檔案管理及保密制度?一、總則1.目的本制度旨在建立健全公司檔案管理體系，規范檔案管理及保密工作流程，確保公司檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，維護公司合法權益，為公司各項工作提供有效支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機構以及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理與保密工作。3.基本原則遵循集中統一管理、分級負責、分類歸檔、確保安全、方便利用的原則，對檔案進行科學管理和嚴格保密。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，包括但不限于文件檔案、合同檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。指導、監督和檢查各部門的檔案管理工作，提供檔案管理方面的培訓和咨詢服務。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、檢索、利用等日常管理工作。定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。推進檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門檔案管理職責負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，并指定專人作為兼職檔案管理員，負責本部門檔案管理的具體工作。按照公司檔案管理制度的要求，及時將應歸檔的文件材料移交公司檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關信息。嚴格遵守檔案保密制度，確保本部門檔案的安全。三、檔案分類與歸檔1.檔案分類行政文件檔案：包括公司發布的各類規章制度、通知、報告、請示、會議紀要等文件。合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。人事檔案：涉及員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核、獎懲情況等。業務檔案：根據公司業務類型劃分，如銷售業務檔案、采購業務檔案、項目業務檔案等，具體包括業務合同、訂單、客戶資料、市場調研、業務報表等。其他檔案：如公司證照、榮譽證書、資質文件、固定資產檔案、聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。2.歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應歸檔。具體歸檔范圍參照《公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》執行。3.歸檔時間文書檔案應在次年上半年完成歸檔。合同檔案在合同履行完畢后一個月內歸檔。財務檔案按照國家財務檔案管理規定的時間進行歸檔。人事檔案應及時歸檔，員工離職后，其人事檔案應在離職手續辦理完畢后一周內移交公司檔案管理部門。業務檔案根據業務流程和實際情況，在業務結束后及時歸檔。四、檔案整理與編目1.檔案整理歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清楚，簽署完備。對歸檔文件進行分類、編號、裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。按照檔案分類方案，對各類檔案進行系統排列，保持文件之間的有機聯系。2.檔案編目編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數等項目。建立電子目錄數據庫，實現檔案目錄的信息化檢索。對重要檔案應編制檢索工具，如索引、專題卡片等，方便快速查找和利用。五、檔案存儲與保管1.存儲環境設立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施設備，確保檔案存儲安全。2.檔案裝具使用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找和管理。對磁性載體檔案，應采用防磁柜存儲，避免磁場對檔案的破壞。3.檔案保管期限根據檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（16年50年）和短期（15年以下）三種。具體檔案保管期限按照《公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》執行。4.檔案定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次，檢查內容包括檔案的數量、質量、存儲環境等。對檢查中發現的問題，應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換存儲設備等。5.檔案遷移與銷毀因公司辦公地點變更等原因需要遷移檔案時，應按照檔案管理的相關規定進行妥善處理，確保檔案安全。對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導審批后，按照規定程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監銷人員簽字確認。六、檔案利用與借閱1.檔案利用原則本著方便工作、確保安全的原則，為公司各項工作提供檔案利用服務。利用檔案應遵守國家法律法規和公司相關規定，不得損害公司利益。2.檔案利用方式查閱：公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。復制：根據工作需要，經檔案管理部門負責人批準，可以對檔案進行復制。復制檔案應使用檔案管理部門提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。復制件應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用登記與跟蹤檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等信息。對借閱的檔案，檔案管理部門應進行跟蹤，及時提醒借閱人按時歸還檔案。七、檔案保密制度1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息、人事信息等各類機密文件和資料。檔案管理部門掌握的檔案整理、存儲、利用等工作流程和相關信息。2.保密措施檔案管理部門應與接觸檔案的工作人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。對機密檔案應進行單獨存放，并采取加密存儲、訪問控制等技術手段進行保護。在檔案利用過程中，應嚴格控制查閱、借閱范圍，對涉及機密的檔案，應指定專人負責監督利用過程。嚴禁通過互聯網、電子郵件等方式傳輸機密檔案，如需傳輸，應采取加密傳輸等安全措施。3.保密教育與培訓公司應定期組織員工進行保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。檔案管理部門應針對檔案管理和保密工作的特點，開展專項培訓，確保檔案管理人員熟悉保密制度和工作流程。4.泄密處理如發現檔案泄密事件，應立即采取措施進行制止，并及時報告公司領導。對泄密責任人，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，構成犯罪的，將依法追究刑事責任。對因泄密給公司造成損失的，公司將依法要求泄密責任人承擔賠償責任。八、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。逐步實現檔案信息資源的共享，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。2.檔案數字化處理對重要檔案和利用率較高的檔案進行數字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容一致，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。建立電子檔案數據庫，對電子檔案進行分類存儲、編目和索引，方便檢索和利用。3.信息系統安全管理加強檔案管理信息系統的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止網絡