某咨詢—巴蜀江油燃煤質量文件、記錄編制規定?一、引言本規定旨在規范巴蜀江油燃煤質量文件與記錄的編制，確保相關信息的準確、完整和可追溯，為燃煤質量的有效管理提供支持，保障生產運營的順利進行。二、適用范圍本規定適用于巴蜀江油涉及燃煤采購、驗收、儲存、使用等環節中與燃煤質量相關的文件和記錄的編制、管理與保存。三、文件編制要求（一）質量標準文件1.制定依據參考國家相關煤炭質量標準，如GB/T75622010《發電用煤質量驗收及抽檢方法》等。結合巴蜀江油自身生產工藝對燃煤質量的要求。2.內容構成明確不同煤種的質量指標要求，包括發熱量、揮發分、灰分、硫分、粒度等。規定各質量指標的允許波動范圍。如有特殊要求，如對煤灰熔融性等指標的具體規定，應詳細列出。3.格式規范采用清晰、簡潔的文字表述，避免模糊和歧義。以表格形式呈現質量指標及要求，便于查閱和對比。（二）采購文件1.采購合同明確燃煤供應商應提供的質量證明文件，如質量檢驗報告等。約定燃煤質量不符合要求時的處理方式，包括退貨、換貨、扣減貨款等條款。詳細規定采購的煤種、數量、質量標準、交貨時間、地點等信息。2.質量要求說明在采購文件中，應將質量標準文件中的相關要求完整引用，并可根據實際情況進行必要的補充說明。對于特殊質量要求，如低硫、高熱值等，要特別強調，確保供應商充分理解。（三）驗收文件1.驗收標準與質量標準文件相對應，明確驗收時各質量指標的合格判定依據。規定驗收的抽樣方法和樣本數量，應符合相關國家標準和行業慣例。2.驗收流程詳細描述從燃煤到貨開始的驗收步驟，包括卸貨前的外觀檢查、抽樣、實驗室檢測等環節。明確各環節的責任部門和人員，以及信息傳遞的流程。3.驗收報告記錄驗收的基本信息，如煤種、供應商、到貨數量、驗收時間等。填寫各項質量指標的實測值，并與質量標準進行對比，明確驗收結論（合格或不合格）。附上相關的檢測數據和圖表，如有必要還應包括對異常情況的說明。（四）儲存文件1.儲存管理制度規定不同煤種的儲存方式，如分區存放、避免混煤等。制定庫存盤點計劃和周期，確保賬實相符。明確儲存過程中對燃煤質量的保護措施，如防止淋雨、防止自燃等。2.庫存記錄記錄每批燃煤的入庫時間、煤種、數量、質量情況等信息。實時更新庫存數量，記錄燃煤的出庫時間、去向等，做到庫存動態管理。（五）使用文件1.配煤方案根據不同機組的需求和燃煤質量情況，制定合理的配煤方案。明確各煤種在配煤中的比例和質量要求，以保證發電效率和環保指標。2.運行記錄記錄機組運行過程中與燃煤質量相關的參數，如入爐煤的發熱量、揮發分等。統計不同時間段內燃煤的使用情況，分析燃煤質量對機組運行的影響。四、記錄編制要求（一）記錄的分類1.采購記錄包括采購合同副本、供應商的質量證明文件、采購訂單等。記錄每次采購燃煤的詳細信息，如詢價記錄、談判記錄等，以便追溯采購過程。2.驗收記錄驗收報告及相關檢測原始記錄，如采樣記錄、實驗室分析記錄等。對驗收不合格燃煤的處理記錄，包括與供應商的溝通記錄、退貨或換貨的憑證等。3.儲存記錄庫存臺賬，記錄燃煤的出入庫數量、時間、煤種等信息。庫存盤點記錄，包括盤點時間、實際庫存數量、賬存數量、差異情況及原因分析等。4.使用記錄機組運行日志中與燃煤質量相關的部分，如入爐煤質量數據、發電量、煤耗等。配煤記錄，包括配煤過程中各煤種的用量、比例調整記錄等。（二）記錄的填寫規范1.字跡清晰記錄應使用藍黑墨水或碳素筆書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。確保字跡工整、清晰，易于辨認。2.內容完整按照規定的格式和項目填寫記錄，不得遺漏重要信息。對于必填項，應準確填寫，如日期、煤種、數量、質量指標等。3.數據準確記錄中的數據應真實、準確，不得隨意涂改。如有錯誤需要更正，應采用劃改方式，在原錯誤數據上劃一條橫線，在其上方填寫正確數據，并加蓋修改人印章或簽名。（三）記錄的保存期限1.采購記錄保存期限為自采購完成之日起至少5年，以便在需要時查閱采購歷史和質量追溯。2.驗收記錄保存期限為自驗收完成之日起至少5年，作為燃煤質量驗收情況的重要依據。3.儲存記錄庫存臺賬應長期保存，庫存盤點記錄保存期限為自盤點完成之日起至少3年。4.使用記錄機組運行日志中與燃煤質量相關部分保存期限為自記錄之日起至少3年，配煤記錄保存期限為自配煤方案執行完畢后至少3年。（四）記錄的檢索與查閱1.建立索引對各類記錄建立電子或紙質索引，以便快速查找所需記錄。索引應包含記錄的編號、日期、煤種、主題等關鍵信息。2.查閱流程內部人員因工作需要查閱記錄時，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、記錄名稱和時間段等。經相關部門負責人批準后，在指定地點查閱記錄，查閱過程應進行登記，記錄查閱人、查閱時間、查閱內容等信息。如需復印或摘錄記錄，應經記錄管理部門同意，并注明用途。五、文件與記錄的管理（一）文件管理1.文件編號對各類質量文件進行統一編號，編號應具有唯一性和系統性。例如，質量標準文件編號為"MJZL001"，其中"MJ"代表巴蜀江油，"ZL"表示質量文件，"001"為順序號。2.文件修訂當質量標準或其他相關要求發生變化時，及時對文件進行修訂。修訂后的文件應重新編號，并注明修訂版本號和修訂日期。保留原文件的修訂歷史記錄，以便追溯文件的演變過程。3.文件發放與回收建立文件發放登記制度，記錄文件發放的部門、人員、份數等信息。文件持有者離職或崗位變動時，應及時回收文件，確保文件的安全和有效管理。（二）記錄管理1.記錄歸檔定期對各類記錄進行整理歸檔，按照記錄的類別和時間順序進行存放。歸檔后的記錄應便于查閱和檢索，可采用紙質檔案盒或電子存儲的方式。2.記錄備份對于重要的電子記錄，應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。備份記錄應與原始記錄具有同等效力，可隨時恢復使用。3.記錄銷毀超過保存期限的記錄，經相關部門負責人批準后進行銷毀。銷毀記錄時應進行登記，記錄銷毀的日期、記錄名稱、數量等信息。六、監督與考核1.內部審核定期開展對燃煤質量文件和記錄編制、管理情況的內部審核。審核內容包括文件和記錄的完整性、準確性、規范性，以及管理流程的執行情況等。對審核中發現的問題及時提出整改要求，并跟蹤整改效果。2.考核機制建立考核制度，對在文件和記錄管理工作中表現優秀的部門和個人給予獎勵。對違反本規定的行為進行處罰，