廣東xx集團(tuán)辦公用品管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東xx集團(tuán)辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約費(fèi)用開(kāi)支，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣東xx集團(tuán)總部及下屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱(chēng)"集團(tuán)各單位"）。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定辦公用品的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿(mǎn)足工作需求的前提下，努力降低辦公用品采購(gòu)、使用成本。3.歸口管理原則：集團(tuán)辦公用品實(shí)行歸口管理，由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、發(fā)放、保管等工作。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定集團(tuán)辦公用品管理辦法及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.匯總各部門(mén)辦公用品需求計(jì)劃，編制年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算。3.負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放等工作。4.定期盤(pán)點(diǎn)辦公用品庫(kù)存，及時(shí)補(bǔ)充短缺物資，清理積壓物資。5.對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，統(tǒng)計(jì)分析辦公用品消耗情況，提出改進(jìn)建議。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算及報(bào)銷(xiāo)憑證。2.按照財(cái)務(wù)制度辦理辦公用品采購(gòu)款項(xiàng)的支付。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求計(jì)劃的編制和申報(bào)。2.合理使用辦公用品，遵守辦公用品領(lǐng)用規(guī)定，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.協(xié)助行政部門(mén)做好本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用、保管等工作。三、辦公用品分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品分類(lèi)1.辦公文具類(lèi)：如紙張、筆記本、中性筆、圓珠筆、鋼筆、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、膠水、膠帶等。2.辦公設(shè)備類(lèi)：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。3.辦公耗材類(lèi)：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。4.辦公家具類(lèi)：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。5.其他辦公用品：如文件夾、檔案盒、標(biāo)簽、計(jì)算器、電話(huà)機(jī)等。（二）辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)集團(tuán)各單位工作性質(zhì)和崗位設(shè)置，制定辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)（詳見(jiàn)附件：辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)清單）。各部門(mén)應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)配備辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)配備。2.對(duì)于特殊崗位或因工作需要確需額外配備辦公用品的，由部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部門(mén)審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后另行配備。四、辦公用品計(jì)劃與預(yù)算（一）需求計(jì)劃編制1.各部門(mén)應(yīng)于每年12月15日前，根據(jù)本部門(mén)下一年度工作任務(wù)和人員變動(dòng)情況，編制本部門(mén)辦公用品需求計(jì)劃，并報(bào)送行政部門(mén)。2.辦公用品需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容。（二）采購(gòu)預(yù)算編制1.行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)報(bào)送的辦公用品需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.辦公用品采購(gòu)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制在集團(tuán)下達(dá)的年度費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)范圍內(nèi)。（三）計(jì)劃調(diào)整1.因工作任務(wù)變化或其他原因需要調(diào)整辦公用品需求計(jì)劃的，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)行政部門(mén)審核同意后進(jìn)行調(diào)整。2.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)計(jì)劃調(diào)整情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，并報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。五、辦公用品采購(gòu)（一）采購(gòu)方式1.辦公用品采購(gòu)原則上采用集中采購(gòu)方式，由行政部門(mén)統(tǒng)一組織實(shí)施。對(duì)于批量較大、金額較高的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。2.對(duì)于一些零星、急需的辦公用品，行政部門(mén)可在集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立集團(tuán)辦公用品供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行篩選、評(píng)估和管理。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的供應(yīng)能力和合理的價(jià)格水平。2.定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并補(bǔ)充新的供應(yīng)商。（三）采購(gòu)流程1.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算和需求計(jì)劃，填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，采購(gòu)人員按照采購(gòu)方式選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.供應(yīng)商將貨物送達(dá)集團(tuán)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。4.采購(gòu)人員憑發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按照財(cái)務(wù)制度辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。六、辦公用品入庫(kù)與保管（一）入庫(kù)管理1.辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照采購(gòu)合同或協(xié)議及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)填寫(xiě)辦公用品入庫(kù)單，注明辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息，并簽字確認(rèn)。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)人員，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.