財務信息化管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司財務信息化管理工作，提高財務工作效率，確保財務信息的準確性、及時性和安全性，為公司的經營決策提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的財務信息化管理工作，包括財務軟件系統、電子財務檔案管理系統等相關信息化系統的使用、維護與管理。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規和財務制度，確保財務信息化管理工作合法合規。安全性原則：采取有效的安全措施，保障財務信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和丟失。實用性原則：根據公司實際業務需求，選擇合適的財務信息化系統，確保系統功能滿足財務管理工作要求，提高工作效率。可擴展性原則：財務信息化系統應具備良好的可擴展性，能夠適應公司業務發展和管理要求的變化，方便系統的升級和功能擴展。二、職責分工1.財務管理部門負責制定和完善財務信息化管理制度，并組織實施。負責財務信息化系統的需求調研、功能測試、上線推廣等工作，確保系統功能符合公司財務管理要求。負責財務信息化系統用戶的權限設置和管理，定期對用戶權限進行審核和調整，確保用戶權限與工作職責相符。負責財務數據的錄入、審核、記賬、結賬等日常處理工作，保證財務數據的準確性和及時性。負責財務信息化系統的日常維護和管理，及時處理系統運行過程中出現的問題，定期對系統進行備份，確保系統數據安全。負責組織開展財務信息化培訓工作，提高財務人員的信息化操作技能和業務水平。2.信息管理部門負責財務信息化系統的硬件設備、網絡環境等基礎設施的建設、維護和管理，確保系統運行穩定可靠。負責制定財務信息化系統的安全策略和應急預案，定期進行安全檢查和應急演練，保障系統信息安全。負責協助財務管理部門進行財務信息化系統的技術選型、項目實施和系統升級等工作，提供技術支持和保障。3.審計部門負責對財務信息化系統的內部控制制度進行審計，檢查系統操作流程的合規性和有效性，防范財務風險。定期對財務信息化系統的數據進行審計，檢查數據的真實性、準確性和完整性，發現問題及時督促整改。4.其他部門各部門應配合財務管理部門做好財務信息化管理工作，按照規定及時提供財務相關數據和信息，確保財務信息化系統的正常運行。三、財務信息化系統建設與管理1.系統選型財務管理部門應根據公司業務發展規劃和財務管理需求，會同信息管理部門進行財務信息化系統的選型工作。在選型過程中，應充分考慮系統的功能、性能、安全性、可擴展性、兼容性以及供應商的技術支持能力、售后服務水平等因素，組織相關人員進行調研、評估和測試，選擇最適合公司的財務信息化系統。2.系統實施成立財務信息化系統項目實施小組，負責系統實施過程中的各項工作協調和推進。項目實施小組應制定詳細的項目實施計劃，明確各階段的工作任務、時間節點和責任人，確保系統按時、按質、按量上線運行。在系統實施過程中，應組織財務人員進行系統培訓，使其熟悉系統操作流程和功能模塊，能夠熟練運用系統開展財務工作。同時，要做好數據遷移和初始化工作，確保財務數據的準確導入和系統的正常運行。3.系統維護與升級信息管理部門應建立健全財務信息化系統的維護管理制度，定期對系統進行檢查、維護和優化，確保系統運行穩定可靠。及時處理系統運行過程中出現的故障和問題，對一般性問題應立即解決，對較為復雜的問題應及時組織技術人員進行分析和處理，并做好記錄和跟蹤。根據公司業務發展和財務管理要求的變化，以及系統運行過程中發現的問題和缺陷，適時對財務信息化系統進行升級，以滿足公司不斷發展的需求。系統升級前應進行充分的測試和評估，確保升級后的系統功能正常、數據安全。4.系統安全管理信息管理部門應建立嚴格的財務信息化系統安全管理制度，采取有效的安全技術措施，保障系統信息安全。設置防火墻、入侵檢測系統等安全防護設備，防止外部非法網絡攻擊和惡意軟件入侵。對系統服務器、數據庫等核心設備進行安全加固，定期進行漏洞掃描和修復，確保系統安全運行。加強用戶認證和授權管理，采用用戶名、密碼、數字證書等多種認證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。根據用戶工作職責和權限范圍，合理分配系統操作權限，嚴格控制用戶對敏感信息的訪問。定期對財務信息化系統的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。建立數據恢復機制，定期進行數據恢復演練，確保在系統出現故障或數據丟失時能夠及時恢復數據，保證財務工作的正常進行。加強對系統日志的管理，記錄系統操作和訪問信息，定期進行審計和分析，及時發現和處理異常情況。四、財務數據管理1.數據錄入與審核財務人員應按照財務管理制度和財務信息化系統操作規范，認真錄入各類財務數據，確保數據的準確性和完整性。