質(zhì)量管理體系文件管理制度?一、總則（一）目的確保質(zhì)量管理體系文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、作廢、回收等環(huán)節(jié)得到有效控制，保證質(zhì)量管理體系文件的適宜性、充分性和有效性，為公司質(zhì)量管理提供規(guī)范和依據(jù)，促進(jìn)公司產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)提升。（二）適用范圍本制度適用于公司質(zhì)量管理體系文件的管理，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等各類文件。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理，制定和修訂文件管理制度。組織質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)等工作。監(jiān)督檢查質(zhì)量管理體系文件的執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議。負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收、歸檔和保管等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)質(zhì)量管理體系文件的起草、修訂和執(zhí)行。配合質(zhì)量管理部門做好文件的審核、批準(zhǔn)等工作。及時(shí)反饋文件執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.質(zhì)量手冊(cè)：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：對(duì)質(zhì)量管理體系過(guò)程進(jìn)行描述和控制的文件，規(guī)定了各項(xiàng)活動(dòng)的流程、職責(zé)和方法。3.作業(yè)指導(dǎo)書：指導(dǎo)具體操作過(guò)程的文件，包括操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范、工藝文件等。4.記錄表格：用于記錄質(zhì)量管理活動(dòng)相關(guān)信息的表格，為質(zhì)量管理體系運(yùn)行提供證據(jù)。（二）文件編號(hào)1.質(zhì)量手冊(cè)：QM[公司代碼][版本號(hào)]2.程序文件：QP[部門代碼][順序號(hào)][版本號(hào)]3.作業(yè)指導(dǎo)書：WI[部門代碼][順序號(hào)][版本號(hào)]4.記錄表格：RT[部門代碼][順序號(hào)][版本號(hào)]其中，公司代碼由質(zhì)量管理部門統(tǒng)一規(guī)定；部門代碼根據(jù)公司組織架構(gòu)確定；順序號(hào)按照文件編制順序編排；版本號(hào)采用A、B、C等大寫字母表示，首次發(fā)布為A版，修訂一次升一個(gè)版本。三、文件的編制與審批（一）編制要求1.文件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，具有可操作性。3.語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊或歧義性的詞匯。4.引用的文件應(yīng)注明出處和版本。（二）起草1.各部門根據(jù)質(zhì)量管理體系的要求和工作需要，負(fù)責(zé)起草本部門相關(guān)的質(zhì)量管理體系文件。2.起草人員應(yīng)充分收集相關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性和合理性。3.文件起草完成后，起草人員應(yīng)填寫《文件編制申請(qǐng)表》，注明文件名稱、類別、編制依據(jù)、適用范圍等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。（三）審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門起草的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際，與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致。2.質(zhì)量管理部門對(duì)文件進(jìn)行形式和內(nèi)容的全面審核，確保文件符合質(zhì)量管理體系文件管理制度的要求。3.審核人員應(yīng)在《文件編制申請(qǐng)表》上簽署審核意見，如文件存在問(wèn)題，應(yīng)提出修改建議，起草人員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改。（四）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過(guò)的文件，由質(zhì)量管理部門提交公司管理層批準(zhǔn)。2.公司管理層對(duì)文件的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后簽署《文件批準(zhǔn)頁(yè)》。3.文件一經(jīng)批準(zhǔn)，即成為公司的正式文件，必須嚴(yán)格執(zhí)行。四、文件的發(fā)布與發(fā)放（一）發(fā)布1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)將批準(zhǔn)后的質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行編號(hào)、排版、印刷等工作。2.文件發(fā)布前，質(zhì)量管理部門應(yīng)確保文件的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.質(zhì)量管理部門將發(fā)布的文件在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、公告欄等指定位置進(jìn)行公布，以便員工查閱。（二）發(fā)放1.文件發(fā)放范圍由質(zhì)量管理部門根據(jù)文件的適用范圍確定，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》。2.文件發(fā)放對(duì)象包括公司各部門、崗位人員等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取所需文件。3.對(duì)于受控文件，應(yīng)加蓋"受控"印章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)放日期等信息；對(duì)于非受控文件，應(yīng)注明"非受控"字樣。4.文件發(fā)放后，領(lǐng)取人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。五、文件的使用與培訓(xùn)（一）使用1.各部門、崗位人員應(yīng)按照質(zhì)量管理體系文件的要求開展工作，確保文件的有效執(zhí)行。2.文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或與實(shí)際工作不相符，應(yīng)及時(shí)向質(zhì)量管理部門反饋。3.嚴(yán)禁擅自修改、刪除、復(fù)印、外借質(zhì)量管理體系文件，如需復(fù)制文件，應(yīng)按照文件復(fù)制管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）培訓(xùn)1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理體系文件的培訓(xùn)工作，制定培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗操作。培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保存，作為員工培訓(xùn)檔案的一部分。六、文件的修訂與換版（一）修訂時(shí)機(jī)1.當(dāng)國(guó)家法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)，質(zhì)量管理體系文件應(yīng)及時(shí)修訂。2.公司質(zhì)量管理體系發(fā)生重大變更，如組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等，需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行修訂。3.文件執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或缺陷，影響文件的有效性和適宜性時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂。（二）修訂程序1.各部門發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時(shí)，應(yīng)填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和建議。