物質管理辦法1?一、總則1.目的為加強公司物質管理，規范物質采購、驗收、存儲、使用、盤點及處置等流程，確保物質的合理使用與有效控制，保障公司生產經營活動的順利進行，降低成本，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內所有物質的管理，包括但不限于原材料、輔助材料、設備、辦公用品、勞保用品等。3.職責分工采購部門：負責物質的采購工作，包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達等，確保所采購物質符合公司要求，按時、按質、按量到貨。倉庫管理部門：負責物質的驗收、存儲、發放及盤點等工作，保證物質存儲安全、數量準確，及時辦理出入庫手續。使用部門：負責提出物質需求計劃，合理使用物質，配合做好盤點工作，并反饋使用過程中的問題。財務部門：負責物質采購資金的審核與支付，參與物質盤點監督，對物質成本進行核算與分析。二、物質采購管理1.采購計劃需求預測：各使用部門應根據生產經營計劃、設備維護計劃等，提前對所需物質進行需求預測，每月末提交次月物質需求計劃。需求計劃應詳細列出物質名稱、規格型號、數量、預計到貨時間等信息。審核與匯總：采購部門收到使用部門的需求計劃后，進行審核。對于不合理或重復的需求，與使用部門溝通調整。審核通過后，采購部門將各部門需求計劃進行匯總，結合庫存情況，制定月度采購計劃。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。選擇合格的供應商，建立長期合作關系。供應商考核：采購部門定期對供應商進行考核，考核指標包括交貨及時性、產品質量合格率、價格合理性、售后服務滿意度等。根據考核結果，對供應商進行分級管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行淘汰或整改。3.采購流程采購申請：使用部門根據實際需求，填寫采購申請表，經部門負責人審批后提交采購部門。采購申請表應注明采購原因、物質名稱、規格型號、數量、預算金額等信息。采購審批：采購部門收到采購申請表后，進行初步審核。對于金額較大或重要的采購項目，提交公司領導審批。審批通過后，采購部門根據審批結果進行采購操作。采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利與義務，包括物質名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。采購訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，確保訂單信息準確無誤。采購訂單應包含采購合同的主要條款，同時注明訂單編號、下達時間等信息。跟蹤與催貨：采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解生產進度、發貨情況等。對于延遲交貨的供應商，采購部門應及時催貨，確保物質按時到貨。三、物質驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門在物質到貨前，應做好驗收準備工作，包括清理驗收場地、準備驗收工具、安排驗收人員等。驗收人員應熟悉所驗收物質的相關標準和要求。2.數量驗收物質到貨后，倉庫管理部門驗收人員首先對物質的數量進行驗收。按照采購訂單或送貨單核對物質的名稱、規格型號、數量等信息，確保數量準確無誤。對于數量不符的情況，應及時與供應商溝通處理。3.質量驗收外觀檢查：驗收人員對物質的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、污漬等缺陷。對于外觀不符合要求的物質，應做好記錄，并與供應商協商解決。質量檢驗：對于需要進行質量檢驗的物質，倉庫管理部門應按照相關標準或合同要求，委托專業檢驗機構或組織內部檢驗人員進行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續。對于質量不合格的物質，應及時通知采購部門與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。4.驗收記錄驗收人員應如實填寫物質驗收記錄，記錄內容包括物質名稱、規格型號、數量、供應商名稱、到貨時間、驗收情況等信息。驗收記錄應妥善保存，以備查閱。5.入庫手續辦理驗收合格的物質，倉庫管理部門驗收人員應及時辦理入庫手續。填寫入庫單，注明物質名稱、規格型號、數量、入庫時間、存放位置等信息。入庫單經倉庫管理部門負責人審核后，一聯留存倉庫，一聯交采購部門作為付款依據，一聯交財務部門進行賬務處理。四、物質存儲管理1.倉庫規劃與布局倉庫分區：根據物質的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行分區規劃，如原材料區、成品區、辦公用品區、勞保用品區等。不同區域應設置明顯的標識牌，便于物資的存放與查找。