疾病預防控制檔案管理辦法范本?一、總則1.目的為加強疾病預防控制檔案的科學管理，提高檔案利用效率，有效保護和利用檔案資源，為疾病預防控制工作提供有力支持，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于疾病預防控制機構（以下簡稱"疾控機構"）在疾病預防、控制、監測、科研、培訓等工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理。3.管理原則遵循統一領導、分級管理、分類科學、完整準確、安全保密、方便利用的原則，確保檔案管理工作規范化、標準化、信息化。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案管理制度、工作流程和標準規范，并組織實施。集中統一管理疾控機構各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、編研和利用等工作進行全面管理。指導和監督各部門檔案管理工作，開展檔案業務培訓和考核。負責檔案信息化建設，推動檔案數字化管理，建立和維護檔案信息管理系統。定期對檔案管理工作進行總結和評估，不斷改進工作方法和提高管理水平。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。按照檔案管理要求，及時將本部門形成的檔案材料進行分類整理，編制目錄清單，并定期移交至檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案整理、編研、利用等工作，提供相關業務信息和資料。對本部門檔案的保管和安全負責，發現問題及時報告檔案管理部門。三、檔案的收集與整理1.收集范圍疾病預防控制工作中形成的各類文件、報告、記錄、報表、數據、圖表、照片、錄像、音頻等資料。疾病監測、疫情報告、防控措施落實、實驗室檢測、科研項目、培訓活動、應急處置等工作產生的相關材料。設備采購、物資管理、財務管理、人事管理等行政管理工作形成的文件和資料。對外交流合作、會議活動、宣傳報道等工作中產生的有保存價值的資料。其他與疾病預防控制工作相關的具有保存意義的檔案材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規律和特點，及時收集本部門工作中產生的各類檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時性。檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合耐久性要求。對于電子文件，應確保其原始性、真實性和完整性，按照電子檔案管理相關規定進行收集和存儲。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。分類標準應統一、規范，確保檔案分類科學合理，便于檢索和查詢。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、疾病預防控制業務類、科研項目類、教育培訓類、財務管理類、人事管理類等類別。編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號可采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。編目：對每一份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。目錄應打印或書寫清晰，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用和移交等。裝訂：對紙張規格不一致、破損或易散失的檔案材料進行整理和裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔衛生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲防鼠設備、溫濕度監測設備等，確保檔案保管條件符合要求。對檔案密集架、檔案柜等設備進行定期檢查和維護，確保其正常使用。3.檔案存放按照檔案分類編號順序，將檔案整齊存放于檔案密集架或檔案柜中，標識清晰，便于查找。對不同保管期限的檔案進行分區存放，便于管理和鑒定。建立檔案存放位置索引，記錄每類檔案的存放位置，方便快速查閱。4.檔案安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛工作，設置門禁系統，配備監控設備，防止檔案丟失、損壞和泄密。定期對檔案進行安全檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。對檔案的借閱、利用等情況進行嚴格登記，確保檔案使用過程的安全。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則根據檔案的保存價值和現實利用需求，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定和審查。3.鑒定內容審查檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。參考國家有關檔案保管期限的規定，結合疾控機構的實際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，報疾控機構分管領導批準后實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監銷人應在銷毀清冊上簽字確認。銷毀后的檔案應在銷毀清冊上注明"已銷毀"字樣，并將銷毀清冊永久保存。六、檔案的統計與編研1.統計工作建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。檔案管理人員應定期對檔案統計數據進行匯總分析，及時掌握檔案管理工作動態，為檔案管理決策提供依據。按照規定向上級主管部門和相關部門報送檔案統計報表，確保統計數據的準確性和及時性。2.編研工作根據疾控機構工作需要和檔案資源狀況，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、專題匯編、大事記等。檔案編研成果應具有實用性、針對性和系統性，能夠為疾病預防控制工作提供有益的參考和借鑒。編研工作應注重保護檔案原件的完整性和真實性，在確保檔案安全的前提下，合理開發利用檔案資源。七、檔案的利用1.利用原則遵循方便利用、服務為本的原則，積極為疾控機構內部各部門和社會有關方面提供檔案利用服務。在檔案利用過程中，應嚴格遵守國家有關法律法規和檔案管理規定，確保檔案信息的安全保密。2.利用方式查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理人員應按照規定提供查閱服務，并做好查閱登記。借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過規定時間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。復制：根據利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復印件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制日期、復制人等信息。3.利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案內容、歸還時間等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，便于查詢和統計分析。八、電子檔案管理1.電子檔案收集在電子文件形成過程中，應同步進行收集，確保電子文件的原始性、真實性和完整性。對電子文件的元數據、背景信息等進行收集和整理，與電子文件一并保存。2.電子檔案整理按照電子檔案分類方案，對電子檔案進行分類整理，確定其保管期限和密級。對電子檔案進行編號、著錄，建立電子檔案目錄數據庫，便于檢索和查詢。3.電子檔案存儲采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子檔案進行集中存儲。存儲設備應定期進行備份，防止數據丟失。建立電子檔案存儲環境監測系統，確保存儲環境符合要求，保障電子檔案的安全。4.電子檔案利用提供電子檔案在線查閱、借閱、復制等利用服務，方便利用者獲取檔案信息。在電子檔案利