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《文件修訂申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交質(zhì)量管理部門。3.質(zhì)量管理部門組織相關(guān)人員對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后按照文件編制與審批程序進(jìn)行修訂、審核和批準(zhǔn)。4.文件修訂后，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)將修訂后的文件發(fā)放到相關(guān)部門和崗位人員，并收回舊版文件。（三）換版1.文件修訂次數(shù)累計(jì)達(dá)到一定數(shù)量或文件內(nèi)容發(fā)生重大變化時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。2.換版文件的編號(hào)規(guī)則不變，版本號(hào)重新從A版開始。3.換版文件發(fā)布后，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工掌握新版文件的要求。七、文件的作廢與回收（一）作廢1.文件經(jīng)修訂、換版后，舊版文件應(yīng)予以作廢。2.作廢文件應(yīng)加蓋"作廢"印章，防止誤用。（二）回收1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)作廢文件進(jìn)行回收，填寫《文件回收登記表》。2.回收的作廢文件應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于有保存價(jià)值的作廢文件，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止與有效文件混淆。八、文件的保管與借閱（一）保管1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)建立質(zhì)量管理體系文件檔案，對(duì)各類文件進(jìn)行分類歸檔保管。2.文件檔案應(yīng)保持整潔、干燥，防止文件損壞、丟失。3.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱1.因工作需要借閱質(zhì)量管理體系文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、借閱原因、借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《文件借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交質(zhì)量管理部門。3.質(zhì)量管理部門根據(jù)審核意見辦理文件借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞。九、記錄管理（一）記錄的分類與編號(hào)1.記錄分為質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄、產(chǎn)品質(zhì)量記錄、過(guò)程控制記錄等。2.記錄編號(hào)與相應(yīng)的質(zhì)量管理體系文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在記錄表格編號(hào)后加上記錄順序號(hào)。（二）記錄的填寫與保存1.記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫，字跡清晰，不得隨意涂改。2.如需要修改記錄，應(yīng)采用劃改方式，并在劃改處簽字注明日期。3.記錄保存期限按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定執(zhí)行，保存期滿后，經(jīng)質(zhì)量管理部門批準(zhǔn)方可銷毀。4.記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存，電子記錄應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）記錄的查閱與使用1.各部門、崗位人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱記錄名稱、查閱原因等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)《記錄查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交質(zhì)量管理部門。3.質(zhì)量管理部門根據(jù)審核意見提供查閱記錄，并做好查閱登記。4.查閱記錄時(shí)，不得擅自復(fù)印、外借記錄，如需使用記錄信息，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行摘錄或復(fù)印。十、附則（一）本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。（二）本制度由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。通過(guò)以上質(zhì)量管理體系文件管理制度的實(shí)施，確保公司質(zhì)量管理體系文件的有效管理，為公司質(zhì)量管理工作提供堅(jiān)實(shí)的保障，促進(jìn)公司持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，不斷提升產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，滿足客戶和市場(chǎng)的需求。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照制度要求，認(rèn)真做好文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、作廢、回收等各項(xiàng)工作，確保質(zhì)量管理體系文件的有效運(yùn)行。同時(shí)，質(zhì)量管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以解決，不斷完善質(zhì)量管理體系文件管理工作，提高公司質(zhì)量管理水平。定期對(duì)制度的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，使其更加符合公司質(zhì)量管理的實(shí)際需求。加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，形成良好的工作機(jī)制，共同推動(dòng)公司質(zhì)量管理工作再上新臺(tái)階。鼓勵(lì)員工積極參與質(zhì)量管理體系文件管理工作，提出合理化建議，不斷提高文件管理的效率和質(zhì)量。對(duì)在文件管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作積極性和主動(dòng)性。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和外部環(huán)境的變化，及時(shí)關(guān)注國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的更新，確保質(zhì)量管理體系文件與之保持同步，持續(xù)適應(yīng)公司發(fā)展的需要。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的信息化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)文件管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)完善質(zhì)量管理體系文件管理制度，使其更加科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)完善，為公司質(zhì)量管理工作提供更加有力的支持和保障。通過(guò)以上措施的有效實(shí)施，確保公司質(zhì)量管理體系文件管理工作的順利開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展和質(zhì)量提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。積極借鑒同行業(yè)先進(jìn)的文件管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，不斷優(yōu)化質(zhì)量管理體系文件管理工作流程和方法，提高公司的管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的文件管理意識(shí)和能力，確保制度的有效執(zhí)行。建立健全質(zhì)量管理體系文件管理工作的考核機(jī)制，對(duì)各部門和員工的文件管理工作進(jìn)行量化考核，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行和工作質(zhì)量的不斷提高。