竣工檔案歸檔細則1011110?一、總則1.目的竣工檔案歸檔旨在全面、系統(tǒng)、準確地收集、整理和保存工程項目建設過程中形成的各類文件資料，為工程項目的竣工驗收、交付使用、后期維護以及工程質量追溯提供可靠依據(jù)，確保工程項目檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.適用范圍本細則適用于[具體工程項目名稱]的竣工檔案歸檔工作，涵蓋項目從規(guī)劃設計到竣工驗收全過程所產生的各類文件材料。3.歸檔原則遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性原則，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照項目建設程序、專業(yè)分類和時間順序進行歸檔。確保歸檔文件真實、完整、準確、有效，能夠客觀反映工程項目建設全貌。二、歸檔范圍1.前期文件項目立項批復、可行性研究報告及審批文件。環(huán)境影響評價報告及批復、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關證照。工程地質勘察報告、水文地質勘察報告等勘察資料。設計文件，包括初步設計、施工圖設計及其審查意見等。2.施工過程文件施工組織設計、施工方案、技術交底等施工技術文件。工程定位測量、基槽驗線、樓層放線等測量記錄。原材料、構配件、設備的質量證明文件、試驗檢測報告，如鋼材、水泥、砂石料、構配件的質量證明文件，混凝土、砂漿試塊試驗報告，設備的選型、采購、安裝調試記錄及質量證明文件等。隱蔽工程驗收記錄，如地基與基礎、主體結構等隱蔽部位的驗收記錄。分項、分部、單位工程質量驗收記錄，包括檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程的質量驗收報告。工程變更文件，如設計變更通知單、工程洽商記錄等。施工日志、監(jiān)理日志，記錄工程施工和監(jiān)理過程中的日常情況。施工過程中的影像資料，如工程施工進度、關鍵部位施工、質量問題等方面的照片和視頻。3.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理總結。監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令等監(jiān)理指令文件。旁站監(jiān)理記錄、平行檢驗記錄、見證取樣送檢記錄等監(jiān)理工作記錄。工程質量評估報告、竣工預驗收報告等監(jiān)理驗收文件。4.竣工驗收文件單位工程竣工驗收報告，包括工程概況、驗收依據(jù)、驗收范圍、驗收程序、驗收意見等內容。工程竣工驗收備案表，以及相關部門出具的認可文件或準許使用文件。消防驗收意見書、環(huán)保驗收合格報告、規(guī)劃驗收合格證等專項驗收文件。工程竣工結算審核報告、工程竣工決算報告等財務文件。工程質量保修書，明確保修范圍、保修期限、保修責任等內容。三、歸檔文件要求1.紙質文件要求歸檔文件應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙等。文件紙張應采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。歸檔文件應字跡清晰、圖樣清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。文件材料應齊全完整，如有破損、缺頁、褪色等情況，應進行修復或復制。2.電子文件要求電子文件應采用通用格式，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，確保能夠長期有效保存和查閱。電子文件應與紙質文件內容一致，包括文件的格式、內容、簽字蓋章等。電子文件應進行分類整理，建立清晰的文件夾結構和文件名命名規(guī)則，便于查找和管理。電子文件應進行備份，存儲介質應選用耐久性好、可靠性高的設備，如光盤、移動硬盤等，并定期進行檢查和更新。四、歸檔時間1.項目竣工后，施工單位應在[具體時間期限]內完成竣工檔案的收集、整理和立卷工作，并向建設單位提交竣工檔案資料。2.監(jiān)理單位應在收到施工單位提交的竣工檔案資料后[具體時間期限]內完成審核工作，并簽署審核意見。3.建設單位應在收到施工單位和監(jiān)理單位提交的竣工檔案資料后[具體時間期限]內，組織相關部門和人員對竣工檔案進行審查和驗收。驗收合格后，建設單位應在[規(guī)定時間]內將竣工檔案移交至檔案管理部門。五、歸檔流程1.施工單位整理施工過程中，各部門和崗位應按照職責及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并移交至項目資料員。項目資料員對收集到的文件資料進行分類、編號、裝訂，按照歸檔范圍和要求進行初步整理，形成施工單位竣工檔案初稿。施工單位技術負責人對竣工檔案初稿進行審核，確保文件資料的完整性、準確性和規(guī)范性。審核通過后，施工單位在規(guī)定時間內向建設單位提交竣工檔案資料。2.監(jiān)理單位審核監(jiān)理單位收到施工單位提交的竣工檔案資料后，由總監(jiān)理工程師組織專業(yè)監(jiān)理工程師進行審核。監(jiān)理工程師對竣工檔案資料進行逐一核對，檢查文件資料是否齊全、真實、有效，簽字蓋章是否完備，整理是否符合要求等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)理單位應及時通知施工單位進行整改，整改合格后重新提交審核。審核通過后，監(jiān)理單位簽署審核意見，并向建設單位提交審核報告。3.建設單位審查驗收建設單位收到施工單位和監(jiān)理單位提交的竣工檔案資料后，組織設計、施工、監(jiān)理等單位相關人員組成審查驗收小組。審查驗收小組按照歸檔范圍和要求，對竣工檔案資料進行全面審查驗收。審查驗收內容包括文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，以及與工程實際情況的相符性等。對于審查驗收中發(fā)現(xiàn)的問題，建設單位應及時通知相關單位進行整改，整改合格后重新提交審查驗收。審查驗收合格后，建設單位簽署審查驗收意見，并辦理竣工檔案移交手續(xù)。六、歸檔整理方法1.分類按照歸檔范圍，將竣工檔案分為前期文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件四大類。在每大類下，再根據(jù)文件的性質、內容等進行細分，形成二級、三級類目。例如，施工過程文件可分為施工技術文件、施工測量記錄、原材料及構配件質量證明文件等二級類目，施工技術文件下再細分施工組織設計、施工方案、技術交底等三級類目。2.編號采用統(tǒng)一的編號方法，對歸檔文件進行編號。編號應具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用"大類代碼二級類目代碼三級類目代碼順序號"的形式。例如，前期文件的編號格式為"Q11001"，其中"Q"代表前期文件大類，"1"代表立項批復二級類目，"1"代表具體的立項批復文件三級類目，"001"代表該三級類目中的順序號。3.裝訂紙質文件應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。采用左側裝訂，裝訂邊距為20mm，上下邊距為15mm。4.編目編制歸檔文件目錄，目錄應包含文件編號、文件題名、責任者、日期、頁號等內容。文件題名應準確反映文件內容，責任者應填寫文件的形成單位或個人。日期應填寫文件的形成日期，頁號應填寫每份文件在案卷中的起始頁號和終止頁號。歸檔文件目錄應打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡應清晰、工整。七、檔案保管與利用1.檔案保管檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。檔案應按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色等檔案應及時進行修復或復制。建立檔案保管期限制度，根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.檔案利用建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等。需要借閱檔案的單位或個人，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱檔案時，應嚴格遵守保密制度，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露檔案內容。檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。為方便檔案利用，檔案管理部門應建立檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索途徑，如文件編號、題名、責任者、日期等，便于快速查找所需檔案。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查建設單位應定期對施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案歸檔工作進行監(jiān)督檢查，確保歸檔工作按照本細則要求進行。檔案管理部門應對歸檔檔案進行定期抽查，檢查檔案的整理質量、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核評價建立竣工檔案歸檔工作考核評價機制，對施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案歸檔工作進行考核評價。考核評價內容包括歸檔文件的完整性、準確性、規(guī)范性，歸檔時間的及時性，檔案整理質量等方面。根據(jù)考核評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的