帳款票據(jù)管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司帳款票據(jù)的管理，規(guī)范帳款票據(jù)的日常操作流程，確保帳款及時(shí)回收，票據(jù)安全流轉(zhuǎn)，維護(hù)公司的資金安全和正常經(jīng)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及帳款收付及票據(jù)管理的部門和人員，包括銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門等。3.定義帳款：指公司因銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動(dòng)應(yīng)向客戶收取的款項(xiàng)，包括應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等。票據(jù)：指在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中使用的各類有價(jià)證券，如支票、匯票、本票等。二、帳款管理1.銷售合同管理銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)仔細(xì)審核客戶的信用狀況，確保客戶具備良好的付款能力和信用記錄。對(duì)于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。銷售合同應(yīng)明確約定付款方式、付款期限、結(jié)算賬戶等條款，確保帳款回收的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案。2.帳款跟蹤與催收財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立帳款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆帳款的發(fā)生時(shí)間、金額、客戶名稱、付款期限等信息，并定期與銷售部門核對(duì)，確保帳款信息的準(zhǔn)確性和一致性。銷售部門負(fù)責(zé)帳款的跟蹤與催收工作，應(yīng)在付款期限屆滿前[X]天，向客戶發(fā)送催款通知，提醒客戶按時(shí)付款。對(duì)于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催收措施。催收措施包括電話催收、上門催收、發(fā)函催收、法律訴訟等。在采取催收措施時(shí)，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如催款通知、溝通記錄、客戶反饋等，以備后續(xù)可能的法律糾紛使用。3.帳款核銷客戶付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)核對(duì)收款金額與帳款金額是否一致。如收款金額與帳款金額存在差異，應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通，查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。帳款核銷應(yīng)遵循"誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)"的原則，由經(jīng)辦人員填寫帳款核銷申請(qǐng)單，注明核銷金額、核銷原因等信息，并附上相關(guān)的收款憑證。經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可進(jìn)行帳款核銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)已核銷的帳款進(jìn)行復(fù)查，確保帳款核銷的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)已核銷的帳款存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行追溯調(diào)整，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、票據(jù)管理1.票據(jù)種類與使用范圍公司使用的票據(jù)主要包括支票、匯票、本票等。具體使用范圍如下：支票：適用于同城范圍內(nèi)的款項(xiàng)結(jié)算，分為現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票。現(xiàn)金支票只能用于支取現(xiàn)金，轉(zhuǎn)賬支票只能用于轉(zhuǎn)賬。匯票：分為銀行匯票和商業(yè)匯票。銀行匯票適用于同城或異地結(jié)算，商業(yè)匯票適用于同城或異地的商品交易和勞務(wù)供應(yīng)等款項(xiàng)結(jié)算。商業(yè)匯票又分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票，商業(yè)承兌匯票由付款人承兌，銀行承兌匯票由銀行承兌。本票：適用于同城范圍內(nèi)的款項(xiàng)結(jié)算，分為定額本票和不定額本票。2.票據(jù)的購買與保管財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的購買、保管和發(fā)放工作。票據(jù)購買人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，定期到銀行購買所需票據(jù)，并確保票據(jù)的真實(shí)性和完整性。票據(jù)保管人員應(yīng)設(shè)立票據(jù)專用保險(xiǎn)柜，將購買的票據(jù)妥善保管在保險(xiǎn)柜內(nèi)。保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別保管，不得交由他人代管。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立票據(jù)登記簿，詳細(xì)記錄票據(jù)的購買日期、種類、號(hào)碼、數(shù)量、起訖號(hào)碼等信息，并定期與實(shí)際庫存票據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保帳實(shí)相符。3.票據(jù)的開具與使用業(yè)務(wù)部門在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)需要開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)開具申請(qǐng)單，注明開票日期、付款人名稱、收款人名稱、金額、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門票據(jù)開具人員應(yīng)根據(jù)票據(jù)開具申請(qǐng)單的內(nèi)容，認(rèn)真核對(duì)相關(guān)信息，確保票據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫。票據(jù)的金額、日期、收款人名稱不得更改，更改的票據(jù)無效。