會議管理規(guī)定110401?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高會議效率。2.目標明確原則：每次會議都應有明確的主題和目標，確保參會人員清楚會議要解決的問題。3.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好準備工作，確保會議順利進行。4.責任落實原則：會議形成的決議和任務應明確責任人，確保執(zhí)行到位。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.總經(jīng)理辦公會會議召集：由總經(jīng)理召集，總經(jīng)理辦公室負責組織。參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人。會議內(nèi)容：研究公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要人事任免、年度預算等重大事項。會議頻率：原則上每周[X]次，如有需要可臨時召開。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議題等。議題準備：參會人員提前準備議題，提交總經(jīng)理辦公室匯總。會議召開：按照議程進行討論，形成會議決議。會議紀要：總經(jīng)理辦公室負責整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理審核后發(fā)布。2.公司年度工作會會議召集：由總經(jīng)理召集，總經(jīng)理辦公室負責組織。參會人員：公司全體員工。會議內(nèi)容：總結(jié)上一年度工作，部署本年度工作任務。會議頻率：每年年初召開一次。會議流程：會議通知：提前[X]周發(fā)布會議通知。工作報告準備：各部門提前準備工作報告。會議召開：總經(jīng)理作年度工作報告，各部門匯報工作，進行分組討論。會議決議：形成年度工作目標和任務，明確責任部門和責任人。會議紀要：總經(jīng)理辦公室負責整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理審核后發(fā)布。（二）部門級會議1.部門例會會議召集：由部門負責人召集并主持。參會人員：部門全體員工。會議內(nèi)容：總結(jié)部門上周工作，安排本周工作任務，溝通協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作事宜。會議頻率：原則上每周[X]次。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知。工作匯報：員工匯報上周工作進展和本周工作計劃。問題討論：針對工作中存在的問題進行討論，提出解決方案。工作安排：部門負責人明確本周工作重點和任務分工。會議記錄：指定專人負責會議記錄，形成會議紀要，部門內(nèi)部留存。2.部門專題會會議召集：根據(jù)工作需要，由部門負責人或相關人員召集。參會人員：與專題相關的人員。會議內(nèi)容：針對部門特定工作專題進行深入討論和研究，提出解決方案和措施。會議頻率：根據(jù)工作需要適時召開。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。專題匯報：相關人員匯報專題工作進展情況。討論研究：參會人員圍繞專題進行討論，提出意見和建議。形成決議：明確專題工作的下一步計劃和責任人。會議記錄：指定專人負責會議記錄，形成會議紀要，報部門負責人審核后留存。（三）項目會議1.項目啟動會會議召集：由項目經(jīng)理召集，項目團隊成員及相關部門人員參加。會議內(nèi)容：介紹項目背景、目標、范圍、進度計劃、團隊成員職責等，宣布項目正式啟動。會議頻率：項目啟動階段召開一次。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知。項目介紹：項目經(jīng)理介紹項目基本情況。團隊組建：明確項目團隊成員及職責分工。目標與計劃：闡述項目目標、進度計劃和里程碑。溝通機制：建立項目溝通機制。會議記錄：形成會議紀要，項目團隊成員簽字確認。2.項目周會會議召集：由項目經(jīng)理召集，項目團隊成員參加。會議內(nèi)容：總結(jié)項目上周工作進展，分析存在的問題，安排本周工作任務。會議頻率：原則上每周[X]次。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知。工作匯報：項目團隊成員匯報上周工作完成情況。問題分析：對工作中出現(xiàn)的問題進行分析討論。本周安排：明確本周工作任務和目標。風險預警：識別項目潛在風險并提出應對措施。會議記錄：形成會議紀要，項目團隊成員簽字確認。3.項目里程碑會議會議召集：由項目經(jīng)理召集，項目團隊成員、相關部門負責人及公司領導參加。會議內(nèi)容：對項目里程碑的完成情況進行評估和總結(jié)，研究解決項目推進過程中的重大問題，部署下一階段工作任務。會議頻率：在項目關鍵里程碑節(jié)點召開。會議流程：會議通知：提前[X]天發(fā)布會議通知。里程碑匯報：項目經(jīng)理匯報里程碑完成情況。成果展示：相關人員展示項目成果。問題討論：對項目存在的問題進行深入討論，提出解決方案。決策部署：明確下一階段工作目標、任務和責任人。會議記錄：形成會議紀要，經(jīng)參會領導審核后發(fā)布。三、會議準備（一）會議發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議目的、議程安排等內(nèi)容。2.《會議申請表》經(jīng)部門負責人或相關領導審批后，提交至會議組織部門。（二）會議通知1.會議組織部門根據(jù)審批后的《會議申請表》，提前發(fā)布會議通知。2.會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議要求等信息。3.對于重要會議，應提前[X]天發(fā)布通知；對于一般性會議，應提前[X]天發(fā)布通知。4.會議通知可通過郵件、即時通訊工具、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布。（三）參會人員準備1.參會人員應提前了解會議主題和議程，做好相關資料和數(shù)據(jù)的準備。