分部合同外費(fèi)用收取管理規(guī)定?一、總則1.目的為規(guī)范分部合同外費(fèi)用的收取行為，確保公司利益，保障業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本管理規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各分部涉及合同外費(fèi)用的收取管理工作。3.定義合同外費(fèi)用指在公司與客戶簽訂的合同約定范圍之外，因客戶額外需求或公司提供額外服務(wù)而產(chǎn)生的費(fèi)用，包括但不限于加急處理費(fèi)、特殊定制費(fèi)、超量服務(wù)費(fèi)等。二、費(fèi)用收取原則1.合法性原則費(fèi)用收取必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，不得進(jìn)行違法違規(guī)收費(fèi)行為。2.合理性原則根據(jù)所提供的額外服務(wù)或產(chǎn)生的額外成本，合理確定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，確保收費(fèi)公平合理。3.明確告知原則在收取合同外費(fèi)用前，必須向客戶明確告知收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、原因等相關(guān)信息，確保客戶知情權(quán)。4.書(shū)面確認(rèn)原則涉及合同外費(fèi)用的收取，需獲得客戶的書(shū)面確認(rèn)，以避免后續(xù)糾紛。三、費(fèi)用收取流程1.需求提出當(dāng)出現(xiàn)合同外服務(wù)需求時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《合同外費(fèi)用申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明需求內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用金額、收費(fèi)原因等信息，并提交至上級(jí)主管審核。2.審核批準(zhǔn)上級(jí)主管對(duì)《合同外費(fèi)用申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查需求的合理性、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.費(fèi)用告知業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的申請(qǐng)單，安排專人與客戶進(jìn)行溝通，以書(shū)面或電子文檔等形式向客戶詳細(xì)告知合同外費(fèi)用的具體情況，包括收費(fèi)項(xiàng)目、金額、收費(fèi)依據(jù)等，并要求客戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予反饋。4.客戶確認(rèn)客戶對(duì)合同外費(fèi)用無(wú)異議后，應(yīng)簽署《合同外費(fèi)用確認(rèn)書(shū)》，明確表示同意按照告知的內(nèi)容支付費(fèi)用。若客戶有疑問(wèn)或異議，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行解釋和溝通，協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)。5.費(fèi)用收取業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)客戶簽署的《合同外費(fèi)用確認(rèn)書(shū)》，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定的流程進(jìn)行費(fèi)用收取操作。對(duì)于需要開(kāi)具發(fā)票的，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具相應(yīng)發(fā)票。6.記錄與歸檔業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將合同外費(fèi)用的收取相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括申請(qǐng)單、確認(rèn)書(shū)、發(fā)票復(fù)印件等，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。四、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)制定1.制定依據(jù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)所提供服務(wù)的成本、市場(chǎng)行情、公司盈利目標(biāo)等因素綜合確定。成本包括但不限于人力成本、物力成本、時(shí)間成本等。2.成本核算各相關(guān)部門(mén)在提出合同外費(fèi)用申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供詳細(xì)的成本核算資料，說(shuō)明費(fèi)用構(gòu)成及計(jì)算依據(jù)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)成本核算資料進(jìn)行審核和分析，確保費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的合理性。3.市場(chǎng)調(diào)研市場(chǎng)部門(mén)應(yīng)定期收集同行業(yè)類似服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息，為公司費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的制定提供參考依據(jù)，確保公司收費(fèi)具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。4.標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整隨著市場(chǎng)變化、成本變動(dòng)等因素的影響，適時(shí)對(duì)合同外費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整前，需按照本規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn)。五、特殊情況處理1.緊急情況在遇到緊急情況需要立即收取合同外費(fèi)用且無(wú)法按照正常流程獲得客戶書(shū)面確認(rèn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管匯報(bào)，并在事后盡快補(bǔ)辦相關(guān)確認(rèn)手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄緊急情況的發(fā)生原因、處理過(guò)程及后續(xù)確認(rèn)情況。2.客戶拒絕支付若客戶拒絕支付合同外費(fèi)用，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先與客戶進(jìn)行再次溝通，了解客戶拒絕的原因，并針對(duì)性地進(jìn)行解釋和協(xié)商。如協(xié)商無(wú)果，可根據(jù)合同約定及相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)合法途徑解決費(fèi)用糾紛，必要時(shí)可尋求公司法務(wù)部門(mén)的支持。3.爭(zhēng)議解決對(duì)于合同外費(fèi)用收取過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，公司應(yīng)秉持公正、公平、合法的原則進(jìn)行處理。首先嘗試通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可根據(jù)雙方約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟解決。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)合同外費(fèi)用的收取情況進(jìn)行檢查，核實(shí)收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、金額等是否符合規(guī)定，以及相關(guān)手續(xù)是否齊全。審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)合同外費(fèi)用收取管理工作進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.客戶反饋建立客戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集客戶對(duì)合同外費(fèi)用收取的意見(jiàn)和建議。對(duì)于客戶提出的疑問(wèn)和投訴，相關(guān)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.考核指標(biāo)將合同外費(fèi)用收取的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等納入對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員的績(jī)效考核指標(biāo)體系。對(duì)于在費(fèi)用收取管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在違規(guī)行為或造成公司損失的，進(jìn)行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)。七、