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保文件管理工作的安全、穩(wěn)定運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的監(jiān)督檢查力度，定期開展內(nèi)部審核和管理評(píng)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。隨著公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整，及時(shí)對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行相應(yīng)的修訂和完善，確保文件能夠支持公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。鼓勵(lì)各部門之間加強(qiáng)文件管理工作的交流與合作，分享經(jīng)驗(yàn)和做法，共同提高公司質(zhì)量管理體系文件管理工作的整體水平。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，查找存在的問(wèn)題和不足，制定改進(jìn)措施，不斷提高文件管理工作的質(zhì)量和效率。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的資源保障，確保有足夠的人力、物力和財(cái)力支持文件管理工作的順利開展。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，積極引入新的管理理念和技術(shù)方法，不斷創(chuàng)新文件管理工作模式，提高公司的管理效能。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的文件管理隊(duì)伍，為公司質(zhì)量管理工作提供有力的人才支持。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行清理和評(píng)估，及時(shí)刪除不必要的文件，優(yōu)化文件結(jié)構(gòu)，提高文件管理的效率和效果。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的溝通與協(xié)調(diào)，與公司內(nèi)部各部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解文件需求和使用情況，為各部門提供優(yōu)質(zhì)的文件管理服務(wù)。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，確保公司文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到有效維護(hù)。鼓勵(lì)員工參與質(zhì)量管理體系文件的優(yōu)化和完善工作，充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，提高文件的實(shí)用性和可操作性。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的信息化安全管理，采取有效的安全防護(hù)措施，防止文件信息泄露和丟失。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，不斷提高文件管理工作的質(zhì)量和水平。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作與公司其他管理工作的融合，促進(jìn)公司整體管理水平的提升。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的監(jiān)督和考核，確保各部門嚴(yán)格按照制度要求開展文件管理工作，提高工作質(zhì)量和效率。隨著公司業(yè)務(wù)的拓展和管理要求的提高，及時(shí)對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，確保文件能夠滿足公司發(fā)展的需要。鼓勵(lì)各部門積極探索質(zhì)量管理體系文件管理工作的新思路、新方法，不斷創(chuàng)新工作模式，提高文件管理工作的科學(xué)性和有效性。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的培訓(xùn)和教育，提高員工對(duì)文件管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工的文件管理意識(shí)和責(zé)任感。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，防止文件因意外事件而丟失，確保文件的安全性和完整性。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的法律法規(guī)和政策變化，及時(shí)調(diào)整文件管理工作，確保公司文件管理工作合法合規(guī)。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的內(nèi)部審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保文件管理工作符合公司規(guī)定和質(zhì)量管理體系要求。鼓勵(lì)員工積極參與質(zhì)量管理體系文件的宣貫和培訓(xùn)工作，提高員工對(duì)文件內(nèi)容的理解和掌握程度，確保文件的有效執(zhí)行。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的資源配置，合理安排人員、設(shè)備和資金，確保文件管理工作的順利開展。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作進(jìn)行總結(jié)和表彰，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極參與文件管理工作。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的行業(yè)動(dòng)態(tài)和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)學(xué)習(xí)借鑒，不斷提升公司文件管理工作的水平。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的過(guò)程控制，對(duì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、修訂、作廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保文件質(zhì)量。鼓勵(lì)各部門之間開展文件管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流和分享活動(dòng)，促進(jìn)公司整體文件管理水平的提高。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行有效性評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)調(diào)整和完善文件內(nèi)容，確保文件持續(xù)有效。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)文件的快速檢索、查閱和共享，提高文件管理工作的效率。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的文化建設(shè)，營(yíng)造良好的文件管理氛圍，提高員工對(duì)文件管理工作的認(rèn)同感和歸屬感。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的監(jiān)督檢查，建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文件管理工作中的問(wèn)題，確保文件管理工作規(guī)范有序。隨著公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整，及時(shí)對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行修訂和完善，確保文件與公司戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。鼓勵(lì)員工積極參與質(zhì)量管理體系文件的改進(jìn)和優(yōu)化工作，提出合理化建議，不斷提高文件的質(zhì)量和實(shí)用性。加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系文件管理工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工的文件管理技能和業(yè)務(wù)水平，確保文件管理工作的質(zhì)量和效率。定期對(duì)質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，采用多種備份方式，確保文件數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。關(guān)注質(zhì)量管理體系文件管理工作中的法律法