔案，應持單位介紹信，經本單位主管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案還需經檔案管理部門負責人同意。查閱檔案時，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導，查閱人員應在規定的場所查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。借閱本單位人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續借手續。外單位人員借閱檔案，一般不予辦理。如因特殊情況需要借閱，應經本單位主管領導批準，并嚴格履行借閱手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、摘錄檔案內容，不得在檔案上涂改、污損、圈劃，不得擅自銷毀檔案材料。借閱期滿后，應按時歸還檔案。復制本單位人員因工作需要復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續。復制檔案應采用復印、掃描、拍照等合法方式，不得擅自更改檔案內容。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、用途等信息。3.利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案題名、檔號、查閱或借閱期限、歸還日期等。八、檔案的保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施和保密責任。對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理，確保檔案信息的安全。2.保密措施檔案庫房應設置保密設施，如鐵門、鐵窗、保險柜等，確保檔案的安全存放。對檔案管理人員進行保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。在檔案利用過程中，嚴格控制查閱范圍，對涉及保密內容的檔案，應采取特殊的保密