川大學基建檔案管理實施細則?一、總則（一）目的為加強四川大學基建檔案的科學管理，充分發揮基建檔案在學校建設、管理、維護及改擴建等工作中的作用，根據國家有關檔案管理的法律法規和學校檔案管理的相關規定，結合學校基建工作實際，制定本實施細則。（二）適用范圍本細則適用于四川大學新建、改建、擴建工程項目（以下簡稱基建工程）從項目立項到竣工驗收全過程形成的各類檔案的管理。（三）基建檔案定義基建檔案是指學校在基建工程項目規劃、設計、施工、竣工驗收等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校檔案的重要組成部分。（四）管理原則基建檔案管理遵循集中統一管理、完整準確、系統規范、安全保密的原則，確保基建檔案的真實性、完整性、準確性和系統性。二、管理體制與職責（一）管理體制基建檔案管理工作在學校檔案工作領導小組的領導下，由學校檔案館負責統籌協調和業務指導，基建工程項目的建設單位（項目管理部門）負責具體組織實施和日常管理。（二）學校檔案館職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和學校檔案管理的規章制度，制定基建檔案管理的相關業務規范。2.對基建檔案管理工作進行統籌規劃、協調指導和監督檢查，定期開展基建檔案工作的業務培訓。3.負責接收、保管全校基建工程項目的歸檔檔案，對基建檔案進行整理、編目、數字化等加工處理，提供檔案利用服務。4.參與基建工程項目重要節點的檔案驗收工作，對檔案驗收提出意見和建議。（三）建設單位（項目管理部門）職責1.建立健全本部門基建檔案管理工作制度，明確專人負責基建檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.負責組織協調基建工程項目各參建單位的檔案管理工作，將檔案管理納入項目建設管理程序，與項目建設同步部署、同步檢查、同步驗收。3.指導和監督各參建單位做好基建文件材料的形成、積累和整理工作，確保歸檔文件材料的質量。4.負責收集、整理本單位形成的基建文件材料，并在項目竣工驗收前完成向學校檔案館的移交工作。5.配合學校檔案館做好基建檔案的驗收、鑒定、銷毀等工作。（四）參建單位職責1.勘察、設計、施工、監理等參建單位應按照國家和地方有關規定，建立健全本單位基建文件材料管理制度，明確檔案管理責任人，負責收集、整理本單位在項目建設過程中形成的文件材料，并在項目竣工驗收后向建設單位（項目管理部門）移交。2.各參建單位應確保歸檔文件材料的真實、完整、準確、系統，符合檔案整理規范要求。對歸檔的文件材料應進行分類整理、編目裝訂，編制檔案移交清單。三、基建文件材料的形成與積累（一）項目前期文件1.項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復等。2.環境影響評價文件，如環境影響報告書（表）及批復等。3.建設用地文件，包括土地預審意見、土地出讓合同、建設用地規劃許可證等。4.勘察、設計文件，包括地質勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件及審查意見等。（二）項目建設過程文件1.工程管理文件項目建設管理文件，如項目建設計劃、工程進度報告、工程協調會議紀要等。工程招投標文件，包括招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。工程合同文件，如勘察合同、設計合同、施工合同、監理合同、設備采購合同等。2.施工文件施工技術文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底記錄、工程變更通知等。施工質量文件，包括原材料及構配件質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。施工安全文件，如安全技術交底記錄、安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。3.監理文件監理規劃、監理實施細則。監理月報、監理周報、監理通知單、監理工作聯系單等。工程質量評估報告、工程竣工預驗收報告等。4.設備文件設備采購文件，如設備采購合同、設備選型論證報告等。設備安裝調試文件，包括設備安裝說明書、調試記錄、試運行報告等。設備質量證明文件，如設備合格證、質量檢驗報告等。5.聲像文件工程建設前期的地形地貌、周邊環境等照片、錄像。工程建設過程中的重要活動、施工場面、工程進度等照片、錄像。工程竣工驗收時的工程全貌、主要建筑物、設備設施等照片、錄像。（三）項目竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告，包括工程概況、工程建設依據、工程建設情況、工程質量驗收情況、工程檔案驗收情況等。2.工程竣工決算報告及審計報告。3.工程質量保修書。4.工程竣工圖，包括建筑、結構、給排水、電氣、暖通等專業竣工圖。四、基建檔案的整理（一）整理原則基建檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法基建檔案采用年度項目保管期限分類法進行整理。1.年度：按照基建工程項目的建設年度進行分類。2.項目：以每個基建工程項目為單元進行分類，每個項目下再按照前期文件、建設過程文件、竣工驗收文件等進行二級分類。3.保管期限：根據基建檔案的重要程度和保存價值，將基建檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。（三）整理要求1.歸檔文件材料應齊全完整，字跡清晰，圖樣準確，簽字蓋章手續完備。