國美電器新分部開業(yè)采購管理規(guī)定?一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范國美電器新分部開業(yè)期間的采購活動，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障商品供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，控制采購成本，提高新分部開業(yè)的運(yùn)營效益。2.適用范圍本規(guī)定適用于國美電器新分部開業(yè)籌備及開業(yè)初期涉及的所有采購活動，包括但不限于各類家電產(chǎn)品、辦公用品、陳列道具、促銷物資等的采購。3.采購原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求的產(chǎn)品及服務(wù)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。及時性原則：確保采購物資按時、按量供應(yīng)，滿足新分部開業(yè)及運(yùn)營的需求。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立新分部開業(yè)采購專項決策小組，由新分部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，財務(wù)、運(yùn)營、市場等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、重大采購合同等重要事項，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立新分部開業(yè)采購項目組，負(fù)責(zé)具體采購工作的實(shí)施。采購項目組應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確各成員的職責(zé)分工，確保采購工作的順利進(jìn)行。采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購項目組的日常管理工作，制定采購工作計劃和流程。組織供應(yīng)商的開發(fā)、評估和選擇，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的談判、簽訂和執(zhí)行跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。監(jiān)控采購成本，進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和報告。采購專員根據(jù)采購計劃實(shí)施具體的采購操作，包括詢價、比價、議價等。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理，收集供應(yīng)商信息，參與供應(yīng)商評估。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和驗收，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量交付。整理采購相關(guān)文件和資料，建立采購檔案。三、采購計劃與預(yù)算1.采購計劃制定需求調(diào)研采購項目組應(yīng)在新分部開業(yè)籌備初期，與各相關(guān)部門進(jìn)行充分溝通，了解開業(yè)所需各類物資的詳細(xì)需求，包括商品品類、數(shù)量、規(guī)格、到貨時間等。采購計劃編制根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合新分部的定位、市場情況和銷售預(yù)測，編制詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，并按照物資類別進(jìn)行分類匯總。采購計劃審批采購計劃編制完成后，提交采購專項決策小組進(jìn)行審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的重要依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)重新履行審批程序。2.采購預(yù)算編制預(yù)算編制原則采購預(yù)算應(yīng)遵循"以收定支、收支平衡、略有結(jié)余"的原則，根據(jù)新分部開業(yè)的資金狀況和采購計劃，合理安排采購資金。預(yù)算編制內(nèi)容采購預(yù)算主要包括商品采購預(yù)算、辦公用品采購預(yù)算、陳列道具采購預(yù)算、促銷物資采購預(yù)算等。各項預(yù)算應(yīng)明確具體的金額和明細(xì)項目，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可操作性。預(yù)算審批流程采購預(yù)算編制完成后，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后報采購專項決策小組審批。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如有特殊情況需要追加預(yù)算，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商信息收集采購項目組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會等。建立供應(yīng)商信息庫，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分類。供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)和評估指標(biāo)體系。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商選擇與合作根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系。與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商考核與管理考核指標(biāo)設(shè)定建立供應(yīng)商考核制度，設(shè)定科學(xué)合理的考核指標(biāo)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，記錄考核結(jié)果。考核周期與方式考核周期分為月度考核和年度考核。月度考核主要對供應(yīng)商的交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行考核，年度考核則對供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面評估。考核方式可采用實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種方式相結(jié)合。考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改，如仍未改善，可考慮終止合作關(guān)系。五、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購項目組。2.采購詢價采購專員根據(jù)采購申請表的內(nèi)容，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。在詢價過程中，應(yīng)確保供應(yīng)商之間的報價具有可比性，避免價格差異過大。3.采購比價與議價采購專員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和分析，對比不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行比價。在比價的基礎(chǔ)上，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價，爭取獲得更優(yōu)惠的采購價格和條款。4.采購合同簽訂經(jīng)過比價和議價后，確定最終供應(yīng)商。采購經(jīng)理與供應(yīng)商就采購合同的條款進(jìn)行詳細(xì)談判，達(dá)成一致后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)益得到保障。5.采購訂單下達(dá)采購專員根據(jù)采購合同的內(nèi)容，制作采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間。采購訂單經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商，同時抄送財務(wù)部門和相關(guān)部門。6.采購跟蹤與催貨采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的催貨措施，確保物資按時到貨。7.采購驗收物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由采購專員、使用部門和質(zhì)量檢驗部門共同對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與采購合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。8.采購付款物資驗收合格后，采購專員整理相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購項目組應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解行業(yè)價格走勢和產(chǎn)品信息，合理安排采購計劃和采購時機(jī)，避免因市場價格波動造成采購成本增加。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商備份機(jī)制，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題影響采購工作的正常進(jìn)行。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格把控采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。合同風(fēng)險應(yīng)對在簽訂采購合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，避免合同糾紛。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。付款風(fēng)險應(yīng)對建立健全付款審批制度，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間付款。加強(qiáng)與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，確保資金的及時支付，維護(hù)公司的良好信譽(yù)。七、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對新分部開業(yè)采購工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促采購項目組進(jìn)行整改。2.外部審計必要時，可委托外部審計機(jī)構(gòu)對新分