2.對于需要匯報工作的參會人員，應準備好詳細的工作報告，確保內(nèi)容準確、條理清晰。3.如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適的人員代替參會。（四）會議資料準備1.會議組織者應根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如報告、文件、圖表等。2.會議資料應提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好討論準備。3.對于臨時增加的會議資料，應在會議前及時發(fā)放給參會人員。（五）會議場地準備1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地。2.會議場地應提前進行布置，確保環(huán)境整潔、舒適，設備設施正常運行。3.準備好會議所需的文具、茶水、音響、投影儀等物品。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。2.會議組織者應安排專人負責簽到工作，統(tǒng)計參會人數(shù)，確保會議按計劃召開。（二）會議主持1.會議主持應提前熟悉會議議程和參會人員情況，確保會議順利進行。2.會議主持應引導參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，控制會議節(jié)奏和時間。3.對于會議中出現(xiàn)的爭議和分歧，會議主持應及時協(xié)調(diào)解決，確保會議達成共識。（三）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程和要求，有序發(fā)言，表達自己的觀點和意見。2.發(fā)言應簡潔明了，重點突出，避免冗長和無關的內(nèi)容。3.對于重要問題的發(fā)言，應提供充分的依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。（四）會議討論1.會議討論應圍繞會議主題展開，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見和建議，進行深入的交流和探討。2.會議組織者應引導討論方向，避免出現(xiàn)跑題和混亂的情況。3.對于討論中提出的問題和建議，應及時進行記錄和整理。（五）會議決策1.對于需要決策的事項，會議組織者應根據(jù)討論結(jié)果，提出決策建議，提交參會領導或相關決策機構(gòu)進行決策。2.決策應遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，確保決策的科學性和合理性。3.決策結(jié)果應明確責任人和時間節(jié)點，確保決策得到有效執(zhí)行。（六）會議記錄1.會議組織者應安排專人負責會議記錄，確保記錄內(nèi)容準確、完整。2.會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程安排、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項等內(nèi)容。3.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應及時整理和歸檔。五、會議紀要（一）紀要撰寫1.會議結(jié)束后，會議組織者應及時撰寫會議紀要。2.會議紀要應客觀、準確地反映會議內(nèi)容和討論結(jié)果，突出重點和關鍵決策。3.會議紀要應語言簡潔、條理清晰，避免使用模糊和歧義的表述。（二）紀要審核1.會議紀要初稿完成后，應提交會議組織者或相關領導進行審核。2.審核人員應重點審核會議紀要的內(nèi)容是否準確、完整，邏輯是否清晰，語言是否規(guī)范。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時反饋給會議組織者進行修改。（三）紀要發(fā)布1.審核通過的會議紀要應及時發(fā)布給參會人員和相關部門。2.會議紀要可通過郵件、公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布。3.對于重要會議的會議紀要，應進行存檔，以便日后查閱和參考。六、會議跟進與執(zhí)行（一）任務分解1.會議形成的決議和任務應進行詳細的分解，明確責任部門和責任人。2.責任部門和責任人應根據(jù)任務分解情況，制定具體的工作計劃和時間表。（二）進度跟蹤1.會議組織者應定期對會議決議和任務的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查。2.責任部門和責任人應及時向會議組織者匯報任務執(zhí)行進度，反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。（三）協(xié)調(diào)解決1.對于任務執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，會議組織者應及時協(xié)調(diào)相關部門和人員進行解決。2.相關部門和人員應積極配合，共同推進任務的順利執(zhí)行。（四）結(jié)果反饋1.任務完成后，責任部門和責任人應及時向會議組織者反饋任務完成情況和結(jié)果。2.會議組織者應對任務完成情況進行評估和總結(jié)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。七、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間到達會議場地，不得遲到、早退。2.如有特殊情況需要請假，應提前向會議組織者請假，并得到批準。（二）遵守秩序1.參會人員應遵守會議秩序，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。2.會議期間應將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應到會議室外接聽。（三）尊重他人1.參會人員應尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊和惡意詆毀。2.對于不同的觀點和意見，應通過理性的討論和交流來解決，不得情緒化表達。