2.歸檔文件材料應按照分類方案進行分類整理，同一類文件應按照時間順序排列。3.工程竣工圖應與工程實際相符，圖面整潔，線條清晰，標注規范，簽字蓋章齊全。竣工圖應折疊成A4幅面，并在圖標欄上方空白處加蓋"竣工圖"章。4.聲像文件應配有文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事由等。照片應沖洗或打印成光面相紙，規格為6寸或7寸；錄像帶、光盤等應標注清楚相關信息，并妥善保管。5.基建檔案應編制卷內目錄、卷內備考表、案卷封面和案卷脊背。卷內目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目；卷內備考表應注明卷內文件的件數、頁數、不同稿本情況及立卷人、檢查人、立卷時間等；案卷封面應填寫檔號、檔案館（室）編號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目；案卷脊背應填寫檔號、案卷題名等項目。五、基建檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目建設單位（項目管理部門）應在基建工程項目立項后，及時收集項目前期文件材料，并在項目建設過程中定期整理歸檔。2.各參建單位應在項目竣工驗收后3個月內，將本單位形成的基建文件材料向建設單位（項目管理部門）移交。3.項目建設單位（項目管理部門）應在項目竣工驗收后6個月內，完成全部基建檔案的整理工作，并向學校檔案館移交。（二）歸檔要求1.歸檔的基建檔案應符合本細則規定的整理要求，檔案材料應真實、完整、準確、系統。2.歸檔的基建檔案應一式兩份，一份由學校檔案館保管，一份由項目建設單位（項目管理部門）或相關部門留存。3.移交基建檔案時，應同時移交檔案目錄清單，并辦理交接手續。交接雙方應在檔案移交清單上簽字確認。六、基建檔案的保管與保護（一）保管場所學校檔案館應設置專門的基建檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保基建檔案的安全保管。（二）保管措施1.基建檔案應按照保管期限和類別分別存放，便于查找和利用。2.定期對基建檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損或褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好基建檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，采取有效的防護措施，確保檔案的安全。4.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。七、基建檔案的利用（一）利用范圍學校內部各單位因教學、科研、管理等工作需要，可查閱利用基建檔案；校外單位因工作需要查閱利用基建檔案的，應按照學校有關規定辦理審批手續。（二）利用方式1.查閱紙質檔案：利用者可到學校檔案館查閱紙質基建檔案，檔案館應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責查閱服務。2.查閱電子檔案：利用者可通過學校檔案管理系統查閱電子基建檔案，檔案館應提供技術支持和指導，確保利用者能夠正常查閱。3.復制檔案：利用者因工作需要復制基建檔案的，應按照學校有關規定辦理審批手續，并支付相應的復制費用。復制的檔案應與原件一致，并加蓋檔案館印章。（三）利用登記檔案館應建立基建檔案利用登記制度，對利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱檔案內容等信息進行詳細登記。利用登記應長期保存，以備查詢。八、基建檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案鑒定工作應遵循全面審查、區分價值、便于保管和利用的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織學校檔案館應成立基建檔案鑒定小組，由檔案館工作人員、基建項目相關專家等組成。鑒定小組負責對基建檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.對基建檔案的完整性、準確性、系統性進行審查，剔除重復、無效的文件材料。2.根據基建檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。3.對涉及學校重要機密或敏感信息的檔案，應按照學校保密規定進行鑒定和管理。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的基建檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報學校檔案工作領導小組審批。2.批準銷毀的基建檔案，應編制銷毀清單，經檔案館負責人審核后，指定專人進行銷毀。3.銷毀基建檔案時，應在指定地點進行，并由兩人以上監銷。監銷人員應在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應長期保存。九、監督與檢查（一）監督檢查機制學校檔案館應定期對基建檔案管理工作進行監督檢查，建設單位（項目管理部門）應定期對本部門及各參建單位的基建檔案管理工作進行自查。學校檔案工作領導小組應對基建檔案管理工作進行不定期抽查，確保基建檔案管理工作規范有序。（二）檢查內容1.基建檔案管理制度的建立和執行情況。2.基建文件材料的形成、積累和整理情況。3.基建檔案