驗(yàn)收不合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決退換貨事宜。（二）保管管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照辦公用品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保辦公用品擺放整齊、有序，便于查找和發(fā)放。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保辦公用品的質(zhì)量安全。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月末編制辦公用品盤(pán)點(diǎn)表，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與賬目是否一致。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。七、辦公用品發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)各部門(mén)工作實(shí)際需要，合理發(fā)放辦公用品，確保滿(mǎn)足工作需求。2.定額管理原則：按照辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門(mén)辦公用品實(shí)行定額管理，控制發(fā)放數(shù)量。3.定期發(fā)放原則：行政部門(mén)應(yīng)定期向各部門(mén)發(fā)放辦公用品，一般每月發(fā)放一次。（二）發(fā)放流程1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)取，并填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬上記錄發(fā)放情況。3.對(duì)于一些貴重或限量發(fā)放的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，各部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)專(zhuān)項(xiàng)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可領(lǐng)取。（三）特殊情況處理1.因工作需要臨時(shí)增加辦公用品需求的，各部門(mén)可向行政部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以臨時(shí)發(fā)放。2.對(duì)于因個(gè)人原因損壞或丟失辦公用品的，由責(zé)任人照價(jià)賠償后，方可補(bǔ)發(fā)。八、辦公用品使用與節(jié)約（一）使用要求1.各部門(mén)應(yīng)教育員工正確使用辦公用品，愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備和用品，延長(zhǎng)其使用壽命。2.員工在使用辦公用品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成損壞。3.對(duì)于一些可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、檔案盒等，應(yīng)提倡回收再利用。（二）節(jié)約措施1.推行無(wú)紙化辦公，盡量減少紙張浪費(fèi)。文件、資料等應(yīng)優(yōu)先采用電子文檔形式保存和傳遞，確需打印的，應(yīng)雙面打印。2.合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的打印、復(fù)印模式，避免不必要的浪費(fèi)。3.加強(qiáng)辦公設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，提高設(shè)備的使用效率，降低能耗。4.嚴(yán)格控制辦公用品的使用量，對(duì)于一些用量較大的辦公用品，如打印紙、中性筆等，應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度。九、辦公用品盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織辦公用品盤(pán)點(diǎn)工作，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽查盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，各部門(mén)應(yīng)配合行政部門(mén)做好盤(pán)點(diǎn)工作。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)辦公用品的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查辦公用品的質(zhì)量狀況。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制辦公用品盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、盤(pán)盈盤(pán)虧原因及處理建議等。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（二）清查1.如遇機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)、資產(chǎn)清查等情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織辦公用品清查工作，確保辦公用品賬實(shí)相符。2.清查工作結(jié)束后，應(yīng)形成辦公用品清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并調(diào)整相關(guān)賬目。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用、使用、保管等情況。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.集團(tuán)將辦公用品管理工作納入各部門(mén)年度績(jī)效考核體系，對(duì)辦公用品管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于辦公用品管理不善，存在浪費(fèi)、違規(guī)領(lǐng)用等問(wèn)題的部門(mén)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如扣減績(jī)效考核分?jǐn)?shù)、通報(bào)批評(píng)等。十一、附則（一）本辦法由廣東xx集團(tuán)行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）本辦法自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。附件：辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)清單|部門(mén)|辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)||::|::||總部行政部門(mén)|電腦[X]臺(tái)/人、打印機(jī)[X]臺(tái)、復(fù)印機(jī)[X]臺(tái)、傳真機(jī)[X]臺(tái)、辦公桌[X]張/人、辦公椅[X]把/人、文件柜[X]組/人、文件夾[X]個(gè)/人、檔案盒[X]個(gè)/人、筆記本[X]本/人、中性筆[X]支/人、圓珠筆[X]支/人、鋼筆[X]支/人、訂書(shū)機(jī)[X]個(gè)/人、訂書(shū)釘[X]盒/人、回形針[X]盒/人、膠水[X]瓶/人、膠帶[X]卷/人、計(jì)算器[X]個(gè)/人、電話(huà)機(jī)[X]部/人等||財(cái)務(wù)部門(mén)|電腦[X]臺(tái)/人、打印機(jī)[X]臺(tái)、復(fù)印機(jī)[X]臺(tái)、傳真機(jī)[X]臺(tái)、辦公桌[X]張/人、辦公椅[X]把/人、文件柜[X]組/人、文件夾[X]個(gè)/人、檔案盒[X]個(gè)/人、筆記本[X]本/人、中性筆[X]支/人、圓珠筆[X]支/人、鋼筆[X]支/人、訂書(shū)機(jī)[X]個(gè)/人、訂書(shū)釘[X]盒/人、回形針[X]盒/人、膠水[X]瓶/人、膠帶[X]卷/人、計(jì)算器[X]個(gè)/人、電話(huà)機(jī)[X]部/人等||人力資源部門(mén)|電腦[X]臺(tái)/人、打印機(jī)[X]臺(tái)、復(fù)印機(jī)[X]臺(tái)、傳真機(jī)[X]臺(tái)、辦公桌[X]張/人、辦公椅[X]把/人、文件柜[X]組/人、文件夾[X]個(gè)/人、檔案盒[X]個(gè)/人、筆記本[X]本/人、中性筆[X]支/人、圓珠筆[X]支/人、鋼筆[X]支/人、訂書(shū)機(jī)[X]個(gè)/人、訂書(shū)釘[X]盒/人、回形針[X]盒/人、膠水[X]瓶/人、膠帶[X]卷/人、計(jì)算器[X]個(gè)/人、電話(huà)機(jī)[X]部/人等||業(yè)務(wù)部門(mén)A|電腦[X]臺(tái)/人、打印機(jī)[X]臺(tái)、復(fù)印機(jī)[X]臺(tái)、傳真機(jī)[X]臺(tái)、辦公桌[X]張/人、辦公椅[X]把/人