錄入的數據應經過嚴格審核，審核人員應根據相關財務法規、制度和業務流程，對錄入的數據進行仔細核對，發現問題及時通知錄入人員進行修改。建立數據錄入和審核的責任追究制度，對因數據錄入錯誤或審核不嚴導致的財務信息不準確、不完整等問題，追究相關人員的責任。2.數據存儲與備份財務信息化系統的數據應存儲在安全可靠的服務器上，并進行定期備份。備份數據應采用磁帶、光盤、移動硬盤等多種存儲介質，分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。建立數據存儲管理制度，對存儲設備進行定期檢查和維護，確保數據存儲的安全性和可靠性。對存儲在服務器上的數據應進行加密處理，防止數據被非法竊取和篡改。按照規定的時間間隔進行數據備份，備份時間應選擇在業務量相對較小的時間段進行，以減少對系統運行的影響。備份數據應進行完整性檢查，確保備份數據能夠正常恢復。3.數據查詢與使用財務人員因工作需要查詢財務數據時，應按照規定的權限進行操作，不得越權查詢。查詢的數據應嚴格用于公司內部財務管理和決策支持，不得泄露給外部無關人員。建立數據查詢登記制度，對每次數據查詢的時間、查詢人員、查詢內容等進行詳細記錄，以便進行審計和追溯。如需將財務數據提供給外部單位或個人使用，應按照公司相關規定進行審批，確保數據的使用符合法律法規和公司利益要求。4.數據清理與歸檔定期對財務信息化系統中的數據進行清理，刪除過期、無用的數據，以提高系統運行效率和數據存儲空間利用率。數據清理應制定詳細的清理計劃，明確清理范圍、清理時間和清理責任人，并進行記錄和備案。按照國家有關檔案管理規定，對財務數據進行歸檔管理。歸檔的數據應包括紙質檔案和電子檔案，電子檔案應存儲在安全可靠的介質上，并進行分類、編號和標注，以便于查詢和使用。建立財務電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲、保管、查閱、銷毀等環節進行規范管理，確保電子檔案的安全和完整。五、財務信息化系統用戶管理1.用戶注冊與開戶新入職財務人員需要使用財務信息化系統時，由所在部門負責人提出申請，經財務管理部門審核同意后，由信息管理部門為其注冊系統用戶賬號，并分配初始密碼。用戶應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應及時通知財務管理部門和信息管理部門進行處理。2.用戶權限設置與調整財務管理部門應根據財務人員的工作職責和權限范圍，為其設置相應的財務信息化系統操作權限。權限設置應遵循最小化原則，確保用戶只能訪問和操作與其工作職責相關的系統功能和數據。定期對用戶權限進行審核和調整，根據財務人員崗位變動、工作職責調整等情況，及時修改用戶權限，確保用戶權限與實際工作相符。權限調整應履行審批手續，由相關負責人簽字確認后實施。3.用戶培訓與考核財務管理部門應定期組織財務人員參加財務信息化系統培訓，培訓內容包括系統操作流程、功能模塊使用、數據處理規范等方面。培訓方式可采用集中授課、在線學習、實地操作等多種形式，以提高財務人員的信息化操作技能和業務水平。建立用戶培訓考核制度，對參加培訓的財務人員進行考核，考核結果作為其崗位晉升、績效評價等方面的參考依據。對考核不合格的人員，應進行補考或再次培訓，直至考核合格為止。4.用戶注銷與停用財務人員離職或因其他原因不再需要使用財務信息化系統時，所在部門應及時通知財務管理部門，由財務管理部門會同信息管理部門對其用戶賬號進行注銷處理。在用戶賬號注銷前，應確保該用戶已完成所有未處理的財務業務，并將其負責的系統數據進行備份和交接。對暫時不需要使用財務信息化系統的用戶賬號，可進行停用處理。停用期間，用戶無法登錄系統進行操作。如需重新啟用，應按照規定的審批流程進行申請和審批。六、財務信息化審計與監督1.審計內容審計部門應定期對財務信息化系統進行審計，審計內容包括系統內部控制制度的執行情況、財務數據的真實性和準確性、系統操作流程的合規性、用戶權限管理的有效性等方面。檢查財務信息化系統是否按照公司規定的流程和權限進行操作，是否存在越權操作、違規修改數據等問題。審查財務數據的錄入、審核、記賬、結賬等環節是否符合財務管理制度和相關法規要求，數據是否準確、完整、及時。檢查系統安全防護措施的有效性，是否存在信息泄露、數據丟失等安全隱患。2.審計方式與頻率審計部門可采用定期審計和不定期審計相結合的方式對財務信息化系統進行審計。定期審計每年至少進行一次，不定期審計根據公司實際情況和需要適時開展。審計人員可通過查閱系統操作日志、財務數據、相關文檔等資料，以及實地檢查、詢問相關人員等方式獲取審計證據，對財務信息化系統進行全面審計。3.問題整改與跟蹤審計部門在審計過程中發現的問題，應及時出具審計報告，提出整改意見和建議。財務管理部門應根據審計報告要求，制定詳細的整改方案，明確整改措施、整改責任人及整改時間，認真組織實施整改工作。審計部門應對整改情況進行跟蹤檢查