印刷品管理規(guī)定040701?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷品的管理，規(guī)范印刷品的采購、制作、使用、存儲(chǔ)及報(bào)廢等流程，確保印刷品滿足公司業(yè)務(wù)需求，同時(shí)節(jié)約成本、提高效率、保證質(zhì)量，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有印刷品的管理，包括但不限于各類文件、宣傳資料、表單、名片、筆記本、文件夾等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)印刷品管理規(guī)定的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門印刷品需求，統(tǒng)一編制年度印刷品采購計(jì)劃。負(fù)責(zé)印刷品供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理。負(fù)責(zé)印刷品的驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)和發(fā)放等工作。2.各使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，提前向行政部門提交印刷品需求申請(qǐng)。負(fù)責(zé)對(duì)本部門印刷品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和反饋。配合行政部門做好印刷品的驗(yàn)收工作，確保印刷品符合本部門需求。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核印刷品采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。對(duì)印刷品采購成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。二、印刷品需求申請(qǐng)與計(jì)劃（一）需求申請(qǐng)1.各使用部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，提前填寫《印刷品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、顏色要求、交貨時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急的印刷品需求，應(yīng)在申請(qǐng)表中特別注明，并說明原因。3.需求申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。（二）計(jì)劃編制1.行政部門收到各部門的需求申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總和整理。2.結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)、庫存情況等因素，編制年度印刷品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確印刷品的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.年度印刷品采購計(jì)劃需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。三、印刷品采購（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集印刷品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名錄。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量等方面。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等情況。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。4.根據(jù)印刷品的種類和需求數(shù)量，從合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《印刷品采購訂單》。訂單應(yīng)明確印刷品的各項(xiàng)要求，如規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照要求安排生產(chǎn)。如供應(yīng)商對(duì)訂單內(nèi)容有疑問或異議，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通協(xié)商。3.在印刷品生產(chǎn)過程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，了解生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，確保印刷品質(zhì)量符合要求。4.印刷品生產(chǎn)完成后，供應(yīng)商應(yīng)按照訂單要求將印刷品送達(dá)指定交貨地點(diǎn)。行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。四、印刷品驗(yàn)收（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.印刷品的質(zhì)量應(yīng)符合公司與供應(yīng)商簽訂的合同要求，包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、色彩準(zhǔn)確性、裝訂牢固度等方面。2.印刷品的規(guī)格應(yīng)與需求申請(qǐng)表中注明的規(guī)格一致，尺寸偏差應(yīng)在允許范圍內(nèi)。3.印刷品的數(shù)量應(yīng)與采購訂單和發(fā)票上的數(shù)量一致，如有短缺或多余，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（二）驗(yàn)收流程1.印刷品送達(dá)后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括行政部門人員、使用部門代表等。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)印刷品進(jìn)行逐一檢查，填寫《印刷品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。驗(yàn)收單應(yīng)包括印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并將印刷品辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，并在驗(yàn)收單上注明不合格原因和處理意見。4.供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議的，可在收到驗(yàn)收通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提出申訴。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查，如復(fù)查結(jié)果與原驗(yàn)收結(jié)果一致，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用；如復(fù)查結(jié)果不一致，以復(fù)查結(jié)果為準(zhǔn)。五、印刷品存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.應(yīng)設(shè)立專門的印刷品倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，以防止印刷品受潮、發(fā)霉、變形等。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和器材，確保消防安全。（二）存儲(chǔ)方式1.印刷品應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的印刷品，應(yīng)采取防潮、防蟲等措施進(jìn)行存儲(chǔ)，如密封包裝、放置干燥劑等。3.定期對(duì)印刷品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、印刷品發(fā)放（一）發(fā)放流程1.各使用部門如需領(lǐng)取印刷品，應(yīng)填寫《印刷品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政部門根據(jù)各部門的領(lǐng)用申請(qǐng)，進(jìn)行審核和發(fā)放。對(duì)于庫存充足的印刷品，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；對(duì)于庫存不足的印刷品，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.行政部門發(fā)放印刷品時(shí)，應(yīng)在《印刷品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放記錄1.行政部門應(yīng)建立印刷品發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印刷品的發(fā)放情況，包括發(fā)放時(shí)間、發(fā)放部門、印刷品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)發(fā)放記錄對(duì)印刷品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為后續(xù)的采購計(jì)劃提供參考依據(jù)。七、印刷品使用管理（一）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用印刷品，不得擅自改變印刷品的用途或挪作他用。2.印刷品在使用過程中應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費(fèi)。對(duì)于多余或廢棄的印刷品，應(yīng)及時(shí)交回行政部門進(jìn)行處理。3.嚴(yán)禁在印刷品上隨意涂改、亂畫、損壞等，保持印刷品的整潔和完好。（二）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門印刷品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.各部門應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供印刷品的使用情況和相關(guān)資料。八、印刷品報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.印刷品因使用年限過長(zhǎng)、損壞嚴(yán)重、內(nèi)容過期等原因無法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.印刷品在存儲(chǔ)過程中因受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等原因?qū)е沦|(zhì)量下降，無法滿足使用要求的，應(yīng)予以報(bào)廢。（二）報(bào)廢流程1.各使用部門如需報(bào)廢印刷品，應(yīng)填寫《印刷品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核和現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)。如情況屬實(shí)，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢印刷品進(jìn)行清理和銷毀，并填寫《印刷品報(bào)廢處理記錄》，記錄報(bào)廢印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等信息。3.報(bào)廢印刷品的處理方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇粉碎、焚燒、掩埋等環(huán)保方式，確保處理過程符合相關(guān)環(huán)保要求。4.財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政部門提交的報(bào)廢處理記錄，對(duì)報(bào)廢印刷品的賬面價(jià)值進(jìn)行核銷。九、罰則（一）對(duì)違反本規(guī)定的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.未按規(guī)定填寫印刷品需求申請(qǐng)表或提供虛假信息的，給予警告處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.擅自采購印刷品或未按采購流程進(jìn)行采購的，責(zé)令其改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.未按要求進(jìn)行印刷品驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格未及時(shí)處理的，給予責(zé)任人警告處分；因驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致質(zhì)量問題或經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.未按規(guī)定存儲(chǔ)印刷品，導(dǎo)致印刷品損壞、丟失的，責(zé)令其賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)。5.擅自改變印刷品用途或挪作他用的，責(zé)令其改正；造成浪費(fèi)或經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.未按規(guī)定進(jìn)行印刷品報(bào)廢處理，造成資源浪費(fèi)或環(huán)境污染的，責(zé)令其限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）對(duì)在印刷品管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：1.嚴(yán)格遵守本規(guī)定，在印刷品采購、使用、存儲(chǔ)等方面管理規(guī)范，為公司節(jié)約成本、提高效率做出顯著貢獻(xiàn)的。2.積極提出合理化建議，對(duì)改進(jìn)印刷品管理工作有突出成效的。3.在印