貨位管理：對倉庫內的貨位進行編號管理，按照一定的規則為每個貨位分配唯一的編號。物資應按照貨位編號存放，確保存放有序，便于盤點和出入庫操作。2.存儲條件要求溫濕度控制：對于一些對溫濕度有要求的物資，如某些化工原料、藥品等，倉庫應配備相應的溫濕度調節設備，確保存儲環境符合要求。通風與防潮：倉庫應保持良好的通風條件，防止物資受潮、發霉、變質。對于易受潮的物資，應采取防潮措施，如密封包裝、墊高堆放等。防火與防爆：倉庫應配備必要的消防設施和器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。對于易燃易爆物資，應設置專門的存儲區域，嚴格按照相關規定進行存儲和管理。3.庫存盤點盤點計劃制定：倉庫管理部門應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等信息。盤點計劃應提前通知各相關部門，以便做好準備工作。盤點實施：盤點人員按照盤點計劃對倉庫物資進行逐一清點，記錄實際數量、規格型號、存放位置等信息。在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并做好記錄。盤點結果處理：盤點結束后，盤點人員應編制盤點報告，將盤點結果與庫存賬目進行核對。對于賬實不符的情況，應分析原因，提出處理意見，報相關部門審批后進行調整。如因人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。4.庫存預警設定預警指標：倉庫管理部門根據歷史數據、生產經營計劃等因素，設定各類物資的庫存預警指標，包括最高庫存、最低庫存等。預警提示：當庫存物資數量接近或超出預警指標時，倉庫管理部門應及時向采購部門和使用部門發出預警提示，以便采購部門及時安排采購，使用部門合理控制物資使用。五、物質發放管理1.發放原則按需發放：使用部門應根據實際工作需要，填寫物資領用申請表，經部門負責人審批后到倉庫領取物資。倉庫管理部門應嚴格按照審批后的領用申請表發放物資，不得超發或濫發。先進先出：倉庫管理部門在發放物資時，應遵循先進先出的原則，確保庫存物資的質量和有效期。對于有保質期要求的物資，應優先發放臨近保質期的物資。2.發放流程領用申請：使用部門根據工作需要，填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、領用用途等信息。領用申請表經部門負責人審批后，提交倉庫管理部門。審核發放：倉庫管理部門收到領用申請表后，對其進行審核。審核通過后，倉庫管理人員根據申請表發放物資，并在物資發放登記表上記錄發放日期、物資名稱、規格型號、數量、領用部門、領用人等信息。物資發放登記表應妥善保存，以備查閱。簽字確認：領用人在領取物資時，應對物資的名稱、規格型號、數量等進行核對，確認無誤后在物資發放登記表上簽字。如發現物資存在質量問題或數量不符等情況，領用人應及時向倉庫管理部門反饋。3.特殊物資發放對于一些特殊物資，如易燃易爆物資、劇毒物資等，倉庫管理部門應按照相關規定進行發放管理。領用人必須經過專門培訓，具備相應的資質和條件，并填寫特殊物資領用申請表，經公司領導審批后，方可領取。發放過程中，應嚴格按照操作規程進行，確保安全。六、物質報廢與處置管理1.報廢鑒定提出報廢申請：使用部門或倉庫管理部門發現物資存在損壞、過期、變質等情況，無法繼續使用時，應填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、購置時間、報廢原因等信息。技術鑒定：對于價值較高或技術復雜的物資，公司應組織相關技術人員進行技術鑒定，確定物資是否確實無法使用。技術鑒定報告應作為物資報廢的依據之一。審批：物資報廢申請表經使用部門或倉庫管理部門負責人審核后，提交財務部門、采購部門等相關部門會簽。會簽通過后，報公司領導審批。審批通過的物資方可進行報廢處理。2.報廢處置方式出售：對于一些尚有使用價值的報廢物資，經公司領導批準后，可以采取出售的方式進行處置。出售報廢物資應按照相關規定進行公開招標或競價，確保處置價格合理。出售收入應及時入賬，納入公司財務管理。報廢銷毀：對于一些無使用價值或存在安全隱患的報廢物資，如廢舊電池、過期化學品等，應按照環保要求進行報廢銷毀處理。報廢銷毀過程應進行記錄，確保處置過程符合相關規定。3.處置記錄倉庫管理部門應對物資報廢與處置過程進行詳細記錄，記錄內容包括物資名稱、規格型號、數量、報廢原因、處置方式、處置時間、處置收入等信息。處置記錄應妥善保存，以備審計和檢查。七、監督與檢查1.內部審計公司財務部門定期對物質管理情況進行內部審計，檢查物質采購、驗收、存儲、發放、報廢等環節的合規性，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查采購部門、倉庫管理部門和使用部門應定期對本部門負責的物質管理工作進行自查，發現問題及時整改。公司定期組織對各部門物質管理工作進行聯合檢查，對表現優秀的部門給予表彰和獎勵，對存在問題的部門進行