工程檔案編制管理辦法?一、總則（一）目的為加強工程檔案的編制與管理，確保工程檔案的完整、準確、系統和有效利用，為工程建設、運營、維護及管理提供可靠依據，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有新建、改建、擴建工程項目檔案的編制與管理。（三）基本原則1.工程檔案應與工程建設同步進行，做到隨工程進度及時收集、整理、歸檔。2.檔案內容應真實反映工程實際情況，數據準確、字跡清晰、圖表規范。3.堅持集中統一管理原則，確保檔案的完整性和系統性。二、工程檔案管理職責（一）建設單位職責1.負責工程檔案管理工作的組織領導，制定工程檔案管理制度和工作流程。2.配備滿足工作需要的檔案管理人員，明確其職責和權限。3.監督、檢查參建單位工程檔案的編制、整理和歸檔工作，對不符合要求的及時提出整改意見。4.組織工程檔案的驗收工作，接收并保管工程竣工檔案。（二）勘察、設計單位職責1.負責本單位形成的工程前期文件、設計文件等檔案資料的收集、整理和歸檔，并向建設單位移交。2.對工程檔案的形成、積累和整理工作進行指導，確保檔案符合工程實際和相關規范要求。（三）施工單位職責1.負責施工過程中形成的各類文件資料的收集、整理和歸檔，確保檔案的真實、完整。2.按照建設單位和檔案管理部門的要求，對工程檔案進行分類、組卷、編目等工作，編制檔案移交清單。3.在工程竣工驗收前，將整理好的工程檔案移交建設單位審核。（四）監理單位職責1.負責對工程建設全過程檔案資料的形成、積累和整理情況進行監督檢查。2.審核施工單位提交的工程檔案，簽署審核意見，對不符合要求的責令整改。3.負責監理文件資料的收集、整理和歸檔，向建設單位移交。三、工程檔案分類及內容（一）工程前期文件1.項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告及批復、環境影響評價報告及批復等。2.建設用地文件，如土地使用證、建設用地規劃許可證等。3.工程勘察、設計文件，包括勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件等。4.招投標文件，涵蓋招標公告、投標文件、中標通知書等。（二）施工文件1.施工管理文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底等。2.施工技術文件，包括施工圖紙會審記錄、設計變更通知、工程洽商記錄等。3.施工物資資料，如原材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗報告等。4.施工測量記錄，包括工程定位測量、水準測量、垂直度測量等記錄。5.施工記錄，如地基與基礎施工記錄、主體結構施工記錄、隱蔽工程驗收記錄等。6.施工試驗記錄，如土工試驗、混凝土試塊試驗、鋼材力學性能試驗等報告。7.施工質量驗收記錄，包括分項工程、分部工程、單位工程質量驗收記錄等。（三）監理文件1.監理規劃、監理實施細則。2.監理月報、監理會議紀要。3.工程質量評估報告、監理工作總結。4.監理通知單、工程暫停令、工程復工令等。（四）竣工圖1.建筑竣工圖。2.結構竣工圖。3.給排水及采暖竣工圖。4.電氣竣工圖。5.通風與空調竣工圖。6.消防竣工圖等。（五）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告。2.工程竣工備案表。3.工程質量保修書。4.工程決算文件等。四、工程檔案編制要求（一）紙質檔案編制要求1.紙張應采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜折疊成A4幅面。2.文字材料應字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.圖紙應線條清晰、圖面整潔，圖標規范。4.采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。（二）電子檔案編制要求1.電子檔案應與紙質檔案內容一致，采用通用格式存儲，如PDF、TIFF等。2.電子文件應進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，文件命名應規范，便于查找和管理。3.對電子文件應進行加密處理，確保數據安全。4.定期對電子檔案進行備份，存儲于不同介質，并異地存放。五、工程檔案整理與組卷（一）整理原則遵循工程文件的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）組卷方法1.工程前期文件按文件性質分類組卷。2.施工文件按單位工程、分部工程、分項工程順序分類組卷，同一單位工程的文件應集中組卷。3.監理文件按文件類別組卷。4.竣工圖按專業、圖號順序組卷，一個專業的圖紙應集中組卷。（三）卷內文件排列1.文字材料按事項、專業順序排列，同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2.圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。（四）編目要求1.編制卷內目錄，內容包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等。2.編制卷內備考表，說明卷內文件的整理情況、缺損情況等，由立卷人簽名，立卷日期填寫。3.案卷封面應填寫工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內容，字跡應清晰、工整。六、工程檔案歸檔（一）歸檔時間1.工程前期文件在項目完成相應審批手續后及時歸檔。2.施工文件、監理文件隨工程進度同步歸檔，在分部工程驗收后及時整理歸檔，單位工程竣工驗收前完成全部歸檔工作。3.竣工圖在工程竣工驗收后三個月內歸檔。（二）歸檔程序1.施工單位、監理單位等參建單位在規定時間內將整理好的工程檔案向建設單位移交，建設單位組織審核，對不符合要求的返回整改。2.審核通過后，建設單位辦理檔案接收手續，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.建設單位將接收的工程檔案移交至公司檔案室，檔案室進行統一登記、編號、上架保管。七、工程檔案保管與利用（一）保管期限工程檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保存的檔案主要包括工程立項及審批文件、工程竣工驗收報告、工程質量保修書等重要文件。2.長期保存期限為30年，主要是反映工程建設過程中重要環節的文件。3.短期保存期限為10年，主要是一般性的文件資料。（二）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查、清點，發現問題及時處理。（三）利用規定1.公司內部人員因工作需要查閱工程檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案應在檔案室進行，不得擅自將檔案帶出。如需復印，應經檔案室管理人員同意，并按規定辦理復印手續。3.外單位人員查閱工程檔案，須持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時應有檔案室人員陪同，查閱內容不得擅自摘抄、復制。八、工程檔案驗收（一）驗收組織工程檔案驗收由建設單位組織，勘察、設計、施工、監理等參建單位參加，必要時可邀請相關專家參與。（二）驗收內容1.工程檔案的完整性、準確性、系統性。2.檔案的整理質量，包括分類、組卷、編目等是否符合要求。3.檔案的編制質量，如紙質檔案和電子檔案的書寫、存儲等是否規范。（三）驗收程序1.建設單位提前通知參建單位驗收時間、地點等相關事項。2.各參建單位提交工程檔案自評報告，匯報檔案編制與整理情況。3.驗收組對工程檔案進行實地檢查，查閱檔案資料，提出驗收意見。4.驗收合格后，出具工程檔案驗收報告；驗收不合格的，責令參建單位限期整改，整改后重新組織驗收。九、獎勵與處罰（一）獎勵對在工程檔案編制與管理工作中表現突出的單位和個人，公司給予表彰和獎勵。（二）處罰1.對工程檔案編制與管理工作不認真，導致檔案資料不完整、不準確