會計檔案管理制度?一、總則1.目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會計檔案在公司經(jīng)濟管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的會計檔案管理工作。3.定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案管理職責1.財務部門職責負責會計檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。按照國家有關規(guī)定和本制度的要求，對會計檔案進行分類、編號、編目等工作，確保會計檔案的規(guī)范化管理。建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴格執(zhí)行查閱、借閱審批手續(xù)，保證會計檔案的安全。定期對會計檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。負責會計檔案的銷毀工作，按照規(guī)定程序進行審批和銷毀。2.檔案管理部門職責協(xié)助財務部門做好會計檔案的整理、裝訂等前期工作，提供必要的檔案管理設備和場地支持。對財務部門移交的會計檔案進行統(tǒng)一保管，按照檔案管理的要求進行存放和管理。建立會計檔案檢索目錄，方便查閱和利用。配合財務部門做好會計檔案的查閱、借閱等服務工作，對查閱、借閱情況進行記錄。3.各部門職責各部門應及時將涉及會計核算的資料提交給財務部門，確保會計檔案的完整性。在工作中需要查閱會計檔案時，應按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。三、會計檔案的內(nèi)容1.會計憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據(jù)明細分類科目設置的，用來對某一類經(jīng)濟業(yè)務進行明細核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細信息的卡片。3.財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。財務會計報告是企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期財務狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。4.其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。四、會計檔案的整理與歸檔1.會計憑證的整理與歸檔每月終了后，由會計人員對當月的會計憑證進行整理。按照憑證編號順序，檢查憑證日期、編號、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整。對不完整的憑證，應及時補充或更正。將整理好的憑證按順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證進行折疊，使其大小與記賬憑證一致。每本憑證按25張左右裝訂一冊，使用棉線在左上角裝訂牢固，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。裝訂后的憑證應加具封面和封底，封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章等。當年形成的會計憑證，在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后，由財務部門編造清冊，移交檔案管理部門保管。2.會計賬簿的整理與歸檔年度終了后，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應將舊賬集中統(tǒng)一管理。對活頁賬，應抽出空白賬頁，再將賬頁依次編號并裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、頁數(shù)等內(nèi)容。對訂本賬，應保持原裝訂成冊，不得任意拆封。在賬簿啟用表上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。會計賬簿由財務部門編造清冊，移交檔案管理部門保管。3.財務會計報告的整理與歸檔月度、季度財務會計報告在月度、季度終了后由財務部門編制完成，經(jīng)審核無誤后裝訂成冊。年度財務會計報告在年度終了后由財務部門編制完成，經(jīng)審計后裝訂成冊。財務會計報告應依次編寫頁碼，加具封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應注明單位名稱、年度、月份、季度、報告名稱等內(nèi)容，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。財務會計報告由財務部門編造清冊，移交檔案管理部門保管。4.其他會計資料的整理與歸檔銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應按月或按季整理，與會計憑證一起裝訂成冊。納稅申報表應按年度整理，與相關會計資料一起歸檔。會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應根據(jù)實際情況及時整理歸檔。五、會計檔案的保管1.保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。永久保管的會計檔案包括：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。2.保管要求檔案管理部門應設置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全。會計檔案應分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和利用。對電子會計檔案，應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份，異地存放。檔案管理部門應建立會計檔案保管臺賬，詳細記錄會計檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查詢。六、會計檔案的查閱與借閱1.查閱程序公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。財務部門負責人根據(jù)查閱申請進行審批，批準后由財務人員陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在指定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案攜帶出指定地點，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。查閱結(jié)束后，查閱人員應將查閱的會計檔案歸還財務部門，由財務人員核對無誤后，在《會計檔案查閱申請表》上注明歸還日期并簽字確認。2.借閱程序外單位因工作需要查閱或借閱公司會計檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司財務部門負責人和公司領導批準后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。借閱會計檔案時，借閱人員應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱目的、歸還日期等，經(jīng)批準后，由財務人員將會計檔案交借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還會計檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復制會計檔案的，應經(jīng)公司財務部門負責人和公司領導批準，并在財務人員的監(jiān)督下進行復制。借閱結(jié)束后，借閱人員應將所借閱的會計檔案歸還財務部門，由財務人員核對無誤后，在《會計檔案借閱申請表》上注明歸還日期并簽字確認。七、會計檔案的銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：由財務部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人在《會計檔案銷毀清冊》上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和財務部門共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。2.不得銷毀的會計檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。八、監(jiān)督與檢查1.公司內(nèi)部監(jiān)督財務部門應定期對會計檔案管理工作進行自查，檢查會計檔案的整理、歸檔、保