票據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章，并由收款人簽收確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)將票據(jù)的記賬聯(lián)作為記賬憑證的附件，妥善保管。4.票據(jù)的背書轉(zhuǎn)讓與貼現(xiàn)公司因業(yè)務(wù)需要將票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓給其他單位時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)單，注明背書日期、被背書人名稱、背書金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓人員應(yīng)按照票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)單的內(nèi)容，在票據(jù)背面背書欄內(nèi)依次背書，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。背書轉(zhuǎn)讓的票據(jù)，背書應(yīng)當(dāng)連續(xù)，背書人以背書轉(zhuǎn)讓匯票后，即承擔(dān)保證其后手所持匯票承兌和付款的責(zé)任。公司因資金周轉(zhuǎn)需要將票據(jù)貼現(xiàn)時(shí)，應(yīng)選擇合法合規(guī)的金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行貼現(xiàn)，并簽訂貼現(xiàn)協(xié)議。貼現(xiàn)所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)足額存入公司銀行賬戶，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。5.票據(jù)的掛失與止付如發(fā)現(xiàn)票據(jù)遺失或被盜，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向票據(jù)的出票銀行或承兌銀行辦理掛失止付手續(xù)，并在掛失止付后的[X]日內(nèi)，依法向人民法院申請(qǐng)公示催告或提起訴訟。在辦理掛失止付手續(xù)時(shí)，應(yīng)填寫掛失止付通知書，注明票據(jù)種類、號(hào)碼、金額、出票日期、付款日期、付款人名稱、收款人名稱等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。掛失止付通知書應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)留存銀行，一聯(lián)交付款人，一聯(lián)由公司留存?zhèn)洳椤Ｋ摹た钇睋?jù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估銷售部門應(yīng)定期對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，建立客戶信用檔案，記錄客戶的基本信息、信用等級(jí)、信用額度、付款記錄等信息。根據(jù)客戶的信用狀況，合理確定信用額度和付款期限，避免過度授信導(dǎo)致帳款回收風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期分析帳款賬齡結(jié)構(gòu)，對(duì)逾期帳款進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的信用風(fēng)險(xiǎn)，并向銷售部門反饋，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和化解。2.內(nèi)部控制建立健全帳款票據(jù)管理制度，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，確保帳款票據(jù)管理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。加強(qiáng)對(duì)帳款票據(jù)業(yè)務(wù)流程的控制，實(shí)行不相容職務(wù)分離制度，如帳款的審批與收款、票據(jù)的開具與保管等職務(wù)應(yīng)相互分離，防止舞弊行為的發(fā)生。定期對(duì)帳款票據(jù)管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查帳款票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保帳款票據(jù)管理工作的合規(guī)性和有效性。3.法律風(fēng)險(xiǎn)防范在帳款催收和票據(jù)管理過程中，如涉及法律糾紛，應(yīng)及時(shí)咨詢專業(yè)律師的意見，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益。對(duì)于可能存在法律風(fēng)險(xiǎn)的帳款票據(jù)業(yè)務(wù)，應(yīng)提前做好證據(jù)收集和保全工作，確保在法律訴訟中能夠占據(jù)有利地位。加強(qiáng)對(duì)員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，避免因員工的不當(dāng)行為導(dǎo)致公司面臨法律風(fēng)險(xiǎn)。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)帳款票據(jù)管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)帳款臺(tái)賬、票據(jù)登記簿等進(jìn)行核對(duì)，確保帳款票據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)帳款票據(jù)管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查帳款票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核指標(biāo)建立帳款票據(jù)管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)銷售部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門和人員的帳款回收情況、票據(jù)管理情況等進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括帳款回收率、逾期帳款率、票據(jù)差錯(cuò)率等。帳款回收率=本期實(shí)際收回帳款金額/本期應(yīng)收回帳款金額×100%逾期帳款率=期末逾期帳款金額/期末應(yīng)收帳款余額×100%票據(jù)差錯(cuò)率=本期票據(jù)開具或使用過程中出現(xiàn)差錯(cuò)的次數(shù)/本期票據(jù)開具或使用的總次數(shù)×100%3.獎(jiǎng)懲措施根據(jù)帳款票據(jù)管理工作考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。