工程檔案管理制度x116?一、總則1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效和安全，充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、管理、維護及改擴建中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目，包括新建、改建、擴建、維修等各類工程。3.工程檔案定義工程檔案是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它反映了工程建設(shè)全過程的真實情況。二、管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導、協(xié)調(diào)和參與工程建設(shè)各階段的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司所有工程項目檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。組織工程檔案的驗收、移交、鑒定、銷毀等工作。2.項目建設(shè)單位職責建立項目檔案管理工作領(lǐng)導責任制，明確項目檔案管理責任人，負責項目檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和日常管理。按照檔案管理要求，制定項目檔案收集、整理、歸檔計劃，并組織實施。對項目各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，確保檔案資料的真實、準確、完整。負責項目檔案的初步整理和組卷，在項目竣工驗收前，向檔案管理部門提交完整、規(guī)范的項目檔案。3.項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位職責建立健全本單位的工程檔案管理制度，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責本單位形成檔案的收集、整理、歸檔工作。按照合同要求和項目建設(shè)單位的規(guī)定，將各自工作中形成的檔案資料及時整理、歸檔，并向項目建設(shè)單位移交。對歸檔的工程檔案質(zhì)量負責，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。三、工程文件的形成與積累1.文件形成要求工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。工程文件應(yīng)使用A4幅面紙張，圖紙宜采用國家標準圖幅。2.文件積累范圍項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。勘察設(shè)計文件：包括工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、施工測量記錄、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。竣工驗收文件：包括工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。其他文件：如工程聲像資料、電子文件等。3.文件積累責任項目建設(shè)單位負責組織協(xié)調(diào)各參建單位做好工程文件的形成與積累工作，并對所積累文件的完整性、準確性進行監(jiān)督檢查。勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位應(yīng)按照各自職責范圍，負責本單位工作中形成文件的積累，并及時移交項目建設(shè)單位。四、工程檔案的整理1.整理原則遵循工程建設(shè)的程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.分類標準工程檔案按工程項目分類，每個工程項目下按工程前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別進行二級分類。施工文件可進一步按建筑工程、安裝工程等專業(yè)進行三級分類，再按單位工程、分部工程、分項工程等層次進行細分。3.組卷方法工程前期文件、勘察設(shè)計文件、監(jiān)理文件可按文件性質(zhì)、時間順序等進行組卷。施工文件應(yīng)按單位工程組卷，每個單位工程中的文件可按分部工程、分項工程順序排列，同一分部工程或分項工程的文件應(yīng)集中在一起組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般正文在前，附件在后；印本在前，定稿在后；批復在前，請示在后。4.編號規(guī)則工程檔案編號采用"工程名稱類別順序號"的格式。工程名稱為工程項目全稱；類別根據(jù)文件所屬類別填寫相應(yīng)代碼；順序號為每類文件的排列序號。例如：某工程項目的施工組織設(shè)計文件編號為"[工程項目名稱]SG001"。5.裝訂要求卷內(nèi)文件應(yīng)采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，對紙張破損、字跡模糊的文件應(yīng)進行修復或復制。五、工程檔案的歸檔1.歸檔時間項目建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)，向檔案管理部門移交完整的工程檔案。勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位應(yīng)在各自工作結(jié)束后一個月內(nèi)，向項目建設(shè)單位移交本單位形成的工程檔案。2.歸檔要求歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，包括文件齊全、分類準確、組卷合理、編號規(guī)范、裝訂整齊等。歸檔的工程檔案應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由項目建設(shè)單位留存。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時歸檔，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。3.歸檔程序項目建設(shè)單位在向檔案管理部門移交工程檔案前，應(yīng)填寫《工程檔案移交清單》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。檔案管理部門對移交的工程檔案進行審核，審核合格后辦理交接手續(xù)，雙方在《工程檔案移交清單》上簽字蓋章。六、工程檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理排列。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具有重要保存價值的工程檔案，如工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等，應(yīng)永久保存。對工程建設(shè)有一定參考價值的檔案，如施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知等，保管期限為長期，一般不少于30年。一般性的工程檔案，如施工日志、施工測量記錄等，保管期限為短期，一般不少于5年。3.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對工程檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。按照檔案保管期限，定期對到期檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、管理、維護、改擴建等工作需要，可查閱工程檔案。外單位因工作需要查閱工程檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。2.利用方式檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件，并做好登記工作。查閱重要檔案時，利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出。如需對檔案進行復制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復制。3.利用記錄檔案管理人員應(yīng)對工程檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。八、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設(shè)單位及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負責對到期工程檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定內(nèi)容鑒定檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、完整，文件內(nèi)容是否真實、準確，分類組卷是否合理。鑒定檔案的保存價值，根據(jù)檔案對工程建設(shè)、管理、維護及改擴建的作用，確定其保管期限是否合理。3.銷毀程序經(jīng)鑒定失去保存價值的工程檔案，由鑒定小組編制《工程檔案銷毀清單》，列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號等信息。《工程檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《工程檔案銷毀清單》上簽字確認。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對工程項目檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、文件形成與積累情況、檔案整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。2.考核評價建立工程檔案管理考核評價機制，對工程項目檔案管理工作