信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法?第一章總則第一條目的為加強(qiáng)信貸業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等行為，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和我行相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于我行各類信貸業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于貸款、保函、信用證、票據(jù)承兌等業(yè)務(wù)檔案。第三條基本原則信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整準(zhǔn)確、安全保密和方便利用的原則。第二章管理職責(zé)第四條信貸業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信貸業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.對移交檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.按照檔案管理部門的要求，配合做好信貸業(yè)務(wù)檔案的查閱、借閱等工作。第五條檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理，制定和完善檔案管理制度和操作規(guī)程。2.接收、整理、歸檔、保管信貸業(yè)務(wù)檔案，建立檔案索引和電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的查閱、借閱、歸還登記等管理工作，確保檔案安全。4.定期對信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)和清理，對不符合要求的檔案及時督促整改。5.按照規(guī)定對超過保管期限的信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。第六條風(fēng)險管理部門職責(zé)參與涉及信貸風(fēng)險的檔案資料審查，對檔案中反映的風(fēng)險狀況進(jìn)行分析和評估，為信貸決策提供支持。第七條審計部門職責(zé)對信貸業(yè)務(wù)檔案管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。第三章檔案收集與整理第八條檔案收集范圍信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括從業(yè)務(wù)受理到業(yè)務(wù)終結(jié)全過程形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.信貸業(yè)務(wù)申請書、調(diào)查報告、評估報告、審批文件等。2.借款合同、擔(dān)保合同、抵（質(zhì)）押合同等主從合同及相關(guān)附件。3.借款人及擔(dān)保人的基本資料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、財務(wù)報表等。4.抵押物、質(zhì)物清單及所有權(quán)或使用權(quán)證明文件，評估報告，保險單等。5.貸款發(fā)放憑證、還款記錄、利息計算清單等。6.貸后檢查報告、風(fēng)險預(yù)警及處置記錄等。7.涉及信貸業(yè)務(wù)的其他重要文件和資料。第九條檔案收集要求1.信貸業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中及時收集相關(guān)檔案資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。第十條檔案整理1.信貸業(yè)務(wù)部門收集的檔案資料應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號和裝訂。2.檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)種類、客戶名稱、時間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。3.每份檔案應(yīng)編制頁碼，在首頁右上角加蓋檔案編號章，并填寫檔案目錄。4.檔案整理完畢后，信貸業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門。第四章檔案歸檔與保管第十一條檔案歸檔1.檔案管理部門接收信貸業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案及時退回信貸業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。2.核對無誤后，檔案管理部門應(yīng)將檔案資料按照規(guī)定的保管期限和分類方式進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房或檔案柜。3.檔案應(yīng)實(shí)行專柜存放，不同業(yè)務(wù)種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，并建立檔案索引和電子檔案數(shù)據(jù)庫。第十二條檔案保管期限信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和風(fēng)險程度確定，一般分為短期、中期和長期，具體如下：1.短期檔案保管期限為5年，適用于結(jié)清后風(fēng)險較小的信貸業(yè)務(wù)檔案。2.中期檔案保管期限為10年，適用于一般風(fēng)險程度的信貸業(yè)務(wù)檔案。3.長期檔案保管期限為15年以上，適用于風(fēng)險較高、涉及重大事項(xiàng)的信貸業(yè)務(wù)檔案。第十三條檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)履行審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。第五章檔案查閱與借閱第十四條查閱范圍1.本行內(nèi)部人員因工作需要查閱信貸業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。2.查閱范圍僅限于與工作相關(guān)的檔案資料，不得查閱與工作無關(guān)的檔案內(nèi)容。第十五條查閱審批1.本行內(nèi)部人員查閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《信貸業(yè)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.涉及重要信貸業(yè)務(wù)檔案或需要跨部門查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管行領(lǐng)導(dǎo)審批。第十六條查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《信貸業(yè)務(wù)檔案查閱登記簿》，對查閱申請進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。第十七條查閱方式1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋"與原件核對一致"章。第十八條借閱范圍1.因特殊原因需要借閱信貸業(yè)務(wù)檔案的，僅限于本行內(nèi)部人員，并應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行。2.借閱范圍一般不超過檔案原件，如需借閱全套檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管行領(lǐng)導(dǎo)審批。第十九條借閱審批1.本行內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《信貸業(yè)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.涉及重要信貸業(yè)務(wù)檔案或需要跨部門借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管行領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十條借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《信貸業(yè)務(wù)檔案借閱登記簿》，對借閱申請進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱期限、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。第二十一條借閱期限信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。第二十二條歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。第六章檔案鑒定與銷毀第二十三條檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對超過保管期限的信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同信貸業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、審計部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)作用、風(fēng)險狀況等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。第二十四條銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管行領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及重要信貸業(yè)務(wù)檔案或可能存在法律糾紛的檔案，銷毀前應(yīng)報上級行備案。第二十五條銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名以上檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料無法恢復(fù)。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。第七章監(jiān)督與檢查第二十六條監(jiān)督檢查部門本行審計部門負(fù)責(zé)對信貸業(yè)務(wù)檔案管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。第二十七條檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，檔案整理質(zhì)量和保管狀況。3.檔案管理部門和信貸業(yè)務(wù)部門的職責(zé)履行情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。第二十八條檢查方式1.審計部門可通過查閱檔案資料、現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、訪談等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。第二十九條責(zé)任追究對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致信貸