某集團股份公司會計檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強某集團股份公司（以下簡稱"集團"）會計檔案管理，規范會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，保證會計檔案的安全與完整，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等相關法律法規，結合集團實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的會計檔案管理。3.定義本制度所稱會計檔案是指集團在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責1.財務部門職責負責會計檔案的整理、裝訂、保管等日常工作，確保會計檔案的完整性和準確性。按照本制度規定的期限和要求，編制會計檔案保管清冊，并定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理。負責辦理會計檔案的查閱、借閱和歸還手續，對查閱和借閱會計檔案的人員進行登記，并監督其在規定范圍內使用會計檔案。按照國家有關規定和本制度要求，提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并負責組織會計檔案銷毀工作。2.檔案管理部門職責負責指導和監督財務部門的會計檔案管理工作，對會計檔案的整理、歸檔、保管等工作進行定期檢查和指導。負責接收財務部門移交的會計檔案，按照檔案管理的要求進行分類、編號、上架保管，并建立會計檔案檢索目錄，方便查閱。負責提供會計檔案查閱、借閱服務，按照規定辦理查閱、借閱手續，并對查閱和借閱情況進行登記。負責監督會計檔案銷毀過程，確保銷毀工作符合國家有關規定和本制度要求。3.其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，及時將涉及財務收支等相關資料移交財務部門，確保會計檔案的齊全完整。三、會計檔案的內容1.會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的原始書面證明，如發票、收據、入庫單、出庫單等。記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據的會計憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。總賬是根據總分類科目開設賬戶，用來登記全部經濟業務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。明細賬是根據明細分類科目開設賬戶，用來登記某一類經濟業務，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿。日記賬是按照經濟業務發生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。固定資產卡片是記錄固定資產詳細信息的卡片，包括固定資產的名稱、型號、規格、購置日期、原值、折舊等。3.財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。月度、季度、半年度財務會計報告通常包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書。年度財務會計報告應當包括會計報表、會計報表附注、財務情況說明書和審計報告。會計報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.其他會計資料包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。四、會計檔案的整理與歸檔1.會計憑證整理與歸檔每月終了，財務人員應將本月的記賬憑證按照編號順序整理，檢查憑證附件是否齊全、完整，編號是否連續。對于紙張規格不一致的原始憑證，應先將其裁剪成統一規格，然后粘貼在記賬憑證后面。粘貼時應注意粘貼牢固、整齊，不影響憑證的翻閱和查看。每本記賬憑證應加具封面和封底，封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數等內容，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。裝訂后的記賬憑證應整齊、牢固，不得有壓角、缺頁、掉頁等現象。裝訂線處應加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。裝訂完成后的會計憑證應及時登記會計憑證保管清冊，注明憑證名稱、年度、月份、起止號碼、憑證張數、保管期限等內容，然后移交檔案管理部門歸檔保管。2.會計賬簿整理與歸檔年度終了，財務人員應將本年度的各種會計賬簿進行整理。對于活頁式賬簿，應抽出空白賬頁，整理編號后，與賬頁一并裝訂成冊。在賬簿封面上應注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內容，并由記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）在封面上簽名或蓋章。會計賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿的順序進行排列，然后登記會計賬簿保管清冊，注明賬簿名稱、年度、月份、保管期限等內容，移交檔案管理部門歸檔保管。3.財務會計報告整理與歸檔年度終了，財務人員應將本年度的財務會計報告按照月度、季度、半年度、年度順序進行整理，檢查報告內容是否完整、準確，簽章是否齊全。財務會計報告應加具封面，封面應注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內容，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名或蓋章。整理后的財務會計報告應登記財務會計報告保管清冊，注明報告名稱、年度、月份、保管期限等內容，移交檔案管理部門歸檔保管。4.其他會計資料整理與歸檔對于其他會計資料，如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等，應按照類別和時間順序進行整理，確保資料的完整性和準確性。整理后的其他會計資料應分別登記相應的保管清冊，注明資料名稱、年度、月份、保管期限等內容，移交檔案管理部門歸檔保管。五、會計檔案的保管1.保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：會計憑證、會計賬簿（固定資產卡片除外）、會計檔案移交清冊保管期限為30年。固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。財務會計報告（月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年）、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。2.保管地點會計檔案應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保會計檔案的安全與完整。檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關規定。3.保管要求檔案管理部門應按照會計檔案保管清冊的順序，將會計檔案分類存放，便于查閱和管理。對于電子會計檔案，應存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，并定期進行備份。備份應異地存放，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致數據丟失。檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理。如發現會計檔案有破損、變質等情況，應及時進行修復或復制，確保會計檔案的完整性。六、會計檔案的查閱與借閱1.查閱規定集團內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等內容，經本部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門應根據查閱申請表，提供相應的會計檔案，并在查閱現場監督查閱人員查閱，確保查閱人員在規定范圍內使用會計檔案，不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案。查閱人員查閱完畢后，應及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并在《會計檔案查閱登記表》上簽名或蓋章。2.借閱規定集團外部單位因工作需要查閱或借閱會計檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內容、時間等內容，經集團財務負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續。借閱會計檔案時，借閱人員應填寫《會計檔案借閱申請表》，經批準后，檔案管理部門應將會計檔案交給借閱人員，并辦理借閱登記手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應經集團財務負責人批準。借閱人員應妥善保管借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理部門應認真檢查，如發現有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.銷毀程序會計檔案銷毀清冊編制完成后，應報集團負責人批準。經批準銷毀的會計檔案，應在檔案管理部門和財務部門的共同監督下進行銷毀。銷毀時，應由檔案管理部門和財務部門指定專人負責監銷，并在銷毀現場進行清點核對，確保銷毀的會計檔案與銷毀清冊一致。監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告集團負責人。3.不得銷毀的